Обзор литературы

Обзор литературы. Поиск литературы по данной теме был в значительной мере затруднен. Ввиду технологического отставания России описываемому вопросу было посвящено малое количество публикаций. Основой исходной информацией явились статьи из периодической литературы, посвященной информационным технологиям.

Первым рассмотренным источником были Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. В разделе 8.4, касающемся использованию Internet, дана информация о том, что такое электронное сообщение, электронная почта, и другие базовые понятия. Раздел отличается лаконичностью описания вопроса использования Internet, минимальное количество предоставленной информации говорит о том, что в момент написания ГОСТа не рассматривалось широкое использование электронных средств документооборота.

В описании формирования адреса имеется некоторая неоднозначность. Написано Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным номером пользователя, и домена, который описывает место компьютер или локальную систему, где этот почтовый ящик находится. Первой неточностью является то, что адрес выбирается абонентом независимо от регистрационного номера, более того, их совпадение представляет собой уязвимое место с точки зрения безопасности информации.

Вторая неточность заключается в том, что, во-первых, не каждый домен определяет физическое положение сервера это относится к доменам первого уровня COM, ORG и т.д и, во-вторых месторасположение пользователя никак не зависит от месторасположения сервера. В общем, впечатление о книге положительное, но ее ценность, как и ценность любого набора определений, с практической точки зрения минимальна.

Вторым предполагаемым источником оказался учебник Организация работы с документами. В разделе об автоматизации делопроизводства дана классификация средств автоматизации с описаниями особенностей и возможностей. В других разделах кратко описываются технологии электронной почты, гипертекста, построения компьютерных сетей. Более объемными и содержательными объектами, отобранными при поиске, стали статьи из специальных изданиях, посвященных компьютерным технологиям.

Значительная часть из них имеют один большой общий недостаток избыточность информации коммерческого характера ввиду использования в качестве источников материалы западных периодических изданий. Каждую излагаемую мысль авторы статей считают должным подтвердить двумя- тремя ссылками на данные экспертов. Наиболее полное и конкретное рассмотрение проблемы встретилось в статье Системы управления документами на основе web-технологий, опубликованной в журнале Computer Week 0797. Internet в целях создания системы управления документами. Излагается концепция использования web-технологии, без применения посторонних программных продуктов. В том же номере журнала имеется еще одна статья, описывающая вопросы безопасности использования глобальной сети. Оба эти источника, за исключением насыщенности экономическими данными, заслуживают хорошей оценки.

Статья Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet из журнала Сети 042000 рассказывает о реализации подхода к использованию web-технологии, отличного от описанного в предыдущем источнике.

Не вдаваясь в подробности, можно сказать, что речь идет об использовании программных продуктов, основой которых является интеграция с Internet. Недостатком статьи, с точки зрения рассматриваемой проблемы, является чрезмерный акцент на специфические возможности приложений, работающих под управлением Lotus DominoNotes, используемые в системе Госстандарта, но абсолютно бесполезные для иных пользователей. Для организации электронного документооборота в рамках большой организации мало одной лишь системы управления, а нужны еще и средства хранения электронных документов.

Информация по этому вопросы была найдена в статье Концепция построения электронного архива, журнал Открытые системы0197. В отличие от многих других, в ней отсутствовали финансовые данные. Статья отличается четкостью анализа проблемы, ясной формулировкой предлагаемых решений и выводов. Большое внимание уделено технической стороне вопроса.

Также в качестве источника была взята статья Концепция системы автоматизации отечественного документооборота, журнал Открытые системы 0197. В ней в доступной форме описана суть проблемы автоматизации документооборота в российских условиях, дана классификация систем автоматизации работы с документами. коммерческая направленность статьи не является препятствием корректному изложению существа рассматриваемого вопроса. К недостаткам можно отнести ее некоторую неактуальность ввиду наличия устаревших данных, что сказывается в форме недостаточного внимания к web-технологиям по причине их недоразвитости на момент написания статьи.

Классификация средств электронного документооборота, Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов Системы управления документами, точнее с файлами документов на машинных носителях.

Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации. Системы, основанные на архитектуре клиент-сервер, состоят из 4 основных элементов центрального приложения, расположенного на сервере клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного на сервере данных собственно документов, представленных в виде файлов различных типов текст, изображение, хранящихся на сервере или рабочей станции. Управление документами.

Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.