Контроль операций по поступлению и своевременностью оприходования производственных запасов

Контроль операций по поступлению и своевременностью оприходования производственных запасов.

Проверка начинается с ознакомления проверяющим с особенностями организации обеспечения материальными ресурсами, технологиями оперативного и бухгалтерского учета операций связанных с поступлением и своевременностью оприходованию производственных запасов.

Источники информации, которые используются при проверки Первичные документы хозяйственные соглашения на материально-техническое обеспечение, приходные, требования, счета-фактуры, акты приемки материалов, квитанции, отчеты материально ответственных лиц, реестры приходных документов и прочее Учетные регистры книга регистрации доверенностей, журнал регистрации грузов, ведомость 10, оборотные ведомости по аналитическим счетам в разрезе материально ответственных лиц и соответствующих синтетических счетов, журналы ордера 6, 5, 5-А, главная книга в разрезе счета 20. Производственные запасы.

Основные направления и последовательность контроля представим на рисунке 2.3.19 При проверке полноты и своевременности оприходования материальных ценностей проверяющий должен учитывать, что материалы на предприятие на места хранения могут поступать из трех источников - от поставщиков - из вспомогательного производства - из других источников в результате списания и ликвидации основных средств, МБП Общая оценка обеспеченности производственными запасами Проверка состояния оперативного учёта и контроля по использованию соглашений с поставщиками Выборочная проверка наличия и собственных данных первичных документов и бухгалтерских записей на оприходование запасов.

Направление и последовательность контроля операций по поступлению и своевременностью оприходования производственных запасов.

Проверка соответствия данных за месяц в ведомостях учёта материальных ценностей 10 записям в журнале-ордере 6, 7 Проверка согласованности записей синтетического и аналитического учёта по материально ответственным лицам. Проверка полноты оприходования Рис. 2. 3. 19.Направления и последовательность контроля операций по поступлению и оприходованию запасов. Проверяя оприходования сырья и материалов, которые поступили от поставщиков, проверяющий сначала должен изучить договора.

Они содержат информацию о количестве, сроках поставки, ценах, условиях поставки, вид транспорта и т.д. Получение от поставщика ТМЦ могут быть повреждены или может быть установлена их недостача. В таких случаях на требования представителя предприятия транспортная организация должна составить коммерческий акт. Он необходим для подачи претензий поставщикам. Проверяющий проверяет своевременность составления таких актов и правильность их оформления, потому что от этого зависит возмещение убытков.

В случаях получения больших партий грузов рекомендуется вызвать представителя поставщика для участия в принятии. Вызов должен быть отравлен телеграммой или телефонограммой. На следующий день поставщик должен дать ответ в своем согласии или несогласии послать своего представителя. В случае согласия представитель должен прибыль в трехдневный срок после получения вызова а в рамках одного города - на следующий день. Если в назначенный срок представитель поставщика не явится, то получатель создает комиссию и организовывает приемку груза самостоятельно.

В любом случае по результатам приемки составляется акт, который подписывают все лица, которые брали участие в принятии груза. Этот акт утверждает руководитель предприятия на следующий рабочий день. Проверяющий должен проверить правильность составления таких актов, особенно в случаях недостач или наличия испорченных материалов. Проверяются все документы, которые должны прилагаться к акту копии сопроводительных документов, упаковочные ярлыки, квитанции станции назначения о проверки веса груза, транспортные накладные. Проверяющий также должен обязательно проверить соблюдение норм естественной убыли материалов в дороге, а также норм боя стеклянной тары. Проверяя акты принятия груза, проверяющий должен обязательно удостовериться, что получатель и поставщик пользовались одним и тем же способом определения веса и объёма груза.

Сырье и материалы получают через доверенных лиц. Для этого им выдаются доверенности. С мая 1996 года доверенности считаются бланками строгой отчетности и изготавливаются в специально утверждённом порядке.

При выдаче они должны быть зарегистрированы в журнале регистрации выданных доверенностей. Проверке подлежит правильность нумерации листов книги регистрации доверенностей. При массовом характере выдачи доверенностей проверяется наличие их регистрации в журнале по учету выданных доверенностей. При этом уделяется внимание тому, чтобы доверенности выдавались полностью заполненными. Путем встречной проверки контролер выявляет возможные факты подачи поставщику подделанных доверенностей с такими же номерами, которые зарегистрированы в журнале.

Дата выдачи доверенностей дает возможность определить срок её действия, который устанавливается в зависимости от возможностей получения и ввозе соответствующих запасов. Эти данные возможно проверить по ко корешку книжки доверенностей. По приходным документам проверяется, не было ли случаев передачи доверенностей другими лицам, изменения названия поставщика, внесение подделок в документы на получение запасов наряды, счета, договоры, заказы и прочее. Бланки доверенности учитываются по стоимости их приобретения по дебету 209 Прочие материалы. Одновременно их отражают на забалансовом счёте 08 Бланки строгой отчётности. Передача бланков с мест хранения в места выписки оформляется расходной накладной и учитывается по кредиту счёта 209. Бланки списываются на основании акта, в котором указывают их номера и количество.

Списание должно быть проведено не реже одного раза в квартал.

Полученные от доверенных лиц материалы должны быть оформлены приходными накладными. Данные этих первичных документов потом отражают в книге складского учёта и в инвентарных картах. Бухгалтерия заносит эти данные в карточки количественно-стоимостного учёта и ведомости. Проверяющий сопоставляет информацию этих документов со счетами, товарно-транспортными накладными, налоговыми накладными и книгами учёта приобретений товаров.

Таким образом, возможно, установить полноту оприходования полученных ценностей. При сравнении названных документов может быть получена разница между количеством материалов, которые отгрузил поставщик, и количество, которое оприходовал получатель. С целью проверки правильности погашения доверенности контролёр сравнивает данные граф Отметка о выполнении поручений в журнале учёта доверенности и первичных документов, которые характеризуют поступление запасов.

При этом необходимо обратить внимание на то, не выдаются ли новые доверенности лицам, которые не отчитались об использовании ранее полученных доверенностей. Большое значение имеет и своевременность сдачи в бухгалтерию не использованных доверенностей. Такие доверенности должны быть возвращены на следующий день после окончания срока их действия, про то что производится отметка в корешке книжки доверенности или в журнале их учёта. При проверке следует также уделить внимание использованию одних и тех же единиц измерения поставщиком и получателем.

Если же единицы измерения используются разные, то контролер должен проверить правильность применения коэффициентов пересчёта. При проверке также используют журнал-ордер 6, в котором указана стоимость поставки и, возможно, проследить расчёты за неё. Проверяя правильность оприходования материалов, полученных от поставщиков, следует помнить, что они должны приниматься на баланс по стоимости без НДС. Сумма НДС относится в состав налогового кредита и учитывается по дебету счёта 64. Но указанные суммы должны обязательно быть подтверждены налоговыми накладными.

Списание сумм НДС в состав налогового кредита без подтверждения такими накладными запрещается. Если же материалы получены со вспомогательного производства или из других источников, то они также должны быть оформлены приходной накладной ли ордером склада. Но в таком случае движение материалов будет внутренним, поэтому при проверке необходимо сопоставить данные об оприходовании на склад с данными об отпуске материалов соответствующих цехов и участков. 2.4 Проверка по использованию, реализации и списанию производственных запасов. Последовательность и основные направления контроля.

I. Проверка на конец месяца соответствия общих итогов выбытия и остатков материалов по всем структурным подразделениям материально ответственным лицам с кредитовыми оборотами и остатками на конец месяца по счетам производственных запасов 20,22 в главной книге счетов.

II. Проверка операций по отпуску материалов в производство 1 документации операций в границах установленных лимитов по нормам, сверх норм, при замене материалов 2 проверка обоснованности установленных норм затрат на производственный процесс. Выборочные инвентаризации остатков материалов в цехах, подразделениях дают возможность установить излишки материалов на цеховых складах или в незавершенном производстве. Эффективным приемом установления фактов завышения норм затрат является контрольный запуск сырья, анализ данных за несколько отчетных периодов.

Контрольный запуск материалов и сырья на выпуск продукции показывает фактические затраты. Такие запуски осуществляют специалисты. Контролеры проверяют переработку их в готовую продукцию. Контрольный запуск сырья и материалов в производство оформляется актом, в котором указывается количество израсходованных материалов и сырья, их качество, оборудование, режим его работы в процессе запуска, конкретные данные о производстве продукции, количестве и качестве готовой продукции, отходы. Результаты контрольного запуска распространяют на количество выпущенной готовой продукции за соответствующий период и определяют достоверность списания материалов и сырья на её изготовление.

При участии специалистов проверяют соответствие выпущенной и имеющейся на складах продукции требованиям стандартов и технических условий. III. Проверка операций по отпуску материалов по двум основным направлениям 1. на нужды основного и вспомогательного производства. Проверка правильности качественных показателей в документах на отпущенные в производство сырьё и материалы может осуществляться путём сопоставления этих показателей с актами приёма, данными лабораторного анализа на оприходование конкретных видов сырья с данными ранее проведённой технологической экспертизой, сопоставлением данных о качестве, установленную при инвентаризации соответствующих видов сырья.

Это позволяет уточнить количество переданных вне учёта производства запасов. Также проверяется правильность установления лимитов отпуска материалов в производство по каждому их виду. Как правило, лимит должен быть на месяц или на квартал.

Он рассчитывается в зависимости от плановых объёмов отпуска продукции, и норм использования материалов на единицу продукции. При этом следует помнить, что в цеху значатся остатки неиспользованных материалов за прошлый период, то лимит на следующий период должен быть уменьшен на соответствующее количество. Корректировка лимитов в текущем периоде разрешается в случаях уточнения количества материалов, которые находятся в незавершённом производстве, а также при замене одних запасов другими и изменении производственной программы.

Во время проведения проверки необходимо обратить внимание на то, осуществляется ли изменение лимита теми же лицами, каким предоставляется право их утверждения, а также, не допускается ли изменение лимитов по отдельным видам запасов на текущий период, поскольку изменениями, как правило, намеревается скрыть перерасход запасов.

Соблюдение лимита на отпуск запасов со склада в производство проверяется на основании лимитно-заборных карточек. При этом целесообразно применить встречную проверку для сравнения записей в документах на использование, которые хранятся в разных местах на складе, в цеху, в бухгалтерии, в отделе снабжения. Встречаются случаи, когда специально завышаются лимиты отпуска запасов с целью дальнейшего их расхищения или производства неучтённой продукции. Встречаются случаи, когда возникают дополнительные нужды в материалах сверх лимита.

Тогда отдел снабжения должен отдельно выписать на эти материалы требования. Этот документ утверждается лично руководителем. Существует также целый ряд материалов, отпуск которых не лимитируется. Они оформляются расходной накладной или ордером склада. Материалы, отпущенные на основании лимитно-заборных карт, требований, расходных накладных и ордеров склада отражаются в книгах складского учёта, инвентарных карточках, картах количественно-стоимостного учёта, сальдовых книгах.

Их данные сверяют с данными первичных документов, которые приложены к отчёту заведующего складом. 2. Другим предприятиям или частным лицам в случаях реализации на сторону. Если предприятие имеет нормативные запасы материалов, то их целесообразно реализовать и привлекать средства в оборот. Проверяя такие операции, проверяющий использует договора с покупателями, счета, товарно- транспортные накладные, налоговые накладные, расходные и накладные ордера склада, а также доверенности на получение запасов в случаях же реализации физическим лицам используют приходные кассовые ордера и расходные накладные или ордера склада. Очень часто имеют место случаи, когда запасы материалов, которые подлежат реализации, находятся на предприятии давно и учитываются по старым ценам.

На негосударственном предприятии могут назначить и более низкие цены, но облагаться налогами такие обороты будут исходя из обычных цен. Цены реализации на такие материалы обязательно должны включать НДС, а на подакцизных товарах - и акцизный сбор. Обороты по реализации должны быть отражены в книге учёта продажи товаров.

IV. Проверка правильности оценки при списании затрат материалов с кредита счетов производственных запасов. Необходимо учесть, что в аналитическом учёте материалы учитываются по договорным ценам, покупным ценам в разрезе их номенклатуры с отделением транспортно-заготовительных затрат на их приобретение по подгруппам запасов.

Таким образом, чтобы оценить по фактической себестоимости материальной затраты в разрезе их фактического целевого использования, необходимо распределять транспортно-заготовительные затраты ежемесячно. При осуществлении контроля изучается обоснованность включения затрат в состав транспортно-заготовительных, а потом - правильность их распределения за месяц на остаток материалов на конец месяца и на объём использованных материалов по направлениям использования производственное, непроизводственное потребление, реализация материалов, бесплатная передача другим организациям, применяя метод технико-экономических расчётов. V. Проверка правильности отражения операций по движению материальных ценностей в учёте. С целью проверки достоверности отражения по данным бухгалтерского учёта движения запасов, контролёр должен составить ведомость их движения по видам с выведением остатков запасов на момент инвентаризации и сопоставить данные остатков ведомости движения запасов с фактическим наличием запасов. В случае превышения данных остатков ведомости движения запасов с данными инвентаризации можно сделать вывод, что запасы при поступлении не оприходовались.

В случае установления фактов списания запасов в объемах, не предусмотренных технологическим процессом контролёр должен пересчитать себестоимость на сумму незаконно списанных запасов и поставить вопрос о возмещении их стоимости.

VI. Проверка незавершенного производства. При определении правильности затрат материалов на производство продукции следует обязательно учитывать остатки незавершенного производства.

Для контроля их достоверности следует провести их инвентаризацию. Довольно часто имеют место случаи, когда с целью сокрытия недостач материалов увеличиваются остатки незавершенного производства. Поэтому при инвентаризации следует иметь в виду, что состав незавершенного производства не входят 1. материалы, полученные цехами, но не приступившие к обработке 2. полученные со стороны полуфабрикаты 3. комплектующие детали, не приступившие к обработке или сборке 4. забракованные детали, полуфабрикаты и узлы. Одним из важнейших направлений проверки затрат на производство и калькуляции себестоимости продукции является формирование мысли о соответствии оценки незавершенного производства.

Для этого контролёру необходимо проверить состояние учёта своевременность и правильность инвентаризации достоверность отражения результатов инвентаризации соблюдение установленных норм незавершенного производства если они приняты на предприятии и правильность их оценки.

Если в процессе хозяйственной деятельности предприятия имели место случаи приостановления изготовления ранее принятых заказов, контролёр должен проверить, как использовались запасы, которые остались, как определенные и отраженные в бухгалтерском учёте затраты по аннулированным заказам. Раздел 3. Автоматизация учета и контроля производственных запасов. Рациональное использование материальных ресурсов и снижение материалоемкости может быть обеспечено только в условиях функционирования современных средств вычислительной техники с использованием АРМ бухгалтера.

АРМ бухгалтера по учету запасов предназначен для принятия управленческих решений по вопросам производственных запасов. АРМ бухгалтера по учету материалов организуются на основе трехуровневого информационного обмена между ними рис. 3 . АРМ I категории склад, кладовая, цех и т. д. АРМ II категории бухгалтерия АРМ III категории управление предприятием Рис. 3.20. Схема взаимодействия подразделений предприятия в условиях функционирования АРМ бухгалтера На АРМ бухгалтера I категории осуществляется документальное оформление операций и первичное обработка данных по учету запасов, аналитический учет ведется по местам хранения производственных запасов, здесь создается информационная база - складская картотека, в которой отражается движение и остатки запасов приход, расход, списание, остатки на определенную дату или за определенный период времени.

Информацию по складской картотеке можно выдать на печать или на экран дисплея в виде карточки складского учета.

АРМ бухгалтера II осуществляется расчет и формирование выходной информации регламентного контрольного и справочного характера. На АРМ бухгалтера III категории формируются сводные данные для составления отчетности анализа, прогноза и принятия управленческих решений в целом по предприятию или отдельному структурному подразделению.

АРМ бухгалтера по учету производственных запасов тесно взаимосвязан с другими смежными АРМ бухгалтера и всей информационной системы предприятия рис. 3. 21 Информационная система предприятия АРМБ I категории склад, магазин и т.д. АРМБ II категории бухгалтерия, участок учёта материальных ценностей АРМБ III категории управление предприятием, сводный учёт АРМБ по учёту финансово отчётных операций АРМБ по учёту затрат на производство АРМБ по учёту готовой продукции Рис. 3. 21. Схема информационной увязки АРМ бухгалтера по учёту производственных запасов с другими АРМ бухгалтера и информационной системой предприятия.

При автоматизации учета производственных запасов особое внимание следует уделить автоматизированному контролю НСИ, который вместе с входным контролем должен составлять единую систему обеспечения достоверности обработки данных. Контроль выходных показателей основывается на семантических связях между результатными показателями и заключается в автоматической их проверке на ПЭВМ. Наиболее прогрессивным методом является автоматизированное формирование входной информации путем использования штрих - кодов, магнитных карт и т. д. Однако данная технология пока ещё применяется лишь на некоторых предприятиях.

На практике чаще всего встречается метод формирования входной информации на машинных носителях или путём использования бумажного первичного документа. Например, при заполнении документов на отпуск запасов вначале выдаётся справочная информация о наличии данных материалов на складе, а потом принимает решение о выписке ценностей. На основе сформированных данных автоматически производится формирование бухгалтерской проводки.

Конечным результатом решения всех задач по учёту материалов является формирование сведений о хозяйственных операциях различной степени обобщения, отражаемых на уровнях синтетического и аналитического учёта, а также формирование информации для управления производственными запасами. Группировка материалов на уровне синтетического учёта осуществляется по счетам и соответствующей экономической классификации материалов.

Такая группировка упрощает формирование синтетических показателей движения и остатков материалов. При этом регистры аналитического учета оформляются в виде удобных для восприятия машинограмм, которые могут выдаваться на печать, как в регламентированном режиме, так и по запросам. Упражнение работой АРМ бухгалтера по учету материалов выбор функций осуществляется автономно в диалоговом режиме с использованием многоуровневого меню. Головное меню АРМ бухгалтера I категории содержит следующие функции входная информация, нормативно-справочная информация, выходная информация, ведение информационной базы. Для функции Входная информация меню II уровня имеет вид приходный ордер оплата через банк, приходный ордер оплата чеком, приходный ордер возврат из подотчета, требование, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов на сторону частным лицам, контроль входной информации. Ввод данных с первичных документов является основной ежедневной работой, проводимой на АРМ бухгалтера I категории.

Режим ввода документов определяется функциональной директивой меню II уровня, после чего открывается окно для непосредственного ввода данных.

Вначале вводится вид операции, потом определяется номенклатурный номер материала. После его ввода на экран автоматически выдается код соответствующего счета, субсчета, затем определяется аналитические признаки материального счета.

При формировании входной информации осуществляется отображение реестра документов складского учета отдельно по каждому складу. Реестр включает в себя следующие данные дата проведения хозяйственной операции, вид документа, получатель, сумма по документу, корреспонденция счетов. При проверке проверяющий сличает количество первичных данных, проведенных по реестру, с количеством документов, которые фактически были проведены по складу. После набора НСИ и первичной информации необходимо перейти к расчету и формированию выходной информации.

АРМ бухгалтера I категории выдает следующий перечень машинограмм карточка складского учета материалов оборотная ведомость материальных ценностей справочная информация информация о переоценке материальных ценностей реестр первичных документов При выборе какой-либо машинограммы производится её автоматизированный подсчет и выдача на экран или печатное устройство выходной информации. Возможна выдача информации по предприятию, подразделению, материально-ответственному лицу. Карточка складского учета материалов отображает информацию в аналитическом разрезе материалов.

На основании первичных данных и данных, отраженных в карточке складского учета проверяющий бухгалтер имеет возможность проконтролировать наличие и движение производственных запасов. На месте хранения информации пользователь кладовщик, ответственные лица за хранение и отпуск материалов и т.п. и контролирующие лица бухгалтер, проверяющий имеют возможность получить справочную информацию для контроля и оперативного управления производственными запасами.

Особое значение для работы АРМБ имеют функции контроля на уровне входной информации введенных ранее данных. Путем автоматического формирования данных по необходимой форме и структуре контролер имеет возможность проанализировать данные за любой период времени год, месяц, декаду, день и т.д Автоматическое формирование необходимых данных осуществляется путем применения автоматизированного документирования хозяйственных операции.

При этом на экран выдается информация по следующим основным параметрам - структура первичного документа по заданному периоду - осуществление операции - определенный период времени день, месяц, квартал, год и т.д определенные показатели, отраженные в первичных данных - счета, субсчета и коды аналитического учета - наименование материалов и их кодов - информация по поставщикам в диапазоне дат - структурные подразделения склады, кладовые, цеха и т.п номера документов или диапазону номеров - материально ответственные лица - сроки поставок материалов - динамика цен на приобретенные материалы - допустимость корреспонденции счетов по учету материалов - сроки и правильность переоценки материалов - полнота входной информации.

Информация о наличии и движении материалов по каналам связи передается на АРМ бухгалтера II категории. Здесь дополняется недостающая информация, создается база данных бухгалтерских проводок. Выходная информация в условиях функционирования АРМ бухгалтера II категории отражается как в регламентном, так и в запросном режимах.

Основной регламентированной выходной информацией по учету производственных запасов, выдаваемой в виде машинограмм, видеокадров, справок, являются Инвентаризационная ведомость по наличию материальных ценностей Сводная ведомость по приходу материальных ценностей Сводная ведомость по расходу материальных ценностей Оборотная ведомость материальных ценностей Карточка подотчетного лица Ведомость отражения хозяйственных операций по учету материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета Ведомость переоценки материальных ценностей Ведомость начисления и списания износа МБП Ведомость поступления материальных ценностей в аналитическом разрезе Ведомость использования материальных ценностей Справочная информация и аудит учета материальных ценностей Прогнозирование использования материальных ценностей Ведомость показателей прибыли полученной от реализации материальных ценностей Прогнозирование запасов товароматериальных ценностей Реестр первичных документов Журнал учета отпуска материальных ценностей Информация, содержащаяся в машинограммах, должна сохранятся на магнитных носителях и в базе данных центральной ПЭВМ. В дальнейшем она используется для автоматизированного ведения отчетных регистров бухгалтерского учета.

Порядок оформления машинограмм должен обеспечивать юридическую силу документов и их соответствие требованиям архивного хранения и документальных проверок.

Для сохранности информации и в случае аварийных ситуаций следует предусмотреть хранение в течение требуемого периода дублей копий информации на технических носителях.