Инвентаризация как важнейший приём контроля...

БЕЛКООПСОЮЗ Гомельский Кооперативный институт Кафедра финансов, бухгалтерского учёта ДИПЛОМНАЯ РАБОТА на тему инвентаризация как важнейший приём контроля и ревизии деятельности предприятий розничной торговли и пути её совершенствования в условиях рыночных отношений на материалах оптово-розничного предприятия Облторгсоюз на примере розницы универсального торгового комплекса 5 Выполнила студентка заочного факультета группы У-52 Ясточкина О. Е. Научный руководитель ассистент Дробышевская Консультант профессор Шевлюков ГОМЕЛЬ, 1998О Г Л А В Л Е Н И Е Введение 6 Глава 1. Состояние сохранности собственности предприятия и необходимость её контроля в условиях рыночных отношений 1. Сущность и значение инвентаризаций как приёма внутриведомственного контроля 2. Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торговли и её значение. 3. Краткая экономическая характеристика универсального торгового комплекса 12 Глава 2. Инвентаризация - важнейшее средство контроля за сохранностью собственности торговых организаций. Пути совершенствования инвентаризационной работы в условиях рыночных отношений 14 2.1. планирование и организация инвентаризаций на предприятиях розничной торговли 14 2.2. порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли 19 2.3. Определение, оформление, рассмотрение и учёт результатов инвентаризаций и их влияние на финансовое состояние организации 4. Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов. 28 Глава 3. Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования. 1. Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов. 2. Использование информации инвентаризаций для оценки имущественного состояния 38 3.4. Анализ результатов инвентаризаций в условиях использования ЭВМ. 53 заключение 56 Список использованной литературы. 58 ПРИЛОЖЕНИЯ 60 Введение В условиях рыночных отношений, когда хозяйственная деятельность предприятий и организаций торговли и их развития осуществляется за счёт самофинансирования, а при недостатке собственных финансовых ресурсов - за счёт заёмных средств, весьма важной аналитической характеристикой является финансовая независимость организаций и предприятий от внешних заёмных источников.

Финансовая независимость позволяет предприятиям конкурировать с другими участниками хозяйственных отношений.

Наряду с другими факторами стабилизации финансовой независимости, способствует сохранность собственности.

Однако, как показывают исследования, сложилось неблагоприятное положение сохранности средств.

Организации и предприятия торговли имеют убытки по причине недостач и хищений, краж и потерь. С учётом этого, значительно возрастает роль изучения причин и условий, влияющих на сохранность собственности, разработки действенных мероприятий, направленных на устранение или же предупреждение тех обстоятельств, которые способствуют негативным изменениям в системе торговли.

На современном этапе развития рыночных отношений сохранность собственности необходимо трактовать в широком и узком смысле слова.

Ущерб причисляется не только при расхищении, присвоении и уничтожении имущества, но и при нарушении финансовой и государственной дисциплины, расточительстве, халатности, порче имущества, выпуске недоброкачественной продукции.

Под сохранностью собственности в широком смысле слова следует понимать борьбу за её эффективность, что означает сбережение имущества, рациональное использование сырья, усиление режима экономии. Сохранность собственности в узком смысле слова предполагает борьбу с потерями ценностей вследствие недостач, хищении, неправильного хранения, что также имеет большое значение.

Всё это выдвигает проблему сохранности средств в новых условиях хозяйствования в число актуальных. Поэтому целью дипломной работы является освещение вопроса укрепления и сохранности собственности торговых организаций в условиях рынка, средством чего и является инвентаризация. Для достижения цели в дипломной работе освещается ряд задач рассмотрение состояния сохранности собственности и необходимость её контроля в условиях рынка рассмотрение основных этапов и технологии проведения инвентаризации и её особенностей в условиях рыночных отношений проведение анализа результативности проведённых инвентаризаций и их влияние на состояние сохранности собственности.

Исследование проводится на материалах хозяйственной деятельности оптово-розничного предприятия Облторгсоюза на примере розницы универсального торгового комплекса 5 УТК . Глава 1.

Состояние сохранности собственности предприятия и необходимость её контроля в условиях рыночных отношений

Состояние сохранности собственности предприятия и необходимость её контроля в условиях рыночных отношений 1.

Сущность и значение инвентаризаций как приёма внутриведомственного контроля

д. Выборочные инвентаризации, например проводят, как правило, по товарам,... Эти объективные условия накладывают отпечаток на формирование способов... Данные хищения продолжаются сравнительно недолго, сопровождаются прими... Характерной особенностью хищений этой группы являются создание неучтён...

Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торговли и её значение

. И. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководител... Бухгалтерский учёт в торговле Мн. Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торго...

Краткая экономическая характеристика универсального торгового комплекса 5. В состав оптово-розничного предприятия Облторгсоюз входит розничное предприятие Универсальный торговый комплекс 5. Универсальный торговый комплекс 5 образован 1 ноября 1995 г работает на хозяйственном расчёте, несёт ответственность за результаты своей деятельности в соответствии с законодательством РБ, имеет счета в банке, печать, не является юридическим лицом. В своей деятельности руководствуется законами РБ, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров, решениями областного Совета, депутатов, решениями областного исполнительного комитета, приказами и распоряжениями ОРП Облторгсоюз.

Основные задачи Более полное обеспечение населения города и области товарами, получение прибыли.

Обеспечение нормального функционирования зданий и сооружений, холодильного и торгового оборудования. Обеспечение сохранности имущества, эффективное использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов структурного подразделения.

Розничный товарооборот универсального торгового комплекса 5 составил на 46860000,02 тысяч рублей больше, чем в 1996 году. Удельный вес издержек обращения в 1997 году по отношению к товарообороту составил 5,1 . Внереализационные доходы составили 0,6 млн. руб. Внереализационные расходы - 0,1 млн. руб. Балансовая прибыль в 1997 г. по отношению к товарообороту составила 4,94 . План розничного товарооборота в I квартале 1998 г. выполнен на 57,3 . К плану недополучено 76,87 млн. рублей.

Валовые доходы в I квартале 1998 г. составили 18,5 по отношению к товарообороту. Издержки обращения в рознице составили 2,1 к товарообороту. Уровень рентабельности составил 4,4 . Всего за 1997 год было выявлено 63 случая недостач на сумму 7280 тыс. рублей. Недостачи были признаны мелкими и своевременно возмещены.

Эти показатели характеризуют, что на предприятии проводится работа по улучшению сохранности собственности торговли. В УТК 5 разработан план проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей на 1998 год. Ведётся книга регистрации приказов проведения инвентаризаций. Создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Глава 2. Инвентаризация - важнейшее средство контроля за сохранностью собственности торговых организаций. Пути совершенствования инвентаризационной работы в условиях рыночных отношений 2.1. планирование и организация инвентаризаций на предприятиях розничной торговли План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором.

Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц сезонность, время отпусков и т. д молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется.

При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.

Один экземпляр плана инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества. Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов не менее 4-7 раз в год. Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия.

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения - чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве.

Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах. Организация инвентаризации ценностей имеет большое и возрастающее значение как в борьбе за сохранность собственности, так и в деле управления хозяйственной деятельности предприятий, так как даёт возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определение суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятий.

Что имеет немаловажное значение в условиях создания рыночных структур в стране. Организационная сторона инвентаризации предусматривает различные нарушения, например, в состав комиссий нередко назначаются малоопытные продавцы, которые ограничиваются составлением описей без личной фактической проверки и подсчёта ценностей.

Положение об участии в проведении инвентаризации представителей общественности нередко не выполняются, а если и выполняются, то носит лишь формальный характер. Иногда в качестве представителей общественности включаются сторожа, подсобные рабочие, уборщицы. Также должна осуществляться совершенная организация деятельности инвентаризационной комиссии, которая недостаточно освещена в экономической литературе и практически не отражена в нормативных документах.

Организационная деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должно служить распоряжение, выданное на основании, по разработанной форме см. Приложение 2 . Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы Андреев В. Д. Ревизия и аудит учеб. пособие для уч-ся УПК Белкоопсоюза Мн. Выш. шк 1996 С. 103 Например, изложение общих правил и специфических особенностей методики инвентаризации конкретных объектов, определение круга вопросов, на которые необходимо обратить более пристальное внимание, разъяснение порядка принятия решений по результатам проведённых инвентаризаций.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учёта выданных распоряжений. После регистрации и получения распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.

Последовательность осуществления этапов, из которых состоит инвентаризация отражается в сетевом графике проведения инвентаризаций в розничной торговле, который показывает, что делается в определённый момент инвентаризации, кем, в каком порядке и как. Сетевой график представляет собой графическую модель, наглядно изображающую технологию проведения инвентаризационной работы. Работы на сетевом графике изображены стрелками, а их результаты кружками, направление стрелки показывает порядок следования событий см. схема 1 . Схема 1. Процесс указания выполняемых процедур приводится в таблице 2.1. Таблица 2.1. Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации Андреев В. Д. Ревизия и аудит учеб. пособие для уч-ся УПК Белкоопсоюза Мн. Выш. шк 1996. Номер п п Содержание работ Код работ 1 Оформление распоряжения о проведении инвентаризации ценностей и его вручению председателю комиссии.

Проведение инструктажа членов комиссии. 1-2 2 Вручение распоряжения администрации предприятия, оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц. 2-3 3 Опломбирование подсобных помещений и других мест хранения ценностей. 3-4 4 Получение от кассира последнего кассового отчёта с выведенными в нём остатками денег в кассе. 4-5 5 Проверка кассового отчёта и приложенных к нему документов. 5-6 6 Получение последнего товарно-денежного отчёта. 4-8 7 Подписка о включении всех расходных и приходных документов в отчёт. 8-9 8 Проверка предъявленного товарно-денежного отчёта и приложенных к нему документов. 9-10 9 Визирование всех документов приложенных к товарно-денежному отчёту. 10-11 10 Проверка весоизмерительных приборов, используемых комиссией. 4-12 11 Снятие остатка наличия денежных средств в кассе и определение выручки текущего дня. 6-7 12 Запись остатка денежных средств в кассе в инвентаризационную опись. 7-15 13 Подготовка товаров и тары к инвентаризации группировка и подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка излишков на каждый вид товара. 12-13 Продолжение таблицы 2.1 14 Пересчёт и перемеривание товаров и тары. 13-14 15 Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей в инвентаризационную опись. 14-15 16 Подписка о том, что все ценности поименованные в описи комиссией проверены в натуре. 15-16 17 Определение предварительных результатов инвентаризации. 16-17 18 Представление описей в бухгалтерию. 17-18 19 Проверка в бухгалтерии товарных документов и отчёта материально ответственного лица. 11-18 20 Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии. 18-19 21 Составление сличительной ведомости по таре. 19-20 22 Составление расчёта естественной убыли и других нормируемых потерь. 19-21 23 Отражение данных в отличительной ведомости результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле. 20-22 24 Отражение данных расчёта нормируемых потерь в сличительной ведомости. 21-22 25 Определение окончательных результатов инвентаризации. 19-22 26 Рассмотрение результатов инвентаризации. 22-23 27 Принятие решений по результатам инвентаризации. 23-24 28 Отражение в учёте результатов инвентаризации. 24-25 Данная сетевая модель помогает рационализировать проведение инвентаризаций, сократить время их проведения, что в свою очередь, скажется на улучшение организации торговли, увеличение товарооборота и как следствие, улучшение финансовых результатов.

Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации.

Одним из рациональных приёмов проведения инвентаризации является ярлычный метод.

Его сущность состоит в том, что работники торгового предприятия подбирают одноимённые товары в порядке, удобном для их подсчёта. Затем подсчитав количество товаров и заполняют на каждый его отдельный вид товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество, цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара.

Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может поручить члену комиссии проверить правильность на нём регистрационный номер, записать данные ярлыка в контрольную ведомость.

После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной машины для включения в инвентаризационную опись данные проверенного товара.

Применение этого метода позволяет на 35-40 сократить время проведения инвентаризации. Для сокращения времени проведения инвентаризации можно порекомендовать применение специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей.

Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров.

Этот метод позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи. При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться такой более эффективной формой её проведения как обмер, но такой способ проверки не совсем точен и достоверен. 2.2. порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу.

Она опломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчётов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания. Товары подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в данном помещении.

Товары, находящиеся на розничных торговых предприятиях в нераспакованном виде, вскрывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Инвентаризация товаров, учитываемых партионно, проводится по отдельным партиям. Товары, поступившие на предприятие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись. Документы на эти товарно-материальные ценности включаются в первый товарно-денежный отчёт, составленный после инвентаризации.

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт ф. 2026 см. Приложение 3 и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение. На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых предприятиях составляются инвентаризационные описи см. Приложение 4 . В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и чётко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путём зачёркивания ошибок и написания сверху правильных данных.

Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цена должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не совершается. Комиссия составляет опись в трёх экземплярах, а при передаче материальных ценностей под копирку - 3, а два других материально ответственное лицо. Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии не под копирку. Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы.

В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с указанием номенклатурного номера, расфасовки. В графе цена указывается цена, по которой товар сдан под отчёт по товарным документам материально ответственному лицу. При этом цены должны соответствовать единице измерения, в которой товар внесён в опись.

Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну штуку. Очень часто в магазинах возникают трудности при инвентаризации особо крупных остатков отдельных видов товаров. Даже при очень крупных остатках какого-либо товара комиссия обязана пересчитать их, а не записывать в опись их количество со слов материально ответственного лица или путём умножения количества ящиков на количество бутылок в одном, без проверки содержимого в каждом ящике.

Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись. На приходных документах делается отметка о том, что товар получен во время инвентаризации. Он приходуется после инвентаризации. Но такие случаи на практике случаются не очень часто. По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес нетто. Фактически оказавшуюся в момент инвентаризации тару рассортировывают по качественному признаку и составляют для неё две описи - на порожнюю и на занятую под товарами.

Если на торговом предприятии имеется остаток денег, не сданных в банк от продажи товаров, то этот остаток, проверенный инвентаризационной комиссией, записывается на лицевой стороне описи. По каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях безотносительно к их характеру. Такой подход исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок.

После взаимной сверки каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи в целом, а также суму всех ценностей. На последней странице описи материально ответственное лицо бригадир, члены бригады даёт подписку о том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и внесены в опись.

На предприятиях с коллективной материальной ответственностью инвентаризация может проводиться по числу материально ответственных лиц с распределением участников согласно протоколу. В связи с этим после окончания инвентаризации на основе отдельных инвентаризационных описей составляется сводная опись фактических остатков товаров. В сводной описи перечисляется отдельно каждая инвентаризационная опись с указанием суммы ценностей и подсчитывается общий итог всех ценностей по предприятию в целом.

После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем порядке первый экземпляр описи, заполненный членами комиссии, а так же экземпляр, заполненный материально ответственным лицом в бухгалтерию организации, где ведётся учёт ценностей второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии материально ответственному лицу. На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и под расписку передаётся главному бухгалтеру.

Сданные в бухгалтерию инвентаризационные описи должны тщательно проверяться и затем после проверки выводится результат инвентаризации. Исследования, произведённые в универсальном торговом комплексе 5 показали, что документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей находится не на должном уровне, совершаются такие нарушения как подтирки и подчистки, записи не всегда производятся ясно и чётко. Не выполняется методика составления инвентаризационных описей, то есть не ведётся отдельно инвентаризационная опись по таре, а вносится в опись по товарам см. Приложение 4 . 2.3. Определение, оформление, рассмотрение и учёт результатов инвентаризаций и их влияние на финансовое состояние организации Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

Первый этап - подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после её окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяет во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями.

Имея эту оперативную информацию, председатель и члены комиссии сразу на месте могли бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая недостача вливается в миллионную сумму. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации ценностей руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления крупной недостачи, материально ответственное лицо отстраняется от занимаемой должности до получения окончательных результатов.

Второй этап - определение окончательных результатов инвентаризации. Оно осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов в следующие сроки Ю по мелкой рознице ларьки, киоски, палатки - в этот же день Ю по магазинам - не позднее двух дней Тишков И. Е. Бухгалтерский учёт Мн. Высшая школа, 1996 Необходимые подготовительные работы для выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии включают проверку последних товарно-денежных отчётов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи данных по ним в учётные регистры, подсчёт итогов в журналах для учёта товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и аналитического учёта, взаимную сверку учётных регистров, проверку полноты поступления ценностей по встречным внешним и внутренним документам, выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц бригад к началу инвентаризации.

Особое значение имеет сверка сумм, списанных в расход, и реализованных товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отражённых ранее в отчётах актов о списании боя, порчи товаров и т. д. Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях.

Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях.

К нарушениям заполнения относятся неоговоренные исправления цен, количества и сумму определённых товаров подчистки записей, добавления и дописки цифр неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству указанному комиссией указанные в описи завышение остатков отдельных товаров особенно в конце описи указанные в описи превышающий лимит остатков и сумм, не сданной денежной выручки наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров. Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений Тишков И. Е. Бухгалтерский учёт Мн. Высшая школа, 1996 Признаки приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить составлением записей об остатках одних и тех же наименований в описях на начало и конец учётного периода.

Одним из распространённых способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчёт на отдельных страницах и в описях в целом.

Необходимо осуществлять встречные проверки правильной таксировки и подсчёта итогов в описях с использованием вычислительных средств.

Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной выручки накануне инвентаризации или в период её проведения необходимо сравнить выручку за день до начала и после окончания снятия фактических остатков ценностей со среднедневной плановой и ежедневной выручкой и в другие периоды торговли. Для выявления признаков хищений, скрываемых при проведении инвентаризации рекомендуется также сопоставить количество возможного завышения товарных остатков с указанной в инвентаризационной описи тарой, занятой под ними. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись товаров, то это может служить признаком приписки товаров.

Скрытие недостач путём неоприходования товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчётов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам. Важное значение при оценке материалов инвентаризации имеет проверка перемещения товаров между розничными предприятиями и их отфактуровка поставщикам в сроки, приближённые к инвентаризациям.

Документы свидетельствуют о фактах отпуска ценностей в завышенных количествах предприятиям, обычно обнажаемым другими поставщиками, отправка товаров сложного ассортимента на заводы, якобы для гарантийного ремонта. Безосновательный возврат товаров и отсутствие письменного разрешения руководителя организации на этот возврат.

Существует ещё один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации. Это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. Контрольная проверка оформляется актом о контрольной проверке инвентаризации ценностей см. Приложение 5 . К проверкам качества проведённых инвентаризаций привлекаются опытные работники и специалисты в совершенстве знающие организацию проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко.

Такая тенденция имеет место из-за загруженности работой бухгалтеров и нехваткой достаточного количества необходимых счётных работников. В настоящее время количество проверяемых при контрольной проверке ценностей определяется работником её проводящим. В акте контрольной проверки сопоставляется, что при фактическом пересчёте и что значится по описи. Акт подписывается проводившим проверку председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Контрольные проверки проводятся в присутствии членов инвентаризационной комиссии не только после окончания инвентаризации, но и в процессе её проведения. Результаты инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товаров, тары и других ценностей по учётным данным с фактическим их наличием по инвентаризационным описям. Для установления окончательных результатов инвентаризации ценностей бухгалтерия составляет сличительную ведомость о ф. инв-21 - для розничной торговли см. Приложение 6 . В ней указываются остатки товарно-материальных ценностей по бухгалтерским данным на момент проведения инвентаризации, которые сличаются ф фактическими остатками согласно описи.

При количественно-суммовом учёте сличительная ведомость составляется по тем позициям товаров, по которым установлены расхождения с учётными данными. Ценности, по которым расхождения не установлены, в сличительную ведомость включаются общим итогом.

Пересортица товаров, которая может быть вскрыта при инвентаризации, означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар. Взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен как исключение только в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица при условии, что недостачи и излишки явились результатом ошибки или просчёта. Допускаются также в виде исключения производить зачёт излишков и недостач товаров в результате пересортицы, происшедшей в одной и той же группе товаров, если входящие в её состав товары имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару. Если при зачёта излишков и недостач от пересортицы товаров стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке, то разница относится на виновных лиц. Кроме пересортицы, могут образовываться так называемые суммовые разницы, когда товар отпускается по повышенной или пониженной цене. Зачёт в этом случае производится аналогично.

О допущенной пересортице материально ответственные лица дают письменное объяснения.

На лиц, виновных в пересортице товаров, могут налагаться дисциплинарные взыскания, а при умышленном внесении путаницы в первичные документы и учёт их привлекают к судебной ответственности.

При установлении факта недостачи товаров бухгалтерия производит расчёт их естественной убыли см. Приложение 7 . Определяется естественная убыль на основе установленных норм после инвентаризации, если вскрыт факт недостачи товаров. В норму убыли не включаются потери товаров, внутренняя их переброска, списания по актам. Утверждённые нормы являются предельными и не распространяются на штучные, фасованные и транзитные товары. При количественно-суммовом учёте естественная убыль товаров исчисляется отдельно по каждому виду. Нормы естественной Руководители организаций и предприятий обязаны определить и относить недостачу к мелкой или к крупной, а также уведомлять прокурора о недостачах, не переданным следственным органам и погашаемых в общегражданском порядке.

Мелкие недостачи должны немедленно погашаться, и лишь в определённых случаях допускается получение от работника обязательства с указанием сроков погашения как правило 2-3 месяца. По недостачам и растратам, явившимся следствием злоупотреблений, дела направляются в судебно-следственные органы не позднее 5 дней с момента установления недостачи, а также принимаются неотложные меры к наложению ареста на имущество обвиняемых и возмещению материального ущерба.

Для записей результатов инвентаризации товаров и тары в предприятиях розничной торговли используют журнал К-3, отводится отдельная строка по каждому лицевому счёту материально ответственного лица, у которого она проводилась см. Приложение 8 . Результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором она проводилась с соответствующим отражением на счетах бухгалтерского учёта. При этом делаются следующие проводки цифровой материал взят с

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЯ 6 Отражение недостачи ТМЦ в рознице на счетах бухгалтерского учёта Экономический смысл опреции Дебет Кредит 1 Отражена недостача 841 412 2 Списана на издержки за минусом скидки 442 841 3 Уменьшена торговая наценка 423 841 4 Взыскана недостача за счёт МОЛ 733 841 5 Уменьшена надбавка 423 833 6 Погашена недостача в кассу 50 73 7 Перчислена надбавка на прибыль 833 801 . Дебет Кредит 841 412 217272 442 841 51206, 4 73152-21945,6 423 841 21945,6 73152х30 72152 733 841 144120 217272-73152 423 833 43236 114120х30 50 733 144120 833 801 43236 если зачитывается пересортица по однообразным товарам 412 412 Зачёт пересортицы 412 81 Оприходование излишков 412 423 увеличение торговой наценки за счёт излишков 841 412 списание естественной убыли 442 841 на издержки за минусом скидки 423 841 уменьшение торговой наценки взыскание недостач с применением коэффициента по молочным и мясным продуктам 841 412 отражение недостачи по учётной цене 731 841 за счёт материально ответственного лица по учётным ценам 731 832 взыскание суммы с применением коэффициента 423 833 уменьшение набавки 50 731 погашение недостачи в кассу 832 683 перечисление в бюджет 833 801 перечисление надбавки на прибыль оприходование излишков 412 801 На сумму излишков за минусом торговой надбавки 412 423 На сумму торговой надбавки Используя материалы инвентаризации, можно выявить влияние результатов инвентаризации на финансовое состояние организации.

В 1997 году сумма выявленных недостач составила 7280 тыс. р а процент взыскания недостач - 78,55 . Если принять за 100 сумму всех взысканных недостач из выявленных, то 100-78,55 21,45 . Процент невзысканных недостач от 7280 тыс. рублей составляет 1561,56 тыс. рублей.

Это означает, предприятие недополучило доходов на сумму 374,78 тыс. рублей 24 от 1561,56 тыс. рублей , 24 - средний процент реализованных торговых надбавок в данном периоде в УТК 5. Недополучение доходов влечёт за собой уменьшение собственных оборотных средств предприятия.

Для восполнения оборотных средств предприятие прибегает к использованию заемных средств. А так как процентная ставка за использование кредитом банка составила 120 , то можно рассчитать дополнительные расходы, понесённые предприятием Итого расходы составят 824,52 тыс. рублей процент за кредит плюс возвращённая сумма, что незамедлительно скажется на финансовом состоянии.

А ведь при должной сохранности средств этих расходов можно было бы избежать. 2.4.

Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов

При наличии в организации распределительных складов и ведении натураль... В которых таксировка или выведение на печать промежуточных итогов по к... На участке кодирования номенклатур, кодированию подлежат те же номенкл... С их помощью составляют и инвентаризационную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия для повышения уровня автоматизации расс...

Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования

Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования . 3.1.

Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов

Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов. Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации. Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности проведения квалификационного подбора состава членов комиссии точного пересчёта фактического наличия ценностей правильного оформление инвентаризационных описей своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов.

Анализ недостач, выявленных в последние годы, свидетельствует о том, что 46-60 их возникает по причине некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций. Низкое качество инвентаризационной работы вызывается несоблюдением принципа внезапности нарушением количественного и качественного подбора состава инвентаризационных комиссий неправильным составлением инвентаризационных описей нарушением сроков выявления результатов инвентаризаций. Например, выявленные недостатки в универсальном торговом комплексе 5, были вызваны нарушениями в инвентаризационной работе, приведённые в таблице 3.1. Приведённые данные показывают тенденцию роста негативных явлений инвентаризационной работы.

Значительное количество отклонений вызвано нарушениями сроков инвентаризаций, приписками товаров в инвентаризационных описях и несоблюдением внезапности проведения инвентаризации.

Плохо осуществлялся контроль за качеством инвентаризаций, что вызвало рост суммы недостач товарно-материальных ценностей на 151,2 . Таблица 3.1 Причины низкого качества инвентаризаций, способствовавшие возникновению недостач в УТК 5 за 1997 г. причины прошлый год отчётный год отчётный год в к прошлому году отклонение от прошлого года кол-во случаев, ед. сумма, тыс. р. кол-во случаев, ед. сумма, тыс. р. В кол-ве случаев, В сумме.

В кол-ве случаев, В сумме. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Недоброкачественные инвентаризации 18 780 26 1086 144 172,3 8 256 из них нарушение сроков инвентаризаций 8 416 10 440 125 105,7 2 24 нарушение состава комиссий 3 124 4 213 133 171,7 1 89 несоблюдение внезапности 3 102 5 124 166,7 118 2 22 приписки товаров, не имевшихся в наличии 4 138 7 259 175 187,6 3 121 из них в течение до 1 года 2 67 от 1 до 2 лет 1 56 1 68 - 121,4 - 12 в том числе не проведение контрольных проверок качества инвентаризаций 3 82 4 124 133 151,2 1 42 В связи с этим возникает необходимость решения следующих проблем определение рационального количества проведённых инвентаризаций сокращение сроков проведения и улучшения их качества в результате совершенствования методов.

Наибольший эффект будут иметь инвентаризации в.