Учет расчетов с подотчетными лицами. Основным видом операций по подотчетным суммам является оплата командировочных расходов порядок их оплаты следующий оплачивается проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. В стоимость возмещаемых расходов включаются страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплата услуг по предварительной продаже билетов, пользование в поездах постельными принадлежностями.
Оплачиваются также расходы по проезду к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Для покрытия личных расходов командированного работника на время нахождения в командировке ему оплачиваются суточные - 55 руб. за каждый день пребывания в командировке, и возмещаются расходы по найму жилья по предъявленным документам, но не более 270 руб. в сутки. При отсутствии документов - 7 руб. в сутки.
Все операции с подотчетными суммами сельскохозяйственные предприятия учитывают на синтетическом счете 71. по дебету счета записывают выданные в подотчет суммы, по кредиту - списанные долги с подотчетных лиц согласно представленным отчетам, а также возврат неиспользованных сумм авансов. Корреспонденция счета Дт Кт 71 50 Выдан аванс подотчетному лицу на расходы по командировке 26 71 Представлен авансовый отчет, средства отнесены на общехозяйственные расходы. 50 71 Неиспользованный остаток аванса внесен в кассу 70 71 Невозвращенная сумма удержана из заработной платы 10 71 Оплачены подотчетным лицом материалы 41 71 Оплачены товары подотчетным лицом.
Для отражения расчетов с подотчетными лицами в регистрах журнально-ордерной формы учета предназначен журнал ордер 7-АПК. Основанием для заполнения журнала-ордера являются авансовые отчеты. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71. Записи в журнале-ордере ведутся позиционно.
По каждой строке отражают полный цикл операций по соответствующему подотчетному лицу выдача аванса, использование подотчетных сумм согласно утвержденному авансовому отчету, возврат неиспользованного остатка аванса или возмещение сумм перерасхода. При открытии журнала-ордера по каждому подотчетному лицу указывают сумму переходящей задолженности с прошлого месяца и дату ее возникновения. В случае если подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляют дополнительный аванс, или один и тот же работник вторично за месяц получает аванс, то сумму и дату выдачи аванса отражают в свободных графах по той же строке, занятой на данного подотчетного лица. Общую сумму кредитового оборота, а также суммы его составляющих по корреспондирующим счетам в установленном порядке переносят в главную книгу.