Порядок оформления и оплаты кассовых документов по зарплате.
В комплексе всех хозяйственных операций, отражаемых в учете по счету расчетов с рабочими и служащими значительное место занимают кассовые операции по выплате причитающейся заработной платы рабочим и служащим.
По характеру и периодичности расчетов с рабочими и служащими кассовые операции подразделяются на плановые, промежуточные и выплаты депонентов.
Выплата из кассы всех видов заработной платы производится по кассовым ордерам или платежным ведомостям, оформленным в установленном порядке, с предъявлением личных документов заводского пропуска или паспорта, а в необходимых случаях с предъявлением оформленной и заверенной доверенности.
Плановые выплаты.
Плановые выплаты заработной платы аванс за первую половину месяца, окончательный расчет за вторую половину месяца производится рабочим и служащим в сроки, установленные по графику. Графиком может предусматриваться преждевременная выдача зарплаты работникам, работающим по скользящему графику, уходящим на отдых на два дня. Аванс за первую половину месяца выписывается рабочим и служащим в сумме их фактического заработка оклада за этот период с учетом 50 удержании.
Авансовые листки на выплату зарплаты за первую половину месяца изготовляются для структурных подразделений, в основном, механизированным способом информационно-вычислительным центром и в незначительном количестве от руки. Основанием для изготовления авансовых листков являются специальные реестры с намеченными суммами аванса, представляемые структурными подразделениями в информационно-вычислительный центр.
Одновременно с авансовыми листками на выплату зарплаты за первую половину месяца информационно-вычислительный центр выдает структурным подразделениям реестры на плановые выплаты, с указанием в них причитающихся сумм в разрезе табельных номеров, которые в дальнейшем используются бухгалтериями структурных подразделений при разработке кассы.
Отрывная часть реестра используется бухгалтерией для корректировки суммы аванса на следующий месяц.
Выплата рабочим и служащим окончательного расчета за вторую половину месяца производится кассой на основании оформленных в установленном порядке расчетных листков, изготовленных механизированным способом, кассовых ордеров, выписанных в ручную или платежных ведомостей.
Расчетный листок на выплату окончательного расчета за вторую половину месяца подразделяется на две части первая часть расчетного листка- чек в кассу предназначен для выплаты из кассы рабочему или служащему причитающейся суммы зарплаты и отрывается кассиром в момент выдачи денег вторая часть расчетного листка после выдачи денег из кассы и постановки личного штампа кассира об оплате вручается получателю и используется им как справочный документ о размерах начисленной зарплаты и удержаниям из нее. Выписка расчетных документов от руки на выплату окончательного расчета за вторую половину месяца производится на промежуточных ордерах в двух экземплярах под копировку.
Первый экземпляр промежуточного ордера отбирается кассиром в момент выплаты денег, а второй экземпляр со штампом кассира об оплате возвращается получателю и используется им как справочный документ. Расчетно-кассовые документы авансовые и расчетные листки, поступившие от информационно-вычислительного центра после соответствующей проверки правильности причитающихся сумм, окончательно оформляются работниками расчетной группы и подписываются бухгалтером-расчетчиком с проставлением кассовой печати.
В кассовых документах на выдачу зарплаты никакие исправления, хотя бы и оговоренные не допускаются. В случае необходимого исправления допущенных ошибок кассовые ордера переоформляются вновь. Выдача расчетно-кассовых документов на плановые выплаты производится аппаратом расчетной части бухгалтерии структурного подразделения через мастера участка в день выдачи зарплаты. Досрочная выплата зарплаты производится в случаях окончательного расчета с увольнением, при уходе работников в очередные отпуска, отпуска по беременности и родам, при призывах на военные сборы и в случаях продолжительного отвлечения по государственным и общественным обязанностям.
Расчетно-кассовые документы на плановые выплаты действительны для оплаты кассой с момента их выдачи по графику до конца текущего месяца.
После указанного срока неполученная по ним зарплата подлежит депонированию и выдается только по кассовому ордеру Депонент. В случае утери работником расчетно-кассового документа получатель обязан немедленно сообщить об этом в бухгалтерию своего подразделения. В свою очередь, бухгалтерия структурного подразделения немедленно уведомляет об этом центральную кассу автозавода с указанием наименования утерянного кассового документа, фамилии, имени, отчества получателя и суммы к выплате.
Выдача дубликата взамен утерянного кассового ордера производится бухгалтерией структурного подразделения по истечении срока оплаты по утерянному документу, при условии, если кассовый документ не был оплачен кассой. Промежуточные выплаты. Промежуточные выплаты зарплаты рабочим и служащим производятся в промежуток времени между плановыми выплатами, к ним относятся 1. Окончательный расчет с увольнением. 2. Оплата очередных и дополнительных отпусков. 3. Внеплановые авансы в счет зарплаты. 4. Оплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и пенсий за истекший расчетный период.
И др. выплаты. Промежуточные выплаты оформляются промежуточными ордерами и специальными ордерами на выплату премий, которые подписываются главным бухгалтером, бухгалтером расчетной группы и бухгалтером - расчетчиком. Выплата денег по промежуточным ордерам и премий производится центральной кассой автозавода и кассами заводов объединения. Оформленные промежуточные ордера и кассовые ордера на премию записываются в реестры промежуточных выплат и выдаются получателю под расписку в реестре.
Срок оплаты кассой промежуточных ордеров установлен в 5 дней с момента их выписки. Промежуточные ордера на выплату денег из кассы по истечении текущего месяца во всех случаях считаются недействительными независимо от 5-ти дневного срока и оплате кассой не подлежат. В случае неправильного оформления промежуточных ордеров и оплаты их кассой материальную ответственность несут работник расчетной группы, неправильно оформивший кассовый документ, и кассир, выдавший по нему деньги.
Главный бухгалтер структурного подразделения или его заместитель при подписи кассовых документов обязаны проверять правильность их оформления. Все структурные подразделения, получающие зарплату из центральной кассы автозавода, должны давать заявку в финансовое управление на потребную сумму денег для плановых выплат за I и II половину месяца. Заявка представляется за два дня до выдачи зарплаты. В заявке должны быть указаны суммы выплат по каждой кассе с указанием ответственных дежурных.
Заявка подписывается руководителем структурного подразделения и главным бухгалтером и заверяется печатью. Перед выдачей зарплаты за II половину месяца все структурные подразделения на основании справки об использовании фондов зарплаты производят в управлении бухгалтерского учета, отчетности и контроля оформление разрешения на выплату зарплаты и передают его в центральную кассу автозавода. 5.4.