Документальное оформление и учет поступления основных средств. С целью определения стратегии и тактики эксплуатации основных средств в условиях меняющейся хозяйственной конъюнктуры рынка организуется учет наличия и движения основных средств.
Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств.
Поступление основных средств на предприятие происходит следующими способами - долгосрочными инвестициями в приобретаемые объекты основных средств приобретение - долгосрочными инвестициями в объекты строительно-монтажных работ, выполняемых подрядным и хозяйственным способом строительство, реконструкция, расширение - вкладом в условный капитал предприятия - безвозмездным получением объектов основных средств - арендой основных средств в том числе по лизингу - приобретением основных средств на условиях обмена - поступлением в виде вклада в совместную деятельность.
Учет поступления основных средств ведется в разрезе перечисленных классификационных групп и инвентарных объектов.
Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт накладная приемки-передачи основных средств форма ОС-1 , на каждый объект в отдельности.
Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица. В актах указывают наименование объекта, постройки выпуска, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, дату ввода в эксплуатацию, источник финансирования приобретения и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.
На недвижимость и транспортные средства должны быть оформлены документы, подтверждающие государственную регистрацию. Поступившее оборудование оформляется актом о приемке оборудования форма ОС-14 , а сдача его в монтаж - актом о приемке-передачи оборудования в монтаж форма ОС-15 . Выявленные дефекты в оборудовании отражаются в акте о выявленных дефектов в оборудовании форма ОС-16 . На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию паспорт, чертежи и прочее, относящуюся к данному объекту передают в технический отдел предприятия.
Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляет в двух экземплярах - для сдающей и принимающей основные средства стороны. Приемку законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений, оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов форма ОС-3 . В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией.
Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха отдела, участка в другой, а также их передаче из запаса со склада в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение основных средств форма ОС-2 . Она должна содержать фамилии, имена, отчество, должности сдатчика и получателя основание для перемещения основных средств название, инвентарный номер и краткую характеристику технического состояния объекта.
Накладную выписывает в двух экземплярах работник цеха отдела - сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке - основном регистре аналитического учета, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств. Основные средства пищевой промышленности имеют свои специфические особенности - многообразие оборудования - наукоёмкость оборудования множество операций требуют не только автоматизации производства, но и автоматизированного контроля за изготовлением продукции - высокая стоимость оборудования из-за сложности изготовления и применения высоколегированных и специальных металлов - высокий удельный вес в стоимости продукции - различие в производственной и технологической структурах - формирование и развитие производственных фондов на основе амортизации и инвестиции в новое строительство, на приобретение нового оборудования и его модернизацию.
На основе инвентарных карточек на поступившие и выбывшие объекты в бухгалтерии автоматически формируется ведомость движения основных средств.
Общий итог этой ведомости ежемесячно сверяется с оборотом по дебету и кредиту соответственно синтетических счетов 01 Основные средства , 02 Износ основных средств , 001 Арендованные основные средства. В зависимости от источников поступления основных средств в учете могут быть сделаны следующие записи - при поступлении основных средств в качестве вклада в уставной капитал на их согласованную стоимость дебетуется счет 08 Вложения во внеоборотные активы и кредитуется счет 75 1 Расчеты с учредителями по вкладам в уставной капитал. Затем делается проводка Дт 01 Кт 08. Данный порядок отражения в учете поступления основных средств введен с 2000 года в соответствии с Изменениями в Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств утверждены приказом Минфина от 28.03.00 32н - при приобретении за плату по договору купли-продажи бывших в эксплуатации основных средств делается запись только на фактическую стоимость их приобретения Дт 01 Кт 08 срок их полезного использования уменьшается на срок их эксплуатации у продавца - с 2000 года в связи с введением Положений по бухгалтерскому учету Доходы организации ПБУ 9 99 и Расходы организации ПБУ 10 99 , утвержденных соответственно приказами Минфина РФ от 06.05.99г 32н и 33н, полученные по договору дарения или в иных случаях безвозмездного получения объекты основных средств рассматриваются как доходы будущих периодов с последующим отнесением в размере амортизационных отчислений на финансовые результаты как внереализованные доходы.
При вводе объекта в эксплуатацию производятся записи Дт 08 Кт 98 2 Доходы будущих периодов по безвозмездно полученным активам и Дт 01 Кт 08 при наличие амортизации - Дт счетов учета производственных затрат Кт 02 Износ основных средств и одновременно в размере начисленной амортизации Дт 98 2 Доходы будущих периодов по безвозмездно полученным активам Кт 99 - выявление в процессе инвентаризации излишки основных средств приходуются по рыночной стоимости бухгалтерской записью Дт 01 Кт 99 Прибыли и убытки. Бухгалтерии необходимо определить причину возникновения излишка и виновных в этом лиц. Полноту и своевременность оприходования основных средств устанавливают путем сопоставления даты оприходования по счету 01 Основные средства с датами указанными в первичных документах.
Несвоевременное оприходование основных средств влечет за собой недоначисление износа, что приводит к искажению остаточной стоимости, себестоимости продукции и финансовых результатов деятельности организации.
С 2000 года принятие объектов основных средств и отражение их в учете должно осуществляться не только на основании акта приёмки-продажи основных средств ОС-1 , но и при наличие документов, подтверждающих государственную регистрацию основных средств.
Это относится, главным образом, к объектам недвижимости, на которые право собственности возникновение, ограничение, переход и прекращение в соответствии с Гражданским кодексом РФ ст.218,223 подлежит государственной регистрации.
Перемещение основных средств из одного структурного подразделения цеха, отдела в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение.
По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость машинограмму учета движения основных средств внутри организации.
В ЗАО Перелешинский сахарный завод основные средства поступают в результате капитальных вложений на строительство возведение или сооружение объектов основных средств и на приобретение за плату по договорам купли-продажи, при этом используется счет 08 Вложения во внеоборотные активы . 2.2.