рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Возможности секретаря-референта

Возможности секретаря-референта - раздел Экономика, Секретарь Возможности Секретаря-Референта. Секретарь Это Лицофирмы. Он Первый, С Кем Ст...

Возможности секретаря-референта. Секретарь это лицофирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, ктоотвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит нетолько престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров иклиентов фирмы. Секретарь должен бытьвсегда в форме тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро иквалифицированно выполнить данные ему поручения уметь спокойно, безрастерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своейкомпетенции.

Ему необходим дар чувствовать нюансы дела, что позволяет свободно выходить изтрудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следуетвидеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел ведет работус документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает нателефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием.

Но иногда приходится делать и разовыепоручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее. Через секретаряосуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способностьориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко иоперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов идаже всего учреждения.

Основные функциисекретаря. Важную роль играетпрофессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общегообразования, так и специфические знания, которые могут быть определены всоответствии с основными функциями секретаря знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарномобеспечении фирмы и непосредственно руководителя владение такими техническимисредствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структуройи внешними связями заниями правовых актов и приложений, регламентирующихработу фирмы и ее сотрудников знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации они необходимы секретарю пр. подготовкесовещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современныетребования.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарьдолжен обладать следующими качествами 1. иметьпрофессиональный имидж 2. хорошовладеть речью и письмом 3. обладатьхорошей памятью 4. хорошоориентироваться во времени 5. содержатьв порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги 6. уметькрасиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя 7. осваиватьразработки новейших компьютерных программ для офиса 8. бытьэнергичным, проявлять инициативу 9. быстронаходить взаимопонимание с коллегами и клиентами 10. поддерживать эффективную работу офисав отсутствии шефа 11. контролировать финансы офиса 12. быть осмотрительным вконфиденциальных, щекотливых вопросахфирмы.

Классификациясекретарей. Есть несколько позиций, которые занимают секретари RECEPTIONIST девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов.

На этой должности необязательно знаниеязыка. Основное требование умение держаться и аккуратность. На этом же уровненаходится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентамкакую-то конкретную информацию. Если человек владеетиностранным языком, ему предусмотрена должность OFFIСамая же высокаядолжность PERSONAL SEKRETARY помощник генерального директора или президента. В этомслучае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию какна русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки.

Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не толькоисполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можновырасти из секретаря в менеджеры Специфика и сложностьработы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения сруководством, коллегами, клиентами.

Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится вцентре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря вритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологическогоклимата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима. Обязанности. Без особого родазнаний, умений и навыков секретарю несправится со своими обязанностями. А в обязанности входит учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для докладаруководству оформление в том числе печатание и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п подготовкапо указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов оформлениепротоколов рассылок выписок из них анализсправок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями поним подготовкаи своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам приеми регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан организацияприемов посетителей прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче нагосударственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работыс документами в обязанности секретарявключаются функции по бездокументарномуобслуживанию. В частности техническоеобеспечение работы руководителя подготовкаи организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний организацияприема работников и посетителей телефонноеобслуживание подготовкакомандировок организацияпрезентаций и специальных приемов гостей стенографирование контрольза праздничными и юбилейными датами обработкапочты машинописныеработы сборделовой информации и ее реферирование позаданию директора сборматериалов для докладов и речей руководителя ведениетабеля учета рабочего времени и т.д. Перечисленные служебныеобязанности могут быть ограничены и дополнены другими.

Но и приведенныйперечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чемуместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря. Особенностью работы такжеявляется постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса.

В этом случаевыручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать ипринимать быстрые и верные решения. 3. Вывод. Помните ваши ошибки это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого выработаете. Приступая к работе, ответьтесебе на следующие вопросы Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемыйрезультат? Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности и все готово. Если вы целеустремленнаяи организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Секретарь

Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только вконце 18 века появились женщины-секретари. 2. Возможности секретаря-референта. Секретарь… Ему необходим дар чувствовать нюансы дела, что позволяет свободно выходить… Но иногда приходится делать и разовыепоручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор,посещение…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Возможности секретаря-референта

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Эта работа не имеет других тем.

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги