Основные способы применения шаблонов при оформлении документов. Делопроизводство - отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами. Задачи делопроизводства состоят в фиксировании информации создании текстовых документов в сфере управления, организации работы с документамисоздание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства. Первые документы возникли на том этапе развития, когда человек научился писать.
Документ от лат.doceo- учу или извещаю означает доказательство, свидетельство. Документ- 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. 2. Письменное свидетельство каких либо исторических событий. Толковый словарь русского языка С.И. Ожегов М. Азбуковник, 1997 С. 172 А Поль Отле в книге Руководство к администрированию, изданной в 1924 г. дает такую формулировку Документ- все то, что служит для регистрации, передачи или сохранения воспоминаний. Так или иначе с появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сейчас принято называть делопроизводством.
Классификация документов происходит по многим факторам по видам, по форме, по содержанию происхождению, по сокам хранения и т.д Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограниченно. Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.
Правила составления и оформления реквизитов изложены в ГОСТе 6.38- 90, где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов. Я хочу обратиться к докладным запискам. Докладная записка документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки побудить руководителя принять определенное решение.
Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей описательной, излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога о об. Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата.
Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка наименование структурного подразделения, вид документа докладная записка, дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем. создание шаблона докладной записки Процесс создания и оформления документов довольно не простой.
Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его. Так, на пример в текстовом процессоре Microsoft Word существует такое понятие, как шаблоны. Шаблоны образцы или модели документов. Они представляют собой план текста, графики и форматирования документа. При создании документа используя шаблоны, все, что нужно пользователю впечатать текст, т.к. стандартные элементы шаблона включаются в документ автоматически.
Шаблоны имеют фундаментальное значение, дают пользователю больше возможности по их применению. Шаблоны можно использовать в их первоначальном виде, изменять или брать за основу при создании новых шаблонов. Шаблоны определяют вид документа в целом, а стили форматирования внешний вид отдельных символов и абзацев. Каждый документ, создаваемый в текстовом процессоре Microsoft Word, базируется на определенном шаблоне, основу которого составляют текст и графика.
Создание шаблона В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон. Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать меню Файл. Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. 1 Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.
Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK. 2 Выберите команду Сохранить как в меню Файл. 3 Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла.
Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон. 4 По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны. 5 Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить. 6 Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах. 7 Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. 8 Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. Справка по текстовому процессору Microsoft Word Примечание.
Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Обычный.