Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента

Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента. В управленческой практике информационная система или система информационного обеспечения - это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.

В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО 1. Функциональный подход. Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по приобретению и обработке информации.

Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными. Система имеет свои минусы Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.

Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации. 2. Системный подход. Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую группу технических работников аппарата управления.

Выявлены свои плюсы Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители. Возможность многократного использования информации. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных компонента 1. Банк данных 2. Подсистема планирования - обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов. 3. Подсистема слежения - направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.

Информационная система состоит из определённых компонентов Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности Материальные ресурсы - носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.

Каналы циркулирования информации. Информационная система - человеко-машинная система. Основные её показатели ь Данная система характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность ь Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий фактор.

Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек - это и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО. Информационные системы могут быть квалифицированы по различным признакам Централизованные например, интегрированная ИС Децентрализованные организационно-функциональные. Комплексные обеспечивают весь спектр информационных действий Локальные обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы. ИС должны соответствовать ряду требований 1. достоверность и точность информации 2. своевременность получения информации 3. полнота информации 4. полезность информации.

Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений канал распространения слухов. В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме.

В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно. С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано Распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи.

Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения. Опыт зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы.

Эти проблемы носят типичный характер. Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне организационном и техническом. Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям. Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, что o Руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб. o Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.

Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения. o Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства. o Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников.

Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии. o Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.

По мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться при участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. 16 Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология. Технология - это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий 1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных 2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК. Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д. 1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ.

Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов.

Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы. 2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации.

Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать. 3. Формирование БД. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений.

Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов Система хранения и обновления данных Вопрос об основной увязке данных Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД. Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями.

Создание БД - резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности. 4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС - необходимое условие. Создание автоматизированной ИС - изменение методов и принципов работы 1. Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления.

Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники. 2. Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание АИС должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций. 3. Принцип непрерывного подхода. 4. Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками. 5. Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого.

Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения. Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего внедрения, развития и использования современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов. 11 2.3.