Внутренняя и внешняя среда организации

Внутренняя и внешняя среда организации. Целостность организации и ее открытость как системы обусловливают четкое разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими. Поскольку организация создается людьми, то все ее элементы и связи в той или иной мере имеют переменный характер.

К переменным внутренней среды организации относятся структуры производства, управления, цели и задачи управления, технологии, люди. Структуры организации определяются логическим и количественным соотношением элементов системы и уровней управления.

Управляемость организации определяется соотношением числа руководителей и подчиненных, числом людей, которые подчиняются одному руководителю, а также взаимоотношением времени принятия решений с временем перехода объектов управления в различные состояния, в том числе и прогнозируемые. Управляемость, кроме того, зависит и от технологии. Технология это любое средство регламент, алгоритм, механизм, с помощью которого входящие в производство или орган управления элементы преобразуются в выходящие.

Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды организации инфраструктура, т. е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.

Организационная культура представляет собой систему норм и ценностей, которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности и личности характер, взгляды, способности, образование и др. и от установок и ценностей в организации, зависящих также от многих факторов, включая руководителей организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации рис. 2. Важный элемент культуры это ценности, т. е. общие убеждения по поводу того, что хорошо, что плохо или что безразлично в жизни.

Ценности приобретаются при воспитании, образовании, социальных контактах и т. п. Рис. 2. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности. Организационная культура помогает решить задачи координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы профилирования, позволяющего обрести характерное отличие от других предприятий привлечения кадров путем пропагандирования в среде претендентов на рабочие вакансии преимуществ своего предприятия.

Любая организация обладает сильными и слабыми сторонами, в том числе и в организационной культуре. Слабости необходимо преодолевать, используя имеющиеся сильные стороны. В любом случае нужны коллективные мероприятия культурной направленности, в ходе которых с определенной осторожностью выясняется соответствие основных рычагов принятия решений собственной культуре, осуществляется их взаимная притирка и критически решается вопрос о стратегической адекватности внутрифирменной культуры.

SWOT-метод изучения сильных Strengths и слабых Weakness сторон организации, ее возможностей Opportunities и угроз Threats со стороны окружения. Таблица 2. Анализ факторов внутренней среды предприятия.

Факторы внутренней средыОценка качестваВажность54321ВысшаяСредняяНиз шая1. МАРКЕТИНГ1.1. Известность компании на рынке1.2. Доля рынка1.3. Репутация в отношении качества1.4. Репутация в отношении обслуживания1.5. Реклама1.6. Эффективность продаж1.7. Эффективность НИОКР1.8. Месторасположение2. ФИНАНСЫ2.1. Стоимость капитала2.2. Доступность капитальных ресурсов2.3. Доходность капитала2.4. Финансовая стабильность3. ПРОИЗВОДСТВО 3.1. Современное оборудование 3.2. Удовлетворение покупательского спроса3.3. Соблюдение сроков поставок3.4. Ассортимент продукции3.5. Затраты на производство3.6. Технический уровень производства4. ОРГАНИЗАЦИЯ4.1. Квалификация руководства4.2. Малый штат сотрудников4.3. Квалификация и способности менеджеров4.4. Реакция на изменение рыночной ситуации4.5. Преданность работе сотрудников4.6. Инициативность руководства 4.7. Оперативность принятия решений Таблица 3. Матрица анализа сильных и слабых сторон ЗАО СКЦ Оценка качестваОчень слабоеСлабоеНейтральноеСильноеОчень сильноеВажностьВысшая1.4 2.1 3.2 3.4.1.5 4.31.3 4.7.2.4.Средняя4.2.1.6 4.1 4.4.1.2.3.1 3.3 4.6.1.1.Низшая1.7, 1.82.2 3.5.2.3 3.6 4.5. Вывод Как видно из матрицы анализа слабых и сильных сторон, слабые стороны предприятия преобладают над сильными.

Надо отметить, что самыми проблемными факторами являются те, которые расположены в верхнем левом углу матрицы проблемной области, это 1.4 2.1 3.2 3.4 4.2 1.5 4.3 1.6 4.1 4.4. Таблица 4. Итог анализа деятельности ЗАО СКЦ ФакторыСильные стороныСлабые стороныПоследствияМАРКЕТИНГИзвестность компании на рынке, занимает весомую долю рынкаНизкий уровень обслуживания, низкая эффективность НИОКР, невысокая репутация в отношении качества, средняя эффективность продаж, имеет неудобное месторасположение, недостаточная рекламаПадение уровня продаж, возможно, потеря клиентовФИНАНСЫВысокая доходность капитала, финансовая стабильностьНевысокая стоимость капитала, доступность капитальных ресурсовБлагополучное финансовое состояние фирмыПРОИЗВОДСТВОВысокотехнологичное современное оборудование, своевременная поставка продукции Очень скудный ассортимент продукции, большие затраты на производство, невысокая степень удовлетворения покупательского спросаПотеря клиентов, увеличение стоимости продукции ОРГАНИЗАЦИЯИнициативное руководство, достаточно преданные организации работникиНедостаточная квалификация руководства, среднего уровня и ниже квалификация и способности менеджеров, низкая реакция на изменение рыночной ситуации, больше необходимого число сотрудниковНесокординированная работа фирмы Вывод Неважные показатели в сфере маркетинга.

Желательно скорейшее изменение сложившейся ситуации.

Сильные стороны финансового фактора несколько превосходя слабые, необходимо отметить, что к преимуществам сильных сторон относится финансовая стабильность предприятия.

Главный изъян - в производственном факторе недостаточный ассортимент продукции, это приводит к тому, что компания не может полностью удовлетворить покупательского спроса. Существенным минусом организационного фактора является недостаточная квалификация руководства и менеджеров фирмы.

Необходимо повышение квалификации в первую очередь менеджеров, а также руководства фирмы.

Успех организации в значительной степени зависит от учета внешних факторов. Как был отмечено выше, объектом и предметом исследования маркетинга и как функции управления, и как части органа управления служат факторы внешней рыночной среды. С возникновением и развитием маркетинга руководители постоянно расширяют спектр требующих учета воздействий внешней среды.

На рис. 3 приведены элементы среды прямого и косвенного воздействия. В среде прямого воздействия главное это рынок и законы, его регулирующие. Важно учитывать, что предприятие и рынок представляют собой две различные по своей природе формы координации экономической деятельности. Внутри предприятия отсутствуют рыночные отношения, их можно лишь имитировать для повышения эффективности производства.

При рассмотрении внешней среды и ее влияния на организацию и экономику в целом в последнее время все больше учитывают влияние неэкономических факторов социокультурные факторы и др. на экономические процессы. Рис. 3. Элементы среды прямого и косвенного воздействия. Таблица 5. Анализ факторов внешней среды предприятия. Факторы внешней средыОценка качестваВажность54321ВысшаяСредняяНиз каяФАКТОРЫ ПРЯМОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ1. ПОКУПАТЕЛИ1.1. Крупные клиенты1.2. Мелкие клиенты1.3. Угроза неплатежа со стороны покупателя1.4. Угроза потери покупателя1.5. Важность появления нового покупателя1.6. Возраст покупателя1.6.1. от 16 до 25 лет1.6.2. от 26 до 45 лет1.6.3. от 46 до 55 лет1.6.4. от 56 и старше2. КОНКУРЕНТЫ2.1. Преимущества2.2. Слабость2.3. Борьба с конкурентами3. ПОСТАВЩИКИ3.1. Надежность3.2. Необходимость поиска нового поставщика3.3. Репутация 3.4. Цены поставок 4. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА4.1. Устойчивость законов, по которым работает фирма4.2. Возможность появления новых законов4.3. Субсидии4.4. НалогиФАКТОРЫ КОСВЕННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ5. Уровень социально-экономического развития6. Уровень научно-технического развития экономики7. Уровень научно-технической развития отрасли8. Экономические кризисы внутри страны Таблица 6. Список основных угроз и возможностей УгрозаВозможностьПоследствия для фирмыВозможные меры для избежания угрозы или неиспользования возможностейПотеря клиентаФинансовые потери, в случае потери крупного клиента значительные возможно, уменьшение зплаты сотрудников или сокращение штата.

Падение репутации фирмы Всевозможные меры для удержания клиента скидки, дополнительные услуги.

Поиск альтернативных решений проблемы с клиентомПоявление клиентаДополнительный рынок сбыта, дополнительный источник поступления финансовых средствСкидки, рассрочки платежа, дополнительные услуги, заключение договора на длительный срок. Различного рода стимулирование для заключения сделки. Преимущества конкурентовПотеря клиентов как существующих, так и потенциальных потеря занимаемой доли рынкаНахождение и устранение причин отставания от конкурентов.

Постараться обойти конкурента другими преимуществами. Слабость конкурентовУвеличение занимаемой доли рынка, появление новых клиентовПостараться упрочить свои позиции на данной нише рынка.

При очень бедственном положении конкурента, предложить ему объединиться для устранения других конкурентовПотеря поставщикаСрыв поставок, финансовые убытки, потеря клиентов, падение авторитета фирмы, поиск нового поставщикаУлучшение деловых отношений, рассмотрение и, если возможно, решение существующей проблемы иметь контракт с поставщиком на экстренные заказыПоявление поставщикаВыбор между поставщиками, наиболее приемлемых условий для заключения контрактов Перезаключение договоров имеет смысл делать только тогда, когда новый поставщик имеет хорошую репутацию или значительно более выгодные условия для сотрудничества.

Введение дополнительных налоговПовышение стоимости продукцииПопытка получения налоговых льготПредоставление государством субсидийСнижение стоимости продукции, расширение предприятия и увеличение объемов производстваПопытка получения новых субсидий Вывод практически любая угроза ведет за собой цепь негативных факторов, конечным звеном которой всегда являются финансовые убытки, а вслед за этим и, возможно, падение репутации фирмы.

И наоборот, любая возможность дает фирме шанс упрочить свое место на рынке, а также, при возможности, продвигаться дальше. Вывод по SWOT-анализу Таким образом, проведя SWOT-анализ, мы пришли к выводу, что данная структура организации не удовлетворяет ее потребностям, вследствие чего структура подлежит реорганизации.

Для чего будет утверждено новое штатное расписание, в котором на коммерческого директора дополнительно будут возложены обязанности инспектора по кадрам, в связи с чем, будет увеличен должностной оклад. А также будет исключена должность менеджера по продажам и введены две новые должности менеджер по продажам закупкам компьютеров и менеджер по продажам закупкам оргтехники и периферии.

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО СКЦ Иванов А.А. Штат предприятия ЗАО СКЦ с 01.01.2000 ппНаименование должностейКоличество штатных единицОкладЗплата с ЛКС80 и РК401Директор1210046202Главный инженер1190041803Коммерческий директор1170037404Главный бухгалтер1160035205Менеджер по продажам1130028606Инженер-электронщик513 0028607Инженер-программист3120026408Бухг алтер1120026409Бухгалтер- кассир190019801 0Инспектор по кадрам11200264011Секретарь-делопроиз-ль1 8001760 Дополнение к штату с 01.01.2000 ппНаименование должностейКоличество штатных единицОкладЗплата с ЛКС80 и РК40IИСКЛЮЧАЮТСЯ1Коммерческий директор1170037402Менеджер по продажам1130028603Инспектор по кадрам112002640IIДОБАВЛЯЮТСЯ1Коммерчески й директор1185040702Менеджер по продажам закупкам компьютеров1150033003Менеджер по продажам закупкам оргтехники114003080 Проведя SWOT-анализ и введя новое штатное расписание, перестроим оргструктуру ЗАО СКЦ, которая будет выглядеть следующим образом Рис. 4. Реорганизированная структура ЗАО СКЦ Из реорганизованной структуры видно, что две новые введенные должности менеджеров будут ориентированы на определенную продукцию компьютеры и оргтехнику, что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы устранению дефицита ассортимента.

А также, был реорганизован отдел программистов по принципу специализации.