Документальное оформление поступления производственных запасов

Документальное оформление поступления производственных запасов.

Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил оформления движения материальных ресурсов должен главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений. Для выполнения производственной программы организация определяет потребность в материальных ресурсах и приобретает или производит их. Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы, от списания выбывающих основных средств.

На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон. Контроль за выполнением плана материально технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления материалов возложен на службу снабжения. С этой целью в ней ведутся ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Контроль за организацией этого учета осуществляет бухгалтерия.

Порядок оформления поступления на предприятие материалов Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы платежное требование, в 2-х экземплярах один непосредственно покупателю, другой через банк, товарно транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и т. д. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов поступают ответственному исполнителю по снабжению, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в бухгалтерию.

В службе снабжения производят проверку соответствия ассортимента, объема, срока поставки, цены, качества материалов договорным условиям. В результате этой проверки на документе делают пометку о полном или частичном акцепте.

Также, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. Для этих целей ведут журнал учета поступающих грузов, где указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса на розыск груза. в примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. Проверенные платежные требования передают из службы снабжения в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции или непосредственно у поставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. Если возникают сомнения в сохранности груза, экспедитор вправе потребовать от транспортной организации его проверку. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляются однострочными или многострочными приходными ордерами. Однострочный приходный ордер составляют только на определенный вид материала, в многострочный записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором.

Если перевозку материалов осуществляют автомобильным транспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй для оприходования материалов получателем, третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку, четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. Если такое расхождение все же имеется, приемку материалов оформляют актом приемки материалов. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основных средств и т.п оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в 2-х экземплярах.

Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Товарный счет и акт справка, подтверждающие стоимость приобретенных материалов составляются подотчетным лицом с участием других должностных лиц предприятия.

В этих документах излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества, наименования и цены материалов. Подотчетное лицо отражает в акте также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица. Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения весовых, объемных, линейных, счетом. Если материалы расходуются в единицах, отличных от тех, в которых они поступили, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

Оприходование материалов без выписки приходного ордера возможно в случае отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Это сокращает количество первичных документов. Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку товара осуществляет комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

В состав комиссии входит представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика неотфактурованные поставки. Запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся на ее территории, учитываются на забалансовых счетах 002 Товарно материальные ценности, принятые на ответственное хранение и 003 Материалы, принятые в переработку. 3.