Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов

Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов. В настоящее время широкое распространение при обработке инвентаризационных документов получили самые разнообразные средства вычислительной и организационной техники.

Объясняется это прежде всего большим объёмом счётной технической работы, которую необходимо выполнить в сжатые сроки с наименьшими трудовыми запасами.

Но в настоящее время учёт инвентаризации в УТК 5 не автоматизирован.

Использование ЭВМ было бы большим подспорьем и привело бы к снижению трудоёмкости производимых работ. А теперь рассмотрим как же используются средства вычислительной и организационной техники на предприятиях розничной торговли, где используются эти средства. При изменении машинопечатных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей стимулированным шрифтом, достигается восприятие их как человеком, так и ЭВМ. В качестве данного документа может быть использована шрифт карта, содержание которой идентично товарному ярлыку.

Их применение обеспечит автоматическое считывание информации, минуя процесс формирования машинного носителя, позволит улучшить качество информации, её достоверность, снизить затраты труда и времени на получение результативной информации, что даёт возможность ускорить проведение инвентаризации. Необходимо внедрить на практике оформление приёмки товаров с помощью контрольных ярлыков.

Книжки контрольных ярлыков будут выдаваться материально ответственным лицам по разрешению главного бухгалтера, так как они являются бланком строгой отчётности. Контрольные ярлыки выдаются для каждого документа поставщиков, корешок приходного ярлыка будет прикладываться к приходному документу. Они заменяют собой многочисленные доверенности и штампы магазина о приёмке товарно-материальных ценностей. При получении товаров материально ответственное лицо заполняет очередной номер контрольного ярлыка, который работник, выдавший товары вместе с документом на выдачу товаров сдаёт в бухгалтерию.

Представитель магазина сдаёт корешок ярлыка и документ на получение товаров вместе с товарно-денежным отчётом, указав в соответствующей графе его номер. Во время инвентаризации товарно-материальных ценностей проводится и инвентаризация контрольных ярлыков. В товарно-денежных отчётах при оприходовании товаров ярлыки должны идти строго в порядке очерёдности номеров.

Введение такого порядка контроля за своевременностью и полнотой оприходования товарно-материальных ценностей полностью себя оправдывает, поскольку исключается возможность взаимодействия недостач товаров путём неоприходования ценностей до инвентаризации, отпадает необходимость в выписке многочисленных доверенностей Криницкий Р. И. Контроль и ревизия в условиях автоматизации бухгалтерского учёта М. Финансы и статистика, 1990 С. 44 Известно, что инвентаризация товарно-материальных ценностей сопряжена с трудоёмкой работой по подсчёту, взвешиванию, обмеру, а затем по записи результатов. Для совершенствования и обеспечения этой работы необходимо механизировать и автоматизировать процесс снятия фактических остатков.

Например, для этого можно применять диктофон. Инвентаризатор диктует код товара, количество цену за единицу. Лента прослушивается, оператор набирает услышанные цифры, компьютер автоматически производит вычисления, фиксирует стоимость и подводит итоги по кодам, группам. Полученная информация печатается на бумажной ленте.

При снятии фактических остатков можно широко применять перфокарты. Внесение записей на перфокарты не отличается от ручного способа, потому что информация записывается от руки на самой перфокарте, которая потом пробивается поиней, автоматически умножается на цену и общий результат печатается на табуляторе. Этим достигается наибольшая экономия труда и значительно сокращаются сроки проведения инвентаризации.

Осуществление мер по совершенствованию действующего порядка организации бухгалтерского учёта использование машин при проведении инвентаризаций - всё это будет способствовать решению задач по обеспечению сохранности собственности предприятий. При наличии в организации распределительных складов и ведении натурально-стоимостного учёта целесообразно использовать дуаль-карту, представляющую собой технический носитель информации. Дуаль-карта фактических остатков товарно-материальных ценностей заготавливается заранее, следующим образом из массива перфокарт учётных остатков на них наносятся с помощью перфоратора и расшифровочной машины постоянные реквизиты, к которым относятся код магазина, бригады, наименования и код ценностей, единица измерения, цена. Затем они передаются членами инвентаризационной комиссии, которые с помощью графических отметок фиксируют в них фактические данные о наличии товарно-материальных ценностей, ставят дату проверки и подписывают.

После проверки дуаль-карты передаются на перфорацию для пробивки недостающих реквизитов, для счётной обработки на вычислительном перфораторе, ввода в ЭВМ и автоматизированного составления инвентаризационной или сличительной ведомостей.

В процессе инвентаризации на ЭВМ составляют инвентаризационную опись. В которых таксировка или выведение на печать промежуточных итогов по каждой странице производится автоматически, описи составляются с одновременным получением машинного носителя.

По окончании инвентаризации опись фактических остатков товаров и тары, проверенную и оформленную в установленном порядке, сдают в бухгалтерию. В результате машинной обработки, предусматривающей контроль цен, проверку таксировки и подсчёта итогов сопоставление учётных и фактических остатков, выдаётся сличительная ведомость. Если выявлена недостача товаров, то машинным путём исчисляется их естественная убыль по нормам, заложенным в справочник, после чего выводится окончательный результат инвентаризации.

Следовательно, учёт товарных потерь информационно увязан с решением задачи инвентаризации товарно-материальных ценностей. Результаты инвентаризации отражают в бухгалтерском учёте. Поэтому при машинной обработке необходимо учесть многообразие отражения в бухгалтерском учёте результатов инвентаризации. В магазинах в качестве первичных документов часто используют инвентаризационные товарные ярлыки. В процессе инвентаризации товарные ярлыки комплектуют по товарным группам в пачке по 30 штук, что соответствует заполнению одной странице инвентаризационной описи на машине.

Иногда на практике результаты, полученные при взвешивании товаров или их измерении, записывают непосредственно в инвентаризационную опись, оставляя операции таксировки и подсчёта итогов для последующей машинной обработки. В этом случае сведения описи служат в качестве исходных данных и имеют те же реквизиты, что и товарный ярлык. В процессе инвентаризации используют и другие первичные документы карточки материально ответственных лиц. Особенностью автоматизированной обработки данных инвентаризации является широкое использование результатов решения других задач.

Так, массив остатков товаров на дату инвентаризации, служит основой сопоставления учётных и фактических остатков, полученных при учёте товарных потерь, необходимо для выявления окончательного результата инвентаризации в случае недостачи товаров. На участке кодирования номенклатур, кодированию подлежат те же номенклатуры, что и на других участках, относящихся к подсистема Бухгалтерский учёт. В то же время кодируют и специальные номенклатуры естественная убыль товаров.

Код норм естественной убыли товаров может быть построен на основе порядкового метода кодирования или с помощью кода повторения. Алгоритмы и технологические особенности обработки данных, данного комплекса задач достаточно разнообразны, но отличаются простотой тих реализации на машинах. С помощью подобных алгоритмов могут быть проверены регистры аналитического и синтетического учёта. Некоторым своеобразием отличается алгоритм формирования на ЭВМ сличительной ведомости результатов инвентаризации.

При получении сличительной ведомости необходимо для каждой позиции товара, содержащейся в массиве фактических остатков, отыскать по некоторым ключевым реквизитам код товара, артикул, цена соответствующую позицию в массиве учётных остатков. В случае совпадения значений ключевых реквизитов, а так же количества товара формируется так называемый массив равно, а при несовпадении только количественной характеристике товара - соответственно массива недостача и излишек.

Сличительная ведомость выдаётся на печать по тем позициям товаров, по которым остаток, полученный на основе документального учёта, не совпадает с фактическим его наличием. Сличительная ведомость результатов инвентаризации может быть составлена на ЭВМ двумя способами путём ввода на печать всех учётных позиций или только тех, по которым обнаружены расхождения в учётных и фактических остатках.

Более предпочтителен второй способ - печать сличительной ведомости по отклонению. Расхождение граф в сличительной ведомости может быть разное. Одна из форм этой машинограммы включает такие графы наименование и код товара, цена, количество по учётным и фактическим данным, отклонение, сумма по учётным и фактическим остаткам, отклонение. Итоги подсчитываются по товарной группе и по ведомости. При выявлении недостачи товаров до составления акта результатов инвентаризации определяют естественную норму товаров за инвентаризационный период.

В этом случае может быть получена машинограмма расчёта естественной убыли по предприятию, на основании которой недостача в пределах норм убыли списывается в установленном порядке. Акт результатов инвентаризации оформляют вручную. Однако более часто сличительная ведомость выдаётся на печатающее устройство ЭВМ в законченном виде, т. е. с учётом естественной убыли. Итоги ведомости подводятся по странице и в целом по документу.

На ЭВМ может быть получен и акт результатов инвентаризации. С помощью ЭВМ можно совершенствовать инвентаризационную работу следующим образом. При поступлении счёта поставщика при акцепте в платёжном требовании поставить код продукции. Затем необходимо обработать платёжное требование в вычислительном центре и передать на склад, где в это платёжное требование занести фактическое количество поступившего товара. Если имеются отклонения, то составляется соответствующий акт. Заведующий магазином должен дать информацию на ЭВМ о том, в какую ячейку заложен товар, код, место хранения, код товара, количество.

При отпуске товаров должны быть использованы отборочные листы, где материально ответственное лицо на основании товарно-транспортной накладной отмечает и в какой ячейке был выбран товар. Таким образом, можно иметь сведения о ценностях, находящихся на участках. Используя их на день инвентаризации выдаётся опись ценностей на месте хранения. Члены комиссии в этой же описи просчитывают ценности, записывают их в графу фактическое наличие и ежедневно по мере просчёта листов подписывают и сдают их на обработку, по графе примечания отмечают фиктивные ценности.

После сдачи последнего отборочного листа на вычислительном центре выдаётся сличительная ведомость. Этот метод способствует высвобождению работников, исключает ошибки, пропущенные позиции, экономит бумагу. Позволяет производить автоматический взаимный зачёт по пересортице. Также передовым методом является АРМ Баланс - предназначен для введения системы бухгалтерских счетов включая интересующий нас счёт 841 предприятия, обработки бухгалтерских проводок, на основе реализации основного алгоритма бухгалтерского учёта - принципа двойной записи.

Функции АРМ Баланса заключаются в следующем введение системы синтетических счетов в нашем случае без счётов, которые имеют отношение к счёту 841 , а также субсчетов и аналитических счетов обработка проводок разноска сумм проводок в соответствии с заданной пользователем системой синтетических и аналитических счетов выпуск машинограмм, аналогичных по содержанию главной книге, сводной оборотной ведомости, балансу см. Приложение 9-11 выпуск машинограмм по отдельным синтетическим и аналитическим счетам, аналогичных по содержанию главной книге, оборотной ведомости см. Приложение 12-14 как мы убедились из рассмотренного пункта значение использования ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов, очень велико. Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод.

Основными задачами машинной обработки на данном участке учёта являются получение выходных документов в кратчайшие сроки, сокращение трудоёмкости инвентаризационных работ.

Большой эффект при обработке инвентаризационных документов даёт применение ЭВМ. С их помощью составляют и инвентаризационную ведомость. На таких машинах можно составлять также сличительную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия для повышения уровня автоматизации рассмотренного участка учётных работ.

С внедрением устройств регистрации автоматически считываемых кодов возникает совершенно новые возможности, связанные с резким сокращением сроков инвентаризации и повышением достоверности результатов обработки. В универсальном торговом комплексе 5 в связи с отсутствием автоматизации инвентаризационной работы и учёта её результатов, очень большой объём счётной информации, технической работы. На их проведение тратится много времени и трудовых ресурсов.

Универсальному торговому комплексу 5 можно только пожелать успехов в изыскании средств на автоматизацию инвентаризации. Глава 3.