Управление и контроль

Управление и контроль. В разделе дается описание концепции и структуры управления проектом или организационная схема по структуре предприятия, а также как будут распределены роли между основными членами управленческой команды и как они взаимодополняют друг друга. Здесь необходимо привести схему организационной структуры компании.

Инвесторы, зарубежные партнеры хотели бы видеть управленческую команду, в которой были бы на равных представлены как административные навыки, так и навыки в управлении финансами, маркетингом, производством.

Важной функцией управления является функция предприятия, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, определении порядка и условий его функционирования.

Функция организации реализуется двумя путями через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управления предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления. Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке.

Оперативное управление тесно связано с текущим планированием. Разработка оптимальной организационной структуры управления является решающим моментом для компании, стремящейся реализовать поставленные цели. Соответствие структуры управления фирмой поставленным целям определяет степень успеха компании на рынке. Поэтому разработка оптимальной структуры управления компанией является одним из ключевых моментов бизнес-плана.

Под организационной структурой предприятия понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение задач и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию компании. Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением - их целей - условий работы и стимулирования - распределения ответственности между руководителями - выбором конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений - организации информационных потоков - выбора соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функции подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков.

Основной задачей здесь является повышение эффективности управления. Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределении между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Организационные структуры управления производственными предприятиями отличаются большим разнообразием и определяющиеся многими объективными факторами и условиями. Предприятие ООО Эдельвейс относится к малым предприятиям. В настоящее время на предприятии выпускается фасованное коровье молоко и планируется к выпуску фасованное соевое молоко, в дальнейшем предполагается освоить выпуск других соевых продуктов молочного типа. Предприятие ориентированно на локальный рынок и в перспективе на региональный рынок.

Организационная структура фирмы и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями. Так, на данный момент структура управления ООО Эдельвейс выглядит, как показано на рис. 2.1. Такая структура до последнего времени соответствовала целям и задачам деятельности компании, поскольку заказы на производство продукции поступают в компанию напрямую от крупных покупателей.

Таким образом, можно сказать, что предприятие работало на заказ. Такая ситуация делала нецелесообразным содержание в штате коммерческого подразделения службы сбыта или маркетинга, которое бы занималось поиском клиентов. Эту работу осуществлял сам директор, имеющий широкие связи и контракты с потенциальными заказчиками. Небольшие мощности предприятия также делали невозможным резкое увеличение объемов производства для реализации продукции широкому кругу потребителей.

При условии начала реализации проекта, предлагаемого в бизнес-плане - производство фасованного соевого молока, существующая структура должна быть коренным образом изменена и адаптирована к рыночным условиям. Для успешного проведения этого процесса в большинстве случаев необходимо привлечение специалистов в области менеджмента и маркетинга. Адаптация к рыночным условиям, на наш взгляд, выражается, прежде всего, в появлении в структуре компании должности маркетинг-директора, функционирующего на правах заместителя директора.

Маркетинг-директор должен стать ключевой фигурой в компании, взяв на себя всю полноту ответственности за реализацию производимой фирмой продукции. Необходимость включения в структуру управления ООО Эдельвейс должности маркетинг-директора диктуется несколькими основными причинами - выход на массовый рынок большое количество единичных покупателей, желающих приобрести товар - увеличение объемов производства продукции - перспективное расширение географических границ рынка.

Эти причины предопределяют необходимость введения в практику деятельности компании следующих мероприятий построение торгово-распределительной сети и системы товародвижения, сбор и анализ рыночной информации, планирование ассортимента продукции, поиск новых возможных направлений диверсификации деятельности фирмы, организация мероприятий по рекламе, паблик рилейшинз, стимулирование сбыта и т.п. Для ООО Эдельвейс предлагается структура управления, предложенная на рис. 3. Предлагаемая структура коренным образом отличается от прежней. Во-первых, появление службы маркетинг-директора предполагает использование компанией концепции маркетинга, что ориентирует фирму на удовлетворение потребностей.

Удовлетворение потребностей должно стать основной целью деятельности компании, а реализуется оно через комплекс мероприятий, включающих исследование рынка и потребителей, анализ конкурентной среды, ориентацию на новшества и изобретения, разработку эффективной стратегии маркетинга. Рис. 3. Предлагаемая структура управления ООО Эдельвейс Разделение службы маркетинг-директора на 2 отдела - сбыта и маркетинга целесообразно для сосредоточения сил сотрудников на разных функциях маркетинговой деятельности.

Отдел маркетинга должен взять на себя задачи - организация регулярного поступления и сбора информации о рынке, внутреннем состоянии предприятия, о развитии спроса, потенциальных клиентах и т.п разработка эффективных маркетинговых стратегий, адаптированных к существующим рыночным условиям, включающих товарную и ассортиментную политику, ценовую стратегию, стратегию сбыта и коммуникаций - организация эффективной рекламы и мероприятий по стимулированию сбыта.

Служба сбыта, в свою очередь реализует функцию сбыта и распределения, в задачи которой входит - организация эффективной сбытовой сети по региональному принципу - организация строгой системы отчетности, контролирующей выполнение всех заказов от поиска клиента и заключения договора за доставку продукции и оказания послепродажного обслуживания - организация эффективной транспортировки продукции и ее доставки клиентам в кратчайшие сроки и с высоким качеством доставки.

Появление в структуре компании отдела НИОКР также определяется ориентацией компании на рыночные отношения. Основными задачами этой службы являются - организация эффективных научно-исследовательских работ в области интересов компании - разработка новых эффективных характеристик, разработка новых модификаций и т.п. Таким образом, численность персонала компании значительно возрастает, что ведет к усложнению управления единицами. 7. Анализ рисков.

В разделе описывается вероятность наступления неблагоприятного события, которое может привести к потере части ресурсов предприятия, сокращению доходов или появлению дополнительных расходов в результате производственной и финансовой деятельности. Поэтому при разработке бизнес-плана должны быть учтены возможные изменения рыночной ситуации. Проводят качественный и количественный анализ риска.

Задачей первого является определение факторов риска и этапов работ, при выполнении которых возникает риск. Количественный анализ предполагает определение доли факторов риска, что является более сложной задачей. В результате определения чувствительности проекта к критическим факторам в процессе проектирования разрабатываются мероприятия по уменьшению риска, и устанавливается оптимальный вариант реализации проекта Рынок и маркетинг являются решающими факторами для всех фирм. Самые гениальные технологии оказываются бесполезными, если на них нет своих покупателей.

Поэтому данный раздел бизнес-плана является наиболее трудным для написания. Необходимо убедить инвесторов и кредиторов в существовании рынка для товара и показать, что предприниматель может продать свою продукцию на нем. В предпринимательской деятельности всегда существует опасность того, что цели, поставленные в плане, могут быть полностью или частично не достигнуты.

Из всего перечня рисков особое внимание уделяется финансово-экономическим рискам, классификация и влияние которых отражены в табл. 7. Таблица 7. Финансово-экономические риски Виды рисковОтрицательное влияние на прибыльНеустойчивость спросаПадение спроса с ростом ценПоявление альтернативного продуктаСнижение спросаСнижение цен конкурентовСнижение ценУвеличение производства у конкурентовПадение продаж или снижение ценРост налоговУменьшение чистой прибылиПлатежеспособность потребителейПадение продажРост цен на сырье, материалы, перевозкиСнижение прибыли из-за роста ценЗависмость от поставщиков, отсутствие альтернативыСнижение прибыли из-за роста ценПроанализировав виды рисков можно сказать, что - неустойчивость спроса маловероятна, потому что соевая продукция конкурентов пользуется большим спросом даже, несмотря на низкое ее качество, и мировые тенденции говорят о том, что этот рынок является бурно развивающимся и имеет большую емкость, и кроме этого в структуре прибыли предприятия имеется большой запас для снижения отпускных цен и тем самым восстановления прежних объемов продаж - появление альтернативного продукта имеет большую вероятность из-за отсутствия конкуренции в данном сегменте рынка, но предприятие после освоения производства соевого молока планирует производить целый ряд соевых продуктов и, таким образом, диверсифицировать свою прибыль и спрос - снижение цен конкурентов и снижение цен на данный тип продукта также имеет большую вероятность но, как говорилось выше, стратегия предприятия направлена на создание продукта-лидера по качеству, что подразумевает определенный уровень цен, характеризующих это качество диверсификация деятельности предприятия позволит решить проблему снижения цен - увеличение производства у конкурентов также имеет большую вероятность, мера противодействия создание продукта с новыми потребительскими качествами - рост налогов маловероятен, но даже в случае этого события предприятие будет акцентировать внимание на налоговом планировании своей деятельности - платежеспособность потребителей в современной ситуации достаточно низкая, но, как отмечалось выше, предприятие имеет возможность снизить отпускные цены и увеличить объемы продаж - рост цен на сырье, материалы и перевозки имеет большую вероятность, так как большинство предприятий индексируют свои цены в соответствии с ростом курса доллара, но в настоящее время на рынке сырья, материалов и перевозок имеется большая конкуренция и всегда можно найти оптимальное решение этой проблемы - зависимость от поставщиков, отсутствие альтернативы имеет малую вероятность по причинам указанным выше. 8. Финансовый план Раздел просчитывается по результатам прогноза производства и сбыта продукции.

Здесь наряду с прогнозируемым движением денежных потоков поступлениям и выплатам должно быть подробно описано текущее финансовое состояние предприятия при условии, что проект реализуется на действующем предприятии.

Обычно финансовый раздел представлен тремя основными документами 1. балансовой ведомостью 2. отчетом о прибылях и убытках 3. отчетом о движении денежных средств В этом разделе бизнес-плана обобщают все предшествующие материалы разделов бизнес- плана и представляют их в стоимостном выражении.

Финансовый план предполагает выполнение следующих расчетов - распределение чистой прибыли планирование средств фондов накопления и потребление табл. 8 - расчет доходов и затрат табл. 9 - прогнозный баланс активов и пассивов предприятия табл. 10 - расчет показателей финансово-экономической деятельности предприятия табл. 11. Распределение чистой прибыли осуществлено исходя из отчислений в фонд накопления в размере 90 и фонд потребления 10 чистой прибыли.

Такое распределение обусловлено тем, что ООО Эдельвейс является предприятием, требующим развития своей материально-технической базы. Планирование выручки от реализации осуществляется с учетом времени поступления денежных средств на счет предприятия за отгруженную продукцию 3 дня. При планировании затрат на сторону следует учитывать также, как и при планировании денежных средств, время их уплаты предприятием продолжительность нормальной кредиторской задолженности поставщикам, бюджету и др. 3 дня, поставщикам - 15 дней, бюджету и банку - 9 дней оплата труда с начислениями.

Прирост устойчивых пассивов на 2002 г. рассчитывается следующим образом. Кредиторская задолженность по оплате труда Кзп Кзп ФОТ 9 360 7920 297 9 360 272. Кредиторская задолженность по бюджету Кб Кб НЛ Д 360 106364 15 360 4432, где НЛ сумма налогов 391646267138 106364. Кредиторская задолженность поставщикам Кп за сырье, материалы, топливо и прочие услуги Кп СМ Д 360 139961 3 360 1166, где СМ общая сумма расходов на сырье, материалы, топливо и др. услуги. Кредиторская задолженность банку К за пользование кредитом Кб Скр Д 360 37500 15 360 1563, где Скр размер уплаты за кредит 125000 0,3 37500. Итого устойчивых пассивов на конец 2001 года 2724432116615637433 грн. Устойчивые пассивы на начало 2001 года норматив оборотных средств на 2001 год 1112, прирост устойчивых пассивов в 2001 г. 7433 1112 6321. Размер устойчивых пассивов в 2002 году 6634. Кзп 272 Кб 90222 15 360 3759 Кп 124861 3 360 1041 Кб 37500 15 360 1563. Прирост устойчивых пассивов в 2002 году 6634 7433 - 799. Устойчивые пассивы в 2003 г. 6310. Кзп 272, Кб 3492 Кп 983 К - 1563. Прирост устойчивых пассивов в 2003 г. 6310 6634 - 324. Погашение долгосрочного кредита планируется в течение 3 х лет равными долями 243926 3 41667 грн. Основными источниками формирования средств фонда накопления являются амортизационные отчисления, отчисления от чистой прибыли, прирост устойчивых пассивов, долгосрочный кредит банка только в 2001 г Средства этого фонда использовались на уплату процентов за пользование долгосрочным кредитом, на приобретение основных фондов только в 2001г на погашение долгосрочного кредита банка согласно кредитному договору начиная с 2001 г. Фонд потребления в динамике увеличивается с 80006 грн 2001 г. до 93533 грн в 2003 г т.к. использование средств этого фонда пока не планируется см. табл. 8. Таблица 8. Распределение чистой прибыли ппНаименование показателейГоды2001200220031 2345Фонд накопления1. Чистая прибыль7273370126651362.Источники формирования средств фонда накопления2.1Остатки средств фонда на начало планируемого периода-937871698892.2Амортизационные отчисления2844021920168922.3Отчисления от чистой прибыли 906546063223586222.4Прирост устойчивых пассивов6321 2.5Долгосрочный кредит банка по условию, но не более потребности в основных фондах125000 3.Всего источников2979542490562519174.Направлени я использования средств фонда накопления4.1Уплата процентов за пользование долгосрочным кредитом3750037500375004.2Затраты на приобретение основных фондов125000 4.3Затраты на прирост оборотных средств 4.4Погашение долгосрочного кредита416674166741667Продолжение табл. 81 23455.Всего затрат20416779167791676.Излишек средств93787169889172750Фонд потребления1.Чистая прибыль7273370126651362.Источники формирования средств фонда потребления2.1Остатки средств фонда на начало планируемого периода-80006870192.2Отчисления от чистой прибыли 107273701365142.3Прочие поступления 2.4Фонд оплаты труда 3.Всего источников8000687019935334.Направления использования средств фонда потребления 4.1Оплата труда 4.2Долевое участие в строительстве жилого дома для сотрудников 4.4Премирование 5. Всего затрат 6.Излишек средств8000687019935337.Недостаток средств План доходов и расходов табл. 9 на 3 года в соответствии с прогнозом тенденций развития отрасли отражает, что в течение 2001-2003 гг. предприятие будет получать устойчивую прибыль, рентабельность продукции и продаж в динамике увеличивается, что является положительной тенденцией.

Таблица 9. Доходы и затраты ООО Эдельвейс, грн ппПоказатели2001200220031.Доходы выручка от реализации без НДС3356903005372791562.Полная себестоимость223793200358186104В т.ч. условно-переменные затраты146227134829124519-условно-постоя нные затраты7756665529625854.Балансовая прибыль111897100179930525.Налог на прибыль3916430053279166.Чистая прибыль7273370126651367.Рентабельность продукции, п.6п.2 100 32,532,532,58.Рентабельность продаж, п.6 п.1 100 21,6723,3323,33На основании данных, представленных в табл. 9, и уровня цены предприятия на единицу продукции, построим график безубыточности рис. 4 с целью определения критического объема производства и запаса финансовой прочности ООО Эдельвейс Критический объем производства Vкр определяется по формуле Vкр УПЗ Ц-УППЗ, 1 где УПЗ сумма условно-постоянных затрат, грн. Ц цена единицы продукции предприятия, грн. УППЗ сумма условно-переменных затрат на единицу продукции, грн. Запас финансовой прочности определяется как разница между планируемым размером выручки и размером пороговой выручки и отражает, до какого размера можно снижать объем производства и не нести при этом убытков.

Критический объем производства сумма условно-постоянных затрат цена на ед. продукции сумма условно-переменных затрат объем производства 77566 0,78 146227 430000 176315 л. Запас финансовой прочности 430000 176315 253685 л. Для расчета даты, когда проект начнет приносить прибыль необходимо сопоставить критический объем производства с однодневным выпуском продукции 176315 430000 360 147 дней. С целью оценки финансово-экономических результатов проекта составляется прогнозный баланс активов и пассивов предприятия ООО Эдельвейс на 2001-2003 г. табл. 10. Для вновь проектируемого предприятия, которым является Эдельвейс, прогнозный баланс составлен методами прямого счета и распространенным методом обеспечения сводимости баланса - пробки для балансирования сумм по активу и пассиву баланса.

Рассматривая данные табл. 10 отмечаем, что пробка расположена в активе баланса с 2001 2003 гг. Это говорит о том, в этот период имеется резерв размещения 198684 грн 257577 грн. и 237252 грн. соответственно в производство соевого молока.

Таблица 10. Прогнозный баланс активов и пассивов ООО Эдельвейс на конец года АКТИВГоды2001200220031.Внеоборотные активы 1.1 Основные фонды по балансовой стоимости1250001250001250001.2 Амортизация2844050360673421.3 Основные фонды по остаточной стоимости п.1.1-п.1.2965607464057658Итого по разделу 1 п.1.39656074640576582. Оборотные активы2.1 Запасы 6225575172.2 Дебиторская задолженность3357300527922.3 Денежные средства, всего324942909227022в т.ч Касса224200186- расчетный счет322702889226836Итого по разделу 23624932654303313. УбыткиИтого по разделу 3 Итого по разделам 1,2,313280910729487989Пробка198684257577 237252Баланс331493364871325241ПАССИВГоды 2001200220034.Капитал и резервы 4.1 Уставный фонд 9800098000980004.2 Специальные фонды фонд накопления937871698891727504.3 Нераспределенная прибыль Итого по разделу 41917872678892707505. Долгосрочные пассивы задолженность по долгосрочному кредиту1250008333441667Итого по разделу 512500083334416676. Краткосрочные пассивы 6.1 Кредиторская задолженность - поставщикам11661041983- по оплате труда272272272- бюджету443237593492Продолжение табл. 10- банку1563156315636.2 Фонд потребления727370136514Итого по разделу 6147061364812824Итого по разделам 4,5,6331493364871325241Пробка Баланс331493364871325241Обоснование финансово-экономической целесообразности реализации планируемого производства можно дать на основе анализа представленных в табл. 11 показателей, по которым определяется ликвидность, платежеспособность, финансовая устойчивость и стабильность предприятия, а главное ожидаемый срок окупаемости проекта.

Таблица 11. Финансово-экономические результаты деятельности ооо эдельвейс КоэффициентГоды200120022003Коэффициенты ликвидности- коэффициент абсолютной ликвидности2,22,12,1- коэффициент покрытия баланса97,96,9Коэффициенты финансовой независимости и устойчивости- общий коэффициент автономии0,60,70,8- коэффициент финансовой устойчивости0,40,62,8Коэффициенты деловой активностиПродолжительность оборачиваемости в дняха запасов153,480,662,3б дебиторской задолженности3,63,63,6в кредиторской задолженности1,31,31,3г операционного цикла а б15784,263,6д финансового цикла г - в155,782,962,3Фондоотдача основных средств, грн.2,72,72,7Коэффициенты прибыли - рентабельность продаж, 21,723,323,3- рентабельность основной деятельности, 32,53535- рентабельность авансированного капитала, 112125134Срок окупаемости проекта, лет1,71,81,9