Основные недостатки учета основных средств на предприятии

Основные недостатки учета основных средств на предприятии.

Недостатки организации учета основных средств в АО Квант При определении недостатков учета основных средств в АО Квант я бы хотел сначала остановиться на общих моментах, а потом на некоторых практических недостатках. Основным общим недостатком системы учета основных средств является недостаточный контроль за деятельностью бухгалтерии со стороны руководства предприятия.

При такой системе руководитель как бы не является потребителем бухгалтерской информации в той степени, в которой ему следует им быть теоретически.

Практически достаточных усилий по контролю за основными средствами руководитель предприятия не прикладывает, хотя нормативные требования соблюдаются им с наибольшей возможной точностью. Теперь перейду к основным недостаткам конкретного характера.

При зачислении в состав основных средств на предприятии процедура не соблюдается в должной форме акт приемки форма ОС-1 не оформляется, то есть фактически сам факт постановки на учет основных средств фиксируется только при помощи бухгалтерской проводки Д 01, К 08 и увеличением в связи с этим дебетового сальдо по счету 01 на сумму вновь поступившего основного средства. На предприятии не ведутся инвентарные карточки учета основных средств.

Учет объектов ведется таким образом ведутся записи об основных средствах по порядку номеров с указанием сальдо на первое число каждого месяца в инвентарной книге.

Там же указываются наименование, количество, цена, шифр и норма амортизации.

Такая система по моему мнению не рассчитана на дальнейшее расширение предприятия, которое связано с увеличением количества и номенклатуры используемых на нем основных средств.

Недостатки, связанные с действующим законодательством Практика бухгалтерского учета основных средств на предприятии сталкивается со многими недостатками, связанными с действующим законодательством.

Я укажу на некоторые из них. Несовершенство Единых норм амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР , выпущенных в 1990 году. Это несовершенство заключается в следующем затрудненность, а порой - невозможность, поиска конкретного наименования приобретаемых основных средств в связи с тем, что перечень устарел такие предметы, как пейджеры, телекоммуникационное оборудование и т.п. появились за последние годы и для нахождения соответствующих им позиций приходится обращаться за помощью к экспертам слишком велики сроки амортизации компьютерной техники 10 лет, при этом неучтено, что персональные ЭВМ устаревают и заменяются на предприятии каждые 2-3 года, и это при том, что компьютерная техника составляет значительную часть основных средств многих современных предприятий.

Среди прочих нормативных актов выделяется Положение по бухгалтерскому учету основных средств фондов государственных, кооперативных кроме колхозов и общественных предприятий и организаций.

Так как этот документ является стандартом в области учета основных средств, а датируется 1976 годом, то давно назрела необходимость его замены на более новый.

Также хочется отметить общую громоздкость законодательства, его устаревание и неприспособленность к условиям учета при помощи современной вычислительной техники. 3.1 Источники информации и основные направления проверки.

Источники информации, используемые при аудите основных средств, зависят от принятой предприятием учетной политики.

Это выражается в выборе форм учета журнально-ордерной, мемориально-ордерной, упрощенной, машинно-ориентированном, а также в перечне применяемых регистров, их построении, последовательности и способах записей в них. Но следует помнить, что при любой форме учета операции по основным средствам должны оформляться унифицированными межведомственными формами первичной учетной документации форма ОС-1 - акт накладная приемки-передачи основных средств форма ОС-3 - акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов форма ОС-4 - акт на списание основных средств форма ОС-4а - акт на списание автотранспортных средств форма ОС-6 - инвентарная карточка учета основных средств форма ОС-14 - акт о приемке оборудования форма ОС-15 - акт приемки-передачи оборудования в монтаж форма ОС-16 - акт о выявленных дефектах оборудования синтетический учет движения основных средств и их износа ведется в журналах-ордерах 13, 10 и 10 1, а при использовании компьютерных информационных технологий - в машино- граммах дебетовых и кредитовых оборотов по счету 01, 02 Главная книга баланс ф. 1 отчет о прибылях и убытках ф. 2 приложение к бухгалтерскому балансу ф. 5 . Основные направления аудита учета основных средств должны обеспечить контроль за наличием и сохранностью основных средств правильность отнесения предметов к основным средствам правильность оценки основных средств в учете правильность оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных средств правильность начисления и отражения в учете износа и ремонта основных средств правильность отражения данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерском учете и отчетности.

В соответствии с основными направлениями и задачами аудита основных средств можно выделить четыре направления проверки 1 аудит наличия и сохранности основных средств 2 аудит движения основных средств 3 аудит правильности начисления износа 4 проверка правильности налогообложения по основным средствам . 3. 2 План и программа аудиторской проверки Аудиторская проверка учета основных средств планируется на основе сводного общего плана и сводной программы аудита экономического субъекта.

Общий план проверки основных средств должен учитывать направления аудита данных участков, названные выше. Содержание общего плана и программы аудита приведены в Приложение 3, Приложение 4 . План и программа аудита учета основных средств может быть дополнена следующими вопросами.

Аудит наличия и сохранности основных средств.

Аудитору необходимо проверить создана ли на предприятии комиссия по приемке основных средств ОС и оформлению ее результатов оформлены ли договоры купли-продажи ОС оформлены ли протоколы договорной цены правильно ли указана первоначальная стоимость в актах приемки- передачи ОС правильно ли отражена первоначальная стоимость после достройки и дооборудования объектов, реконструкции или частичной ликвидации объектов.

По данным проверки состояния контроля и учета объектов основных средств аудитор сможет сделать вывод об эффективности контроля.

Важное условие обеспечения сохранности основных средств -качественное проведение их инвентаризации.

Поэтому в процессе контроля нужно проверить полноту и своевременность ее и правильность отражения результатов в бухгалтерском учете.

Аудитору это необходимо для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам проведенной инвентаризации на предприятии, чтобы уменьшить аудиторский риск. Проверяя состояние учета основных средств, нужно убедиться в правильности организации аналитического учета.

В целях более глубокого ознакомления с контролем и учетом основных средств аудитор требует от предприятия составить детальный список всех основных средств, которыми владело предприятие на дату составления отчета, с разбивкой их по типам.

К этому списку должны быть приложены сведения о снижении или переоценке стоимости объектов основных средств, сведения об основных средствах, арендованных предприятием у других предприятий, организаций.

Основные средства отражаются в учете не систематически, а по мере совершения операций, что влияет на правильность начисления амортизации и включения ее в издержки обращения и производства.

Накопленные амортизационные отчисления подсчитываются по состоянию на отчетную дату. Несмотря на то что список основных средств содержит обширную информацию о наличии основных средств, их движении в течение года, аудитору необходимо получить и документы, отражающие поступление, выбытие, перемещение основных средств.

По данным документов и бухгалтерских записей в них можно убедиться, что все операции по движению основных средств были правильно отражены на счета 01 Основные средства. Подтверждение данных о хозяйственных операциях по учету основных средств является расширенной процедурой, так как основная часть данных содержится во внешних и внутренних документах.

Привлечение таких документов, как счета-фактуры, контракты, соглашения об аренде, страховые полисы, отметки акты налоговой инспекции, позволит аудитору получить убедительную информацию об аудируемом объекте.

Если аудиторам необходимы более убедительные данные, чем те, которые можно извлечь из регистров учета, то они должны ознакомиться с письмами, адресованными арендодателям, страховым компаниям и государственным учреждениям.

Документальное подтверждение хозяйственных операций основным средствам - это процесс выбора статьи счета и прослеживания в обратном порядке, т.е. поиск исходных документов, подтверждающих правильность учетной записи.

По основным средствам аудиторы могут сделать выборку, чтобы установить факт поступления, выбытия основных средств, а также в явить статьи ремонта, по которым были затрачены значительные средства.

Можно использовать также метод случайной выборки. Таким образом можно выбрать отраженные в учете и налоги и расходы по страхованию основных средств.

В процессе аудита основных средств широко примени прием пересчета, который необходимо осуществлять при проверке начисления износа и оценок выбытия и списания основных средств.

Накопленный износ существует как арифметическая величина, поэтому определение ее реальности возможно только путем пересчета.

Аудит движения основных средств. Пути поступления основных средств на предприятие приобретение за плату у поставщиков безвозмездное поступление - в качестве учредительских взносов в уставный капитал в порядке выкупа арендованных основных средств возврат имущества основных средств по договору о совместной деятельности.

Поступление основных средств оформляется актом накладной приемки-передачи внутреннего перемещения основных средств ф. ОС-1 с приложением к нему технической документации на данный объект. Причины выбытия основных средств на предприятии ликвидация объекта в силу ветхости и износа, а также силу форс-мажорных обстоятельств ликвидация в связи с переоборудованием, модернизацией передача ОС другим организациям.

Для определения непригодности основных средств на пре приятии создается специальная комиссия.

Ликвидацию объектов комиссия оформляет актом на списание основных среде ф. ОС-3 . Акт утверждается руководителем предприятия, бухгалтер проставляет в карточке дату выбытия объекта и ном акта. В местах использования основных средств в цехах и отделах предприятия ведутся инвентарные списки основных средств ф. ОС-9 , в которых даются краткие сведения об объектах основных средств, находящихся в эксплуатации.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладывают, а хранят отдельно.

Это необходимо, так как на их основе ежемесячно составляется расчет амортизации основных средств износ. Кроме того, по окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируют по классификационным видам основных средств, суммируют обороты по поступлению и выбытию по каждому виду и записывают в карточку учета движения основных средств.

Необходимо проверять правильность оценки основных средств, поскольку неправильная оценка может не только исказить общую картину, но и вызвать неточное исчисление амортизации искажение сумм исчисляемых налогов неправильное отражение величины основных средств в бухгалтерской финансовой отчетности.

При аудиторской проверке операций по движению основных средств необходимо обратить внимание на следующие моменты на документального оформления оприходования ОС и их списания. Практика проведения аудиторских проверок показывает, что в большинстве случаев необходимая документация, связанная с оприходованием ОС, не ведется, а если и ведется, то заполняются не все реквизиты, предусмотренные в форме документа, а это в конечном итоге приводит к тому, что неправильно определяются амортизационные отчисления, а при производстве капитального ремонта ОС незаконно включаются в себестоимость затраты, которые по положению должны быть отнесены на капитальные вложения.

Часто оборудование числится в учете обезличенно, без закрепления за ответственными за его сохранность работниками, что порой приводит к недостачам и хищениям.

Нередко передача ОС с одного места нахождения в другое документально не оформляется, что приводит к запутанности в учете.

Обо всех случаях аудитор должен сообщить руководству предприятия.

Особое внимание при проверке аудитор должен уделить документальному оформлению законности списания ОС с учета, т.к. этот момент влияет на конечные результаты деятельности предприятия.

Занимаясь вопросами списания ОС, аудитор должен проверить оприходование материальных ценностей, полученных от разборки ОС если такового не производилось, то нельзя признать правильными конечные результаты от списания ОС. при передаче основных средств в качестве взноса в уставный капитал должен быть приведен их перечень с указанием первоначальной стоимости, износа и цены соглашения при передаче.

К перечню должны быть подложены вторые экземпляры актов приема-передачи, заверенные печатью передающей стороны, и вся техническая документация на передаваемые объекты при приобретении основных средств должен быть оформлен договор купли-продажи с указанием первоначальной стоимости, износа и цены приобретения при приобретении объектов основных средств в комплекте например, мебель для офиса в инвентарную карточку должна быть вписана расшифровка - перечень отдельных предметов, входящих в комплект при приобретении объектов основных средств за иностранную валюту первоначальная стоимость объекта должна учитываться по пересчитанному курсу в рублях на момент приобретения объекты капстроительства, находящиеся во временной эксплуатации, до ввода их в постоянную эксплуатацию не включаются в состав основных средств, а учитываются как незавершенные капиталовложения объекты основных средств, принятых в эксплуатацию на условиях текущей аренды, учитываются на забалансовом счете 001 при продаже основных средств должна быть установлена рыночная стоимость письмо ГНС РФ 12 от 11.01.95 при безвозмездной передаче основные средства подлежат обложению НДС у передающей стороны за исключением безвозмездной передачи ОС, зачисленных ранее в ОС с НДС для непроизводственной сферы для определения непригодности основных средств, невозможности или неэффективности проведения их восстановительного ремонта, а также для оформления необходимой документации по списанию на предприятии приказом руководителя должна быть создана постоянно действующая комиссия если оборудование списывают в связи со строительством новых, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением действующих предприятий, то перечень этого оборудования должен быть указан в плане расширения, реконструкции и технического перевооружения действующих предприятий все детали, узлы и агрегаты от разборки и демонтажа оборудования, пригодные для дальнейшего использования, должны быть оприходованы на склад и эта операция отражается соответствующей записью в бухгалтерском учете.

Аудит начисления износа.

В ходе аудита необходимо установить, все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации начисляется ли износ с учетом движения основных средств, правильно ли применяются нормы амортизации.

Износ начисляется по всем видам основных средств, за исключением находящихся на консервации земельных и природных ресурсов, объектов жилищного фонда и внешнего благоустройства, библиотечного фонда, музейных и художественных ценностей, продуктивных животных, числящихся на балансе предприятия.

Амортизационные отчисления по объекту основных средств начинаются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и начисляются до полного погашения стоимости этого объекта либо списания .то с бухгалтерского учета в связи с прекращением права собственности или иного вещного права.

Амортизационные отчисления по объекту основных средств прекращаются с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта или списания его с бухгалтерского учета.

Амортизационные отчисления по основным средствам отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся, и начисляются независимо от результатов деятельности организации в отчетном периоде.

Амортизационные отчисления по объектам основных средств отражаются в бухгалтерском учете путем накопления соответствующих сумм на отдельном счете.

С 1 января 2002 г. в соответствии с ПБУ 6 01 Учет основных средств, утвержденным Приказом Минфина РФ 45н от 18.05.2002, изменен порядок начисления амортизации обьектов основных средств производится одним из следующих способов 1 линейный способ 2 способ уменьшаемого остатка 3 способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования 4 способ списания стоимости пропорционально объему продукции работ. В течение отчетного года амортизационные отчисления по объектам основных средств начисляются ежемесячно независимо от применяемого способа начисления в размере 1 12 годовой суммы.

Важно установить правильность отнесения основных средств к соответствующей группе амортизационных отчислений.

Для проверки правильности отнесения износа по счетам затрат или других источников следует установить, к какому виду относятся основные средства производственного или непроизводственного назначения. Проводя проверку начисления амортизации, аудитор должен обратить особое внимание на начисление амортизации по основным средствам, не относящимся к промышленно-произ-водственным например, объекты культуры, не включается ли она в себестоимость продукции.

Делается это с целью снижения затрат по содержанию непромышленных объектов, и такие случаи при проверках выявляются В связи с тем, что в настоящее время многие предприятия простаивают или работают менее чем в две смены, находятся в резерве или законсервированы, важным элементом проверки является равномерность приостановки начисления амортизации или применение понижающих коэффициентов к действующим нормам при этом необходимо помнить, что большинство норм начисления амортизации установлено исходя из двухсменной работы оборудования. Важно проверить, не продолжается ли начисление амортизации по основным средствам, уже имеющим полный износ.

Необходимо проверить, не допускаются ли ошибки в определении норм амортизации, особенно по тем объектам основных средств, в документах которых не указаны шифры. При контроле начисления износа необходимо учесть, что некоторым предприятиям разрешено применять метод ускоренной амортизации активной части производственных основных фондов например, малым и др Ускоренная амортизация применяется и оформляется предприятием как элемент учетной политики.

Согласно Постановлению Совмина РФ 406 от 18.07.91 О мерах по поддержке и развитию малых предприятий наряду с ускоренной амортизацией малым предприятиям предоставлено право списывать дополнительно как амортизационные отчисления в первый год функционирования предприятия по основным средствам со сроком службы более трех лет 50 их первоначальной стоимости.

При прекращении деятельности малого предприятия до истечения одного года с момента ввода его в действие сумма дополнительно начисленной амортизации подлежит включению в налогооблагаемую сумму прибыли.

При обнаружении аудитором ошибок необходимо довести их до сведения клиента, предложить их исправить и внести соответствующие исправления в регистры и отчетные формы.

По всем фактам неправильного начисления амортизации определяются суммы излишне начисленной или недоначисленной амортизации. Устанавливают, как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявляют причины нарушений и виновных в этом лиц, предлагают меры к недопущению подобных недостатков в будущем.

Аудит налогообложения по операциям с основными средствам. На предприятиях, не прошедших аудиторскую проверку, увеличивается риск нарушений бухгалтерского и налогового законодательства, влекущих за собой. уменьшение поступления налоговых платежей в бюджеты pas личных уровней и ухудшение финансового состояния. Кроме того, отсутствие аудиторского заключения у предприятий и организаций, подлежащих обязательной ежегодной аудиторской проверке, затрудняет, а иногда и исключает выход этих экономических субъектов на международный финансовый рынок. В последнее время в учете основных средств произошли значительные изменения.

Они коснулись начисления износа учета капитальных вложений переоценки основных средств списания затрат на ремонт основных фондов учета реализации основных фондов. Постановлением Правительства Российской Федерации 1672 от 31.12.97 О мерах по совершенствованию порядка и методов определения амортизационных отчислений предприятиям разрешено сохранять при ведении бухгалтерского и статистического учета и составлении отчетности на 1 январи 1998 г. балансовую стоимость основных фондов, имевшуюся на 1 января 1996 г если иное приводит к ухудшению искажению финансовых показателей деятельности.

С 1 января 1998 г. прекращено действие п. 8 Постановления Правительства Российской Федерации 967 от 19.08.94 Об использовании механизма ускоренной амортизации и переоценке основных фондов и абзаца 2 п. х п. 2 Положения о составе затрат утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации 552 от 05.08.92 , которые предусматривали исключение из себестоимости сумм амортизации, исчисленных ускоренным методом, в случае их не целевого использования.

Также Письмом Госналогслужбы России ВК-6-02 332 от 10.06.98 О применении индексов инфляции в 1998 году сообщено, что при определении прибыли от реализации основных фондов и иного имущества предприятия для целей налогообложения применяют индекс инфляции ИРИП . Если по результатам переоценки основных фондов организации по состоянию на 1 января 1998г. путем индексации ухудшаются финансово-экономические показатели организации и искажается структура ее баланса, то организация может сохранить при ведении бухгалтерского и статистического учета и состояния отчетности на 1 января 1998 г. балансовую стоимость основных фондов по состоянию на 1 января 1996 г. Поэтому при реализации указанных фондов в 1998 г. индексация для целей налогообложения производится путем умножения балансовой стоимости основных фондов на 1 января 996 г. на произведение цепных индексов инфляции 1996- 997 гг. и соответствующих кварталов 1998 г. до момента сделки. 3.3 Перечень аудиторских процедур Для обоснованного выражения своего мнения о правильности ведения бухгалтерского учета и достоверности бухгалтерской отчетности аудитор должен получить достаточные для этого аудиторские доказательства.

Собирая их, аудитор может применить несколько аудиторских процедур в соответствии с российским правилом стандартом аудита Аудиторские доказательства. При проверке учета основных средств и нематериальных активов аудитор может применять следующие способы получения доказательств проверка арифметических расчетов клиента пересчет инвентаризация проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций подтверждение аналитические процедуры.

Проверка арифметических расчетов используется для подтверждения достоверности расчетов сумм начисленной амортизации по основным средствам и нематериальным активам, налоговых расчетов, показателей отчетности и т.д. Инвентаризация используется для проверки фактического наличия объектов основных средств и нематериальных активов.

В ходе проверки аудиторы сами могут принять участие в проведении инвентаризации.

Проверка соблюдения правил учета применяется при проверке учета основных средств и нематериальных активов. Аудитор проверяет соответствие закону О бухгалтерском учете , Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, Положениям ПБУ 3 95, ПБУ 6 97, ПБУ 9 99, ПБУ Ю 99 и т.д. применяемой экономическим субъектом корреспонденции счетов Инструкции по применению Плана счетов другим законодательным и нормативным документам.

При проверке соблюдения правил составления отчетности аудитор проверяет отчетность экономического субъекта на предмет достоверности и соответствия требованиям нормативных и законодательных документов, например ПБУ 4 99. Проверка документов может использоваться для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете достоверности оценки и переоценки основных средств. Подтверждение применяется для установления фактической передачи и приема вкладов основных средств в совместную деятельность, уставные капиталы других организаций и т.п. Аналитические процедуры используются при сопоставлен наличия основных средств и нематериальных активов в различные периоды, данных отчета об их движении, оценке соотношений между разными статьями и формами отчетности и т.д. 3.4 Типичные ошибкиПримерный перечень их таков В учетной политике предприятия указано, что аналитический учет основных средств должен вестись в инвентарных карточках форма ОС-6 . Однако на предприятии этого не делаю считая ведение таких карточек излишним, при этом ссылаются на имеющиеся в бухгалтерии копии инвентарных списков а на тех предприятиях, где эти карточки ведут, не всегда соблюдают требование полноты занесения реквизитов.

Материальная ответственность организуется лишь в отношении собственных основных средств, учитываемых на сч. О1 Основные средства. Несоответствие информации о наличии основных средств по данным Главной книги информации об их остатках по данным инвентарных карточек нередко влечет за собой неправильное начисление амортизации.

Оприходование основных средств не по цене их приобретения.

В состав первоначальной стоимости включают затраты по оплате процентов по заемным средствам.

При покупке основных средств у физических лиц не всегда удерживается подоходный налог. При передаче основных средств в качестве вклада в уставный капитал другого предприятия сумма превышения их договорной стоимости над балансовой нередко включается в состав доходов будущих периодов кредит сч. 83 Доходы будущих периодов, а по мере начисления дивидендов присоединяется к балансовой прибыли дебет сч. 83 Доходы будущих периодов, кредит сч. 80 Прибыли и убытки. Настоящий порядок действовал до 1 января 1995г. При безвозмездной передаче основных средств выявленный убыток не всегда списывается на уменьшение добавочного капитала или фонда социальной сферы.

Начисление износа основных средств производится один раз в квартал. Предприятие продолжает начислять износ по объектам с истекшим сроком нормативной эксплуатации. Неправомерное ускоренное начисление износа основных средств. Списание 50 балансовой стоимости в первый месяц или в первый квартал после ввода в эксплуатацию основных средств, а не равномерно в течение года. Простое хищение средств основной тип мошенничества.