Совершенствование учта денежных средств в КСП Страна Советов

Совершенствование учта денежных средств в КСП Страна Советов. Анализируя постановку учта денежных средств в бухгалтерии КСП Страна Советов, следует отметить, что на общем фоне пренебрежения большинством требований, предъявляемых к заполнению первичных документов и бухгалтерских регистров при журнально-ордерной форме учта, учт операций по денежным счетам в хозяйстве ведтся на должном уровне.

Основная причина этого видится нам в строгой регламентации этого участка учта со стороны государства, при чм хозяйство постоянно ощущает контроль над собой в этой области со стороны обслуживающих банковских учреждений, налоговых администраций и других органов.

Однако при всей строгости и регламентированности нельзя не отметить возможность улучшения качества работы бухгалтерии хозяйства на этом участке.

Первое, что бросается в глаза это то, что работа по ведению операций на счетах денежных средств возложена на двух работников, что при сегодняшних объмах бухгалтерских работ на этом участке непозволительная роскошь.

В результате хозяйство ежегодно расходует около 1500 гривен на содержание лишнего работника. Главный бухгалтер, занимающийся ведением операций по расчтному и прочим счетам в банке, не в состоянии выполнять свои непосредственные обязанности по контролю организации и ведения учта на других участках. Всю работу по учту денежных средств следовало бы возложить на кассира предприятия, специализация этого работника на этой сфере бухгалтерского учта очевидна, это позволило бы улучшить качество производимых работ и получаемой от учта информации не только на этом участке, но и всей бухгалтерии в целом за счт высвобождения времени у главного бухгалтера и переброски его на организацию и постановку учта на других участках.

Следующее предложение также вытекает из объма работ, выполняемых в настоящее время в бухгалтерии предприятия по учту денежных средств недостаток средств сказывается на количестве и объмах их движения и соответственно объмах учтных работ. Анализируя структуру регистров журнально-ордерной формы учта, предназначенных для регистрации операций по денежным счетам Ж-О 1,2,3 Ведомости 1а,2а,25-АПК, можно сделать вывод о том, что они идентичны.

Таким образом, вместо заполнения трх журналов-ордеров и трх ведомостей становится возможным использование одного, содержащего всю информацию по наличию и движению денежных средств по предприятию на базе 1-го журнала-ордера и ведомости к нему. При этом для регистрации операций по каждому из счетов отводится 10-12 строк всего в Ж-О 1 30 строк, что вполне достаточно при периодичности внесения учтных данных в этот регистр 3-4 дня для отражения движения в целом за месяц.

Журнал-ордер и ведомость по дебетовым оборотам к нему будут выглядеть следующим образом см рис.3.1. Нельзя не отметить возможности проведения автоматизации выполнения счтных работ по учту денежных средств при помощи использования компьютерной техники. При этом речь идт не о специализированных бухгалтерских программах, изготовленных в России и которые необходимо приспосабливать к нашему законодательству, а о общедоступной программе электронных таблиц Microsoft Excel, входящую в комплект поставки Microsoft Office, широко распространенный в нашей стране.

Рис 3.1 Макет Журнала-ордера и ведомости по учту денежных средств. Естественно, что для использования возможностей этой программы хозяйству необходимо приобрести персональный компьютер, который можно использовать не только для учта денежных средств, но других участков бухгалтерии. Кассир формирует файл, содержащий электронную таблицу, форма которой аналогична форме Кассовой книги и вносит в не с клавиатуры информацию о зарегистрированных в Журнале КО-3 документах, таблица будет иметь вид, допустим, что входной остаток по кассе 500 грн Операции регистрируются кассиром в течение всего месяца, ведение кассовой книги не исключается, во избежание несанкционированного доступа к этой таблице посторонних лиц открытие файла кодируется паролем, который могут знать только кассир и главный бухгалтер.

По окончании месяца для получения итоговых оборотов по счту 50 Касса кассир должен произвести с таблицей следующие операции 1.при помощи средств фильтрации Excel отбираются сначала все записи по кредиту счта 50, а затем по дебету Операции по дебету докДатаСодержание операцииСуммаДебетКредит101.янвПоступило с расчтного счета50005051202.янвПоступила выручка 12005046504.янвСдано в кассу от Сидорова подотчтная сумма5005071604.янвСдана подотчтная сумма от Петрова1505071905.янвПоступила задолж-ть от покупателя Аист50050621005.янвПлата за детсад от Иванова1005076Операции по кредиту докДатаСодержание операцииСуммаДебетКредит303.янвОплачены из кассы приобретнные материалы155550403.янвСдано в банк49005150704.янвВыдана из кассы помощь по уходу за ребнком2006950804.янвВыдана депонированная зп Клеменьеву1207050 2.отобранные записи поочердно копируются на новый лист файла Excel 3.по каждому из отобранных списков составляется Сводная таблица, структура которой идентична со структурой Ж-О 1 и ведомостью к нему. Обороты по кредиту Сумма по полю СуммаДебетКредит5516970Общий итог5015549002001205375Общий итог15549002001205375Обороты по дебету Сумма по полю СуммаКредитДебет4651627176Общий итог50120050005006501007450Общий итог120050005006501007450 Имея информацию о начальном остатке денежных средств в кассе производим несложные вычисления и получаем выходное сальдо по счту 50 Касса 500 грн 7450грн - 5375грн 2575 грн, что можно сделать либо вручную, либо при помощи Excel. Характеристики сводных таблиц позволяют получать информацию в таком виде как за несколько дней, так и за весь месяц, при этом сводная таблица составленная за 5-6 дней автоматически обновляется при внесении новых записей в список операций.

Такая постановка работы в кассе значительно упростит работу кассира связанную с ведением учтной документации, подсчтом оборотов и выводом остатков.