Бюджетный контроль и его влияние на цели и стратегию проекта. Культурная организация определив цели, составив планы и бюджет, может рассчитывать на то что проект начинает успешно воплощаться в жизнь.
Такая деятельность должна быть управляема.
Первым шаг в управлении заключается в сравнении реального положения дел с бюджетным прогнозом. Контроль над бюджетом проходит через три последовательных шага Первый шаг - это сравнивание существующих обстоятельств с уже составленным бюджетом. В однажды составленном и согласованном бюджете сформулировано то, что культурная организация хочет получить в процессе воплощения того или иного проекта. В процессе этого воплощения необходимо отслеживать, что случается в действительности, и сравнивать это с бюджетом.
Там где бюджетный прогноз и реальность не отличаются друг от друга нет поводов для беспокойства. там, где существует различие между ними, культурная организация должна определить, почему оно появилось, и что необходимо сделать - корректировать ситуацию или корректировать бюджет Вторым шагом становится изучение тех важных различий, которые откроются в результате вышеупомянутого сравнения. Различия между реальностью и бюджетом называются расхождения.
Расхождения могут работать как на положительное воплощение проекта меньшие издержки или больший общественный резонанс, так и против него большие издержки и равнодушие в обществе к проекту культурной организации. Такие расхождения называются благоприятными расхождениями и неблагоприятными расхождениями соответственно. Третий шаг - уменьшение неблагоприятных расхождений и увеличение благоприятных. Его можно представить в виде схемы Бюджетный контроль, как мы можем убедиться, это непрерывный вычислительный процесс.
Планируемые этапы проекта и его бюджет порождают действия, результат которых может быть записан и оценен. Записи и оценки результатов исполнения проекта используются в дальнейшем для корректировки планируемых этапов и бюджета. Как правило план и соответствующий бюджет составляется на определенный срок, хотя сам проект может быть рассчитан и на больший срок. Составление бюджета М.1993, с. 16 Поэтому необходимо разбить бюджет равно как и план на несколько частей например по месяцам, чтобы сравнивать ежемесячные данные с реальными результатами отдельно для каждого месяца.
В этом случае организация может видеть различия между бюджетом и его реальным исполнением и предпринять шаги по корректировке плана или бюджета. Возможны и различия, на которые организация не в силах повлиять например, изменения налогового законодательства. В таких случаях необходимо корректировать как бюджет, так и план действий. Если же и в этом случае различия неустранимы, то весьма вероятно придется вернуться к цели и повторно их рассматривать, исходя из новой ситуации.
Процесс бюджетного контроля тем самым включает в себя и обратную связь, помогая корректировать и цели, и стратегию и тактические шаги по воплощению проекта.