рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Коллегиальное делопроизводство

Работа сделанна в 1999 году

Коллегиальное делопроизводство - Курсовая Работа, раздел Экономика, - 1999 год - Создание шаблонов организационно-распорядительной документации Коллегиальное Делопроизводство. Как Уже Отмечалось В Предыдущих Статьях, Дело...

Коллегиальное делопроизводство. Как уже отмечалось в предыдущих статьях, делопроизводство в учреждениях Российского государства до XVIII столетия велось согласно канцелярским традициям и законодательством не регулировалось. В 1717-1718 гг. на смену устаревшей системе приказов было создано 12 коллегий, каждая из которых вела определенную отрасль хозяйства или сферу управления и была подчинена сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный 27 февраля 1720 г. Генеральный регламент стал основой организации делопроизводства в государственных учреждениях, и в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.

Интересна история создания Генерального регламента. Еще в 1715 г. Петр I направил своих представителей в Швецию, Данию и Германию для изучения существующей у них коллегиальной системы управления и возможности применения ее в России. После изучения материалов было принято решение выбрать шведскую модель и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить се. Первый вариант Генерального регламента был составлен Генрихом Фиком, после чего он имел еще 12 редакций.

В Генеральном регламенте были подробно раскрыты функции каждого подразделения коллегии, в том числе был раздел о структуре и функциях канцелярии и ее секретаря. Именно секретарь составлял наиболее важные документы, все прочие оформлялись канцеляристами по его поручению.

Некоторые документы дипломы, патенты составлялись по генеральным формулярам, т.е. определенным обязательным формам документов. В 1722 г. выходит в свет Табель о рангах. Именно этот документ положил начало системе чинов, званий и титулов, которые применялись в делопроизводстве до 1917 г. В этот же период была создана практика официального делопроизводства, существующая до наших дней. В окончательной форме вопросы документационного обеспечения управления были сформированы в Учреждениях для управления губерниями от 7 ноября 1775 г. Согласно вышеупомянутому документу, процессы делопроизводства между учреждениями стали ритуалом.

Чтобы занять соответствующее место в бюрократической системе управления, этот ритуал нужно было хорошо знать. Для отношений между высшей властью и властью на местах были установлены соответствующие месту каждого учреждения виды документов. Высшие учреждения давали указания, подчиненные писали доносы об их выполнении. Была создана не только иерархия учреждении, но и иерархия документов.

Весь процесс прохождения документов в учреждениях обязательно регистрировался в журналах, книгах или реестрах. На входящих документах в верхнем правом углу ставили дату поступления и номер согласно реестру. Зарегистрированные документы рассматривались соответствующими исполнителями и заносились в настольный реестр. Аналогично регистрировались исходящие документы. Для облегчения нахождения документа к реестрам составляли алфавитку учреждений и лиц, которые имели к этому какое-либо отношение.

О проделанной работе учреждения составляли отчеты, а о количестве и составе заслушанных дел срочные сводки. Законодательные и распорядительные акты оформлялись указами, регламентами, инструкциями и протоколами. Появилось множество форм переписки письма, реляции, доносы, извещения. Именно в период коллегиального делопроизводства были установлены начала организации учета, прохождения и сохранения документов, тогда же впервые появился термин архив.

Россия все больше ограничивала самоуправление в Украине, хотя еще оставалась власть гетмана. Гетман непосредственно управлял государством при помощи генеральной старшины, в частности генерального обозного отвечал за артиллерию и воинские запасы, генерального судьи руководил судопроизводством, генерального есаула, который был помощником в военных делах, и генерального писаря, возглавлявшего гетманскую канцелярию. Гетман выдавал универсалы письменные распоряжении, которые должны были исполняться всем народом Украины.

Своих законен о государственном строе, суде, праве на землю, ведении делопроизводства в Украине разработать не успели. Судили, и основном, по польским законам. А в Сечи жили по своим, неписаным законам. Символами гетманской власти в государстве были клейноды булава, корогвы, бунчук и литавры. Особенное значение имела печать с гербом, на котором изображался казак с ружьем на плече. Одновременно гетман пользовался личной печатью с фамильным гербом.

После поражения гетмана Мазепы российские правители получили право надсмотра над судами и даже канцелярией гетмана, земли раздавались российским дворянам. В 1722 г. в г. Глухонс была создана Малороссийская коллегия, которая попеременно управляла Украиной имеете с гетманами до 1764 г. В 1783 г. iimccto полкового делении было создано три наместничества позднее губернии е центрами в Киеве, Чернигове и Новгород-Сиверском, которые вместе составляли Малороссийское генерал-губернаторство.

Украина окончательно потеряла свои права, свою волю, закончило свое существование вольное украинское казацкое государство. Исполнительное делопроизводство Очередные реформы российского центрального государственного аппарата были проведены в 1810-1811 гг. В 1810 г. утвержден высший государственный орган Государственный Совет Дума, а в 1811 г. созданы центральные органы государственного правления министерства. Министерства имели многоступенчатую структуру. Состояли они из департаментов, которые делились на отделы, а отделы на столы.

Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно должности каждого. Документы поступали сверху вниз от царя манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената указы и распоряжения. Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти указания и т.д. Создание министерств завершило процесс четкого разделения государственного аппарата. Это привело к быстрому росту слоя чиновников-бюрократов, которые полностью зависели от милости царя. Аппарат все больше разрастался численно и старался обеспечить свои права, а также материальные и моральные привилегии и почести.

В 1812 г. было утверждено уже восемь министерств, и их количество увеличивалось. Постановлением Общее учреждение министерств предусматривалось единство создания документов по приведенным образцам. Каждый важный документ состоял из трех частей введения с изложением сути дела, обоснования со ссылками на законодательство и нормативные акты, ходатайства или просьбы. Порядок прохождения - документов по инстанциям строго регламентировался правилами, которые требовали, чтобы документы не отклонялись от своего установленного пути. В каждом учреждении входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах, состоящих из трех частей для регистрации документов высшей власти, для обыкновенных документов и для секретных.

Дела, которые рассматривались в департаментах, разделяли такие на три категории срочные неотложные рассмотрение которых связано с применением неотложных решений и текущие.

Много внимания и усилий уделял целостности делопроизводства и отчетности известный государственный деятель того времени М.М. Сперанский, работы которого внесли весомый вклад в унификацию документов. В это же время возникла практика составления разнообразных письмовников, ставших отечественной традицией. Нужно подчеркнуть, что, хотя эти сборники и носили название письмовников, вмещали они все виды документов распоряжения, указания, циркуляры и т.п. Достаточно было найти в письмовнике образец нужного документа или, еще лучше, заменив фамилию, дату и адрес, переписать документ заново.

Благодаря письмовнику можно было также, используя типовые обращения или формуляр нужного документа, составить по нему новый. Режим Временного правительства из-за непродолжительности своего существования не внес существенных изменений в практику подготовки документов. В практике документационного обеспечения управления еще оставался речевой ритуал.

Перед самой революцией в 1917 г. вышло постановление Об усовершенствовании форм официальных отношении и бумаг, в котором были отменены титулирование и заключительные формулы вежливости в деловых письмах. Процедура издания распорядительных документов Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии 1. Инициирование решения обоснование необходимости издания распорядительного документа. 2. Сбор и анализ информации по вопросу. 3. Подготовка проекта распорядительного документа. 4. Согласование проекта документа. 5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства. 6. Принятие решения подписание документа. 7. Доведение распорядительного документа до исполнителей. Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе в соответствии с ранее разработанным планом или программой, по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме.

Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников я подготовки проекта распорядительного документа. На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения.

Важнейшее условие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть оперативная документация учреждения документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных учреждений законодательные акты, нормативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова Проект.

Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа. Четвертая стадия согласование проекта документа состоит из визирования если для издания документа достаточно внутреннего согласования и внешнего согласования, если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти.

Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе Листе согласования. Внутреннее согласование визирование проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах с юридической службой на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отметка Особое мнение прилагается или Замечания прилагаются.

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание. Пятая стадия - внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской. На шестой стадии принимается решение, выражающееся в подписании распорядительного документа руководителем.

Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Создание шаблонов организационно-распорядительной документации

Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг А в наше время можно выделить конкретную…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Коллегиальное делопроизводство

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

ИЗ ИСТОРИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ИЗ ИСТОРИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта сво

Делопроизводство в Киевской Руси
Делопроизводство в Киевской Руси. После образования древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных дог

ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. Актовое делопроизводство Как форму ведения делопроизводства актовые книги начали применять на территории западных славянских земель уже в XIII веке. На западно-укра

Основные способы применения шаблонов при оформлении документов
Основные способы применения шаблонов при оформлении документов. Делопроизводство - отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами. Задачи делопроизводства состоят в фиксир

Пример оформления внешней докладной записки
Пример оформления внешней докладной записки. Министерство общего и профессионального образования РФГенеральному директору Завода точного машиностроения Петрову И.И. Новосибирское областное управлен

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги