Определение функционального взаимодействия подразделений

Определение функционального взаимодействия подразделений. Бизнес-функции банков отличаются большим разнообразием, но их можно сгруппировать в три блока по содержанию и направленности front office, middle office и back office это устоявшиеся термины на английском языке в области банковских технологий. Рассмотрим структуру банковских функций см. прил. 2 . Функции front office направлены на непосредственную работу с клиентами и внешними контрагентами. Это, прежде всего, функции расчетного и других видов обслуживания клиентов ссудные и депозитные услуги в разнообразных формах.

Эти функции сводятся в основном к подготовке, заключению и сопровождению договоров на различные виды сделок.

Они выполняются совместно операционно-кассовым отделом и кредитным отделом.

Функции back office, обеспечивающие техническую поддержку функций front office, связаны с проведением расчетов, учетом, ведением договорной и другой документации в электронной и бумажной формах. К ним относятся, прежде всего, бухгалтерские функции, учет кредитных и депозитных договоров и т.п. Эти функции выполняются бухгалтерией и кредитным отделом. Поддержку функций front office и middle office осуществляют работники ОАОД и общего отдела.

Функции middle office оценивание и контроль прибыльности, управление рисками, затратами, капиталом активами и пассивами, денежными потоками относятся к классу аналитических и выполняются сотрудниками кредитного отдела и председателем правления. На основе данных балансовых и внебалансовых отчётов, составленных бухгалтерией, в кредитном отделе рассчитываются экономические нормативы деятельности, оценивание и контроль прибыльности, данные передаются руководству Банка и в ЦБ РФ. Функции контроля выполняются юридическим отделом, который проводит экспертизу документации, специалистом по валюте, который проверяет законность валютных операций и главным экономистом, который контролирует прибыльность банка.

Функции планирования осуществляются во взаимодействии кредитного отдела и управляющего банком на основе его деятельности. Как видим, функции различных подразделений банка пересекаются, так, например, операционно-кассовый отдел и кредитный отдел подготавливают и заключают договоры на обслуживание клиентов, специалисты кредитного отдела вместе с председателем правления занимаются планированием и т.д. Наличие всех трёх групп функций и их взаимосвязь гарантируют полный замкнутый цикл выполнения банковских операций, их учета, анализа и управления. 2 Рассмотрим схему функционального взаимодействия подразделений Банка см. прил. 3 . Слаженную работу Банка обеспечивают, выполняя свои функции, все его подразделения.

Процесс, отвечающий за операции с клиентами, предназначен для выполнения основной производственной деятельности - получения прибыли от операций с денежными средствами. Процесс создания юридического обеспечения отвечает за соответствие деятельности банка действующему законодательству.

Процесс организации сбора информации и автоматической обработки документов отвечает за информационное обеспечение деятельности Банка. Процесс обеспечения работы финансовых служб включает в себя функционирование экономической службы и бухгалтерии Банка. Целью этого блока является формирования обобщённой картины работы Банка в ценовом выражении.

Здесь же составляется финансовая отчётность по установленным формам. Процесс обеспечения кредитной и аналитической деятельности обеспечивает анализ сведений о клиентах банка, а также анализ финансовой отчётности с целью поддержки принятия решений Правлением Банка. В свою очередь, основная задача процесса обеспечения работы правления - подготовка стратегического плана развития и оперативное руководство общей деятельностью Банка. Для простоты восприятия из схемы исключены вспомогательные службы Банка, такие, как общий отдел и архив, хотя они тоже участвуют во взаимодействии подразделений.

Функциональное взаимодействие подразделений Банка обеспечивается внутренним документооборотом. 1.3.Внутренний документооборот ОАО АКБ Белогорскагрокомбанк Документооборотом называют механизм, который позволяет формировать и контролировать текущее состояние документов, их взаимосвязь и маршрут, определяет набор необходимых документов для совершения операций на уровнях стоимостного и количественного учёта. Поэтому от организации документооборота во многом зависит успешное проведение операций.

Все документы для простоты обращения, по возможности, формализуются. Законность документа подтверждается - для бумажного документа печатью и подписями уполномоченных лиц - для электронных документов электронная подпись. Для защиты документов от несанкционированного доступа применяется разграничение прав доступа к документам.

Администратор имеет право доступа и корректировке всех данных. Главный бухгалтер может работать со всеми счетами и документами всех клиентов, введёнными бухгалтерами, при этом выполняются стандартные проверки его действий. Бухгалтер может вводить данные закреплённых за ним счетов и клиентов, причём стандартные проверки его действий тоже должны выполняться. Управляющему доступна вся хранящаяся в системе информация, но в режиме только чтение. Рассмотрим процесс сбора и обращения управленческой информации в ОАО АКБ Белогорскагрокомбанк. Сбор информации, регламентируемый постановлениями ГУ ЦБ РФ, начинается во время проведения банком операционного дня. Работники операционного зала проводят операции с клиентами. Бухгалтерией на основании платёжных поручений и чеков, полученных от клиентов данные заносятся в программу одб Операционный день банка, один из результатов обработки данных ежедневный бухгалтерский баланс остаётся в бухгалтерии.

Затем с помощью различных программ комплекс задач Отчётность кредитных организаций об остатках и оборотах на корреспондентских счетах лоро-ностро и межбанковских кредитах , Отчётность коммерческих банков , Объём сделок по приобретению и отчуждению иностранной валюты против российского рубля , Отчёт об открытых валютных позициях , Отчёт о кассовых оборотах и т.д которые будут описаны ниже, составляют ежедневные, пятидневные, ежемесячные, годовые отчётности и направляют их посредством специальной банковской электронной почты Ремарт в органы контроля ГУ ЦБ РФ, налоговую инспекцию и т.д Та же самая информация дублируется телексами и на бумажных носителях, отправляется в таком виде в те же организации для обеспечения большей надёжности.

При этом все отправляемые отчётные данные остаются также на предприятии на бумажных носителях, в виде текстовых файлов и файлов в формате dbf и используются управляющим персоналом для последующего анализа и принятия решений о корректировке деятельности.

Кроме специальных документов, предназначенных для сбора и обработки информации по основной деятельности, банк также использует документы, регламентирующие порядок ведения дел на предприятии, главным из которых является Устав акционерного коммерческого банка Белогорскагрокомбанк Открытого акционерного общества. К таким документам также относятся указания и другие нормативные и методические документы Центрального Банка Российской Федерации Банка России, распространяемые территориальным учреждением Банка России ГУ ЦБ РФ по Амурской области. Юридическая информация поступает с помощью системы Консультант-плюс. Инструкции и приказы налоговой службы - из публикаций в специальных экономических изданиях, таких, как журнал Бухгалтерский учёт, газета Экономика и жизнь. Остановимся теперь на учёте и отчётности банка подробнее.

Бухгалтерский учёт в банке осуществляется в соответствии с правилами, установленными Центральным Банком России.

Банк ведёт статистическую и иную отчётность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Банк предоставляет государственным органам информацию, необходимую для налогообложения и ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации. Банк публикует информацию, относящуюся к эмитируемым им ценным бумагам, в объёме, в сроки и в порядке, определённые действующим законодательством и соответствующими указаниями Банка России. Итоги деятельности банка отражаются в ежемесячных, квартальных и годовых бухгалтерских балансах, в отчёте о прибылях и убытках, а также в годовом отчёте, предоставляемых в Центральный Банк России в установленные им сроки.

Годовой бухгалтерский баланс и отчёт о прибылях и убытках банка после проведения ревизии и проверки аудиторской организацией утверждается общим собранием акционеров и подлежит публикации в печати. Операционный год банка начинается 1 января и заканчивается 31 декабря. Банк в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики обеспечивает сохранность, приведение в надлежащий порядок, длительное хранение и использование выдачу справок по запросам юридических и физических лиц документов по личному составу.

В порядке, предусмотренном Государственной архивной службой России документы по личному составу банка передаются на государственное хранение. Состав документов и сроки их хранения определяются в соответствии с согласованным с Росархивом перечнем номенклатурой дел в установленном им порядке.

Уничтожение документов допускается только после проведения проверки истечения нормативных сроков их хранения на основании надлежащим образом составленных и согласованных актов списания. Из схемы внутреннего документооборота Банка см. прил. 4 видно, что первичными документами являются поступающие от клиентов заявки на кредит, депозитные договора и договора РКО. На основании этих документов открываются лицевые счета клиентов и, после поступления платёжных и кассовых документов, совершаются расчётно-кассовые операции.

Они могут осуществляться через расчётно-кассовый центр. Для получения кредита заёмщику необходимо предоставить ряд документов, подтверждающих его платежеспособность. Если в результате анализа этих документов платежеспособность ссудозаёмщика подтверждается, с ним заключается кредитный договор, предоставленный предмет залога принимается на внебалансовый учёт, выписывается внебалансовый ордер. На основании внебалансовых ордеров, кассовых и платёжных документов в АБС Операционный День Банка составляются соответствующие бухгалтерские проводки.

Ориентируясь на курсы валют, установленные Центробанком, специалист по валюте устанавливает курс обмена валюты для Банка. Эти данные также заносятся в ОДБ . В качестве выходных документов, получаемых в АБС ОДБ выступают 1 списки лицевых счетов, списки счетов дебиторов и кредиторов и списки внебалансовых счетов, которые затем регистрируются в Книге регистрации лицевых счетов аналитического учёта 2 баланс Банка, внебалансовый отчёт, отчёт о прибылях и убытках. Эти формы отчётности предоставляются государственным органам, а также на их основе рассчитываются нормативы деятельности Банка, которые передаются руководству Банка 3 журнал валютных операций и кассовые книги, на основании которых составляется кассовый журнал.

Здесь же рассчитываются налоги, налоговые справки отправляют в соответствующие органы. Клиенты могут получить выписки по счетам.

Учёт рабочей силы ведётся в БД Кадры. Там составляется штатное расписание и должностные инструкции, которые распределяются по подразделениям Банка. Для учёта товароматериальных ценностей создана БД Учёт ТМЦ . На основе заявок на приобретение ТМЦ составляется журнал заявок, а по журналу - лимитно-заборные карты. Затем оформляются заявки, которые отправляются поставщикам. От поставщиков поступают счета-фактуры, накладные и требования. 1.4.Анализ информационных потоков Рассмотрим теперь структуру потоков информации Банка. Основные информационные потоки можно проследить по схеме функционального взаимодействия подразделений Банка см. прил. 3 . Более подробно они представлены в приложении 5. По типам информации их можно разделить на 1 структурированные потоки, в которых можно выделить поля, имеющие тип и размерность это платёжные документы, банковские выписки, обязательные формы отчётности 2 неструктурированные потоки, в которых информационные единицы нельзя разделить на отдельные поля разного типа и размерности это стратегические планы работы, нормативные документы, текущая переписка, информация о внешнем мире 3 частично структурированные, или смешанные потоки, в которых можно структурировать только часть информации, а оставшаяся часть должна храниться и обрабатываться как единое целое это договора на обслуживание, кредитные договора, отчёты Банка о деятельности. Таким образом, основные информационные потоки в Банке являются либо частично структурированными, либо вовсе не структурированными.

На схеме информационных потоков Банка представлены все основные потоки информации, но так как преимущественным направлением деятельности Банка является кредитование, то далее в тексте подробно будут рассматриваться именно те потоки, которые связаны с обеспечением этого процесса.

На первичном этапе все основные информационные потоки направлены в основные подразделения Банка для работы с клиентами это операционно-кассовый отдел и кредитный отдел. Этот блок обеспечивает выполнение основной производственной деятельности - получение прибыли от операций с денежными средствами.

Он определяет основной объём текущей работы в Банке, поэтому здесь требуется обрабатывать достаточно большое количество информации.

Входными здесь будут документы, предоставляемые Банку клиентами - заявки на кредит и документы, подтверждающие платежеспособность заёмщика. Формат такой информации различен - как структурированная заявки, баланс предприятия, так и неструктурированная справки, протоколы, акты осмотра имущества. Полученная информация агрегируется экономистом Банка в анкету заёмщика.

Такую анкету можно считать частично структурированной информацией. На этапе основной обработки информации основная обработка происходит в кредитном отделе и бухгалтерии. Её обеспечивают ОАОД и юрист, а контролирует Правление Банка. Юрист работает только с неструктурированной информацией. Входными документами здесь будут, с одной стороны, нормативные документы, поступающие из государственных органов, а с другой - документы, посылаемые подразделениями Банка на экспертизу.

Выходными - документы, нуждающиеся в дополнительной экспертизе, и переработанные нормативные документы, отправляемые в подразделения Банка. ОАОД обрабатывает в основном неструктурированную информацию. Типичными входными данными являются материалы средств массовой информации, сообщения информационных агентств. Выходными данными могут быть сведения о клиентах Банка, аналитические обзоры конкурентов, рынков и т.д. В бухгалтерии концентрируются сводки показателей работы всех подразделений Банка. Это, в основном, структурированная информация.

Сюда же поступают правила ведения учёта из юридической службы в неструктурированной форме. Выходными документами будут финансовые отчёты для нужд управления и обязательные формы отчётности для государственных органов. Специалисты кредитного отдела на данном этапе занимаются сначала анализом кредитоспособности заёмщика в случае принятия решения о предоставлении кредита заключается кредитный договор, договор о залоге и составляется опись заложенного имущества, в бухгалтерию передаётся балансовый ордер, а в архив - досье заёмщика, а затем анализом текущей отчётности и расчётом по ней определённых ЦБ РФ нормативов деятельности.

Правление работает с неструктурированной информацией аналитическими обзорами, подготовленными АООД, с отчётами о текущей деятельности, рассчитанными нормативами и на основании этих данных должно принимать решения, составлять стратегические планы и направлять руководящие указания в различные подразделения Банка. На заключительном этапе обязательные формы отчётности и налоговые справки отсылаются в государственные органы.

Ссудозаёмщик через отдел ОКО посредством кассовых документов оформляет оплату начисленных по кредиту процентов, либо Банк взыскивает начисленные проценты согласно кредитному договору. Ссудозаёмщик возвращает кредит, либо продлевает срок действия кредитного договора решение о продлении срока принимает кредитный отдел, либо передаёт Банку заложенное имущество.

В качестве свидетельства о предоставлении денежных средств отдел ОКО оформляет банковские выписки по счетам. В Банке ведётся архив, в котором хранятся все документы, образующиеся в процессе деятельности Банка и подлежащие хранению. Деятельность архива регламентируется специально разработанной номенклатурой см. прил. 6 . Таблицы анализа потоков информации по этапам обработки по процессам кредитования и по процессу перевода средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов приведены в приложении 6 см. табл. 6.1 -6.3 . Объёмы потоков информации, связанных с основной деятельностью, приведены в таблице 4 приложения 6. Исходя из данных перечисленных таблиц были построены график нагрузки в системе обработки данных см. рис. 1 и график движения информационных потоков в отдельных пунктах см. рис. 2 , а также составлена таблица движения информационных потоков в отдельных пунктах см. табл. 1 . Здесь по оси X под цифрами 1 - 51 изображены потоки информации, описанные под соответствующими номерами в таблице 4 приложения 6. Рис. 1 Где 1 - Кредитный отдел 2 - Отдел ОКО 3 - Бухгалтерия Рис. 2 Таблица 1 - Движение информационных потоков в отдельных пунктах Пункт обработки информации Объём обрабатываемой информации в печатных символах Кредитный отдел 61832 Отдел ОКО 19690 Бухгалтерия 17640 Из графика нагрузки в системе обработки данных и таблиц анализа потоков информации по этапам обработки видно, что максимальный объём обработки в единицу времени приходится на такие документы, как нотариально заверенные копии учредительных документов предприятия, форма 0402008 - приходный кассовый ордер, платёжное поручение и мемориальный ордер.

Эти документы имеют наибольшую частоту использования в системе обработки, а нотариально заверенные копии учредительных документов предприятия попали в этот список ещё и из-за большого объёма самого документа.

Рассмотрев график движения информационных потоков в отдельных пунктах см. рис.2 и таблицу движения информационных потоков в отдельных пунктах см. табл. 1 , можно заметить, что наиболее нагруженными узлами в системе обработки являются кредитный отдел, отдел ОКО и бухгалтерия, которые перерабатывают по 61832, 19690 и 17640 печатных символов в неделю, соответственно.

Таким движением информационных потоков обусловлено наибольшее количество рабочих мест именно в этих отделах.

К тому же, обработка документов в бухгалтерии автоматизирована АБС ОДБ позволяет вести автоматизированный бух. учёт в Банке, а также содержит основные формы печатных документов. Отделы ОКО и кредитный работают либо с частично структурированной информацией, либо с вовсе неструктурированной, на этих рабочих местах необходим визуальный контроль, работников для исполнения функций по обработке информации достаточно, функции строго распределены между ними, а функции работников технического отдела автоматизированы в части работы со структурированной информацией, поэтому необходимости менять привычную технологию работы здесь нет. Технологию обработки информации, действующую на предприятии, можно назвать децентрализованной с частичной централизацией, так как существуют АРМ бухгалтеров в составе АБС ОДБ , которая позволяет формировать финансовую отчетность, но работа с клиентами осуществляется в основном отделом ОКО, таким образом, бухгалтерия служит своеобразным вычислительным центром. 1.5.