Документы по оформлению движения основных средств

Документы по оформлению движения основных средств. Каждая запись на счетах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов, которые фиксируют факт совершения той или иной финансовой или хозяйственной операции.

При учете основных средств и их движения в организации должна быть разработана рациональная система документооборота.

Приказом или распоряжением по организации необходимо определить круг лиц, на которых возлагается ответственность за сохранность и перемещение объектов основных средств, за правильное и своевременное оформление этих операций, определить должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов на приобретение, ввод в эксплуатацию, перемещение и списание основных средств.

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете 129-ФЗ первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты наименование документа формы, код формы дату составления наименование организации, от имени которой составлен документ содержание хозяйственной операции измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники. Согласно п. 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете 129-ФЗ и п. 5 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных типовых форм первичной учетной документации.

Документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах и утверждаемые организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с вышеизложенными требованиями.

Несоблюдение всех этих требований в частности, отсутствие в первичных учетных документах хотя бы одного из обязательных реквизитов означает ведение бухгалтерского учета с нарушением установленного порядка и может стать причиной применения к организации финансовых санкций.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. 71 а Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве с 1 января 1998 г. для учета непосредственно основных средств действуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации формы Наименование формы ОС-1 Акт накладная приемки-передачи основных средств ОС-3 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов ОС-4 Акт на списание основных средств ОС-4а Акт на списание автотранспортных средств ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств ОС-14 Акт о приемке оборудования ОС-15 Акт приемки-передачи оборудования в монтаж ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования АКТ НАКЛАДНАЯ приемки-передачи основных средств форма ОС-1 . Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем - приобретения за плату у других организаций - строительства хозяйственным или подрядным способом - получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование - внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал - получения в хозяйственное ведение или оперативное управление - взятия в аренду с последующим выкупом - поступления по акту дарения - передачи в совместную деятельность и доверительное управление - передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Документ применяется для учета ввода объектов в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством оформляться в особом порядке, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи основных средств со склада из запаса в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.

При оформлении приемки основных средств акт накладная составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением приказом руководителя организации. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Акт накладная после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт накладная выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика.

Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй - структурному подразделению организации-сдатчика.

Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним организациям оформляется актом накладной, на основании данных которого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке учета основных средств форма ОС-6 . АКТ приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов форма ОС-3 . Применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.

Акт, подписанный работником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производившего ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию организации.

Акт подписывается главным бухгалтером бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах.

Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передают организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

АКТ на списание основных средств форма ОС-4 . Применяется для оформления полного или частичного списания основных средств кроме автотранспортных средств. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п. Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т.п. отражаются в разделе Справка о затратах, связанных со списанием основных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания. АКТ на списание автотранспортных средств форма ОС-4а. Применяется для оформления списания автотранспортных средств.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Первый экземпляр, с документом, подтверждающим снятие с учета в ГИБДД, передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Затраты по списанию, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания. Инвентарная карточка учета основных средств форма ОС-6 . Применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов.

В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию.

В разделе Краткая индивидуальная характеристика объекта записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, ограничиваясь двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.

Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.

При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции модернизации, достройки и дооборудования прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный модернизированный, дооборудованный, достроенный объект в целом, заменяют новой.

Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Опись инвентарных карточек учета основных средств форма ОС-7 . Эта форма применяется для регистрации инвентарных карточек, открываемых при аналитическом учете основных средств.

Записи ведут по классификационным группам основных средств. Карточка учета движения основных средств форма ОС-8 . Необходима для учета движения основных средств по классификационным группам заполняется на основании данных инвентарных карточек по соответствующим группам основных средств и сверяется с данными синтетического учета.

Инвентарный список основных средств по месту их нахождения форма ОС-9 . В этой форме ведется пообъектный учет в местах нахождения эксплуатации основных средств по материально ответственным лицам.

АКТ о приемке оборудования форма ОС-14 . Форма ОС-14 применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией.

При осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии входит также представитель подрядной монтажной организации.

В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта. В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад Акт о приемке оборудования форма ОС-14 является предварительным, составленным по наружному осмотру.

АКТ приемки-передачи оборудования в монтаж форма ОС-15 . Передача оборудования монтажным организациям оформляется Актом приемки-передачи оборудования в монтаж форма ОС-15 . АКТ о выявленных дефектах оборудования форма ОС-16 . На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования форма ОС-16 . Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В унифицированные формы первичной учетной документации кроме форм по учету кассовых операций, утвержденные Госкомстатом РФ, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом РФ унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменений включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

В приложении 5 рассмотрено составление акта о приемке оборудования форма ОС-14 в приложении 6 рассмотрено составление акта приемки-передачи основных средств форма ОС-1 в приложении 7 рассмотрено заполнение инвентарной карточки учета основных средств форма ОС-6 на предприятии ООО ЭЛЛИНГ . 2.2.