Требования к первичной учетной документации. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997 г. N 71а Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве. К ним, в частности, относятся Акт накладная приемки-передачи основных средств форма N ОС-1 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов форма N ОС-3 Акт на списание основных средств форма N ОС-4 Акт на списание автотранспортных средств форма N ОС-4а Инвентарная карточка учета основных средств форма N ОС-6 Акт о приемке оборудования форма N ОС-14 Акт приемки-передачи оборудования в монтаж форма N ОС-15 Акт о выявленных дефектах оборудования форма N ОС-16 . Документы, форма которых не предусмотрена в указанном перечне и в других альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты o наименование документа o дату составления документа o наименование организации, от имени которой составлен документ o содержание хозяйственной операции o измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении o наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления o личные подписи указанных лиц. В соответствии с Законом О бухгалтерском учете перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Инвентарная карточка форма N ОС-6 На каждый инвентарный объект заводится инвентарная карточка Для карточки предусмотрен типовой бланк.
Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. При небольшом количестве объектов основных средств, осуществляется запись в инвентарной книге, с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.
Инвентарные карточки или инвентарная книга заполняются на основании актов накладных приемки-передачи основных средств типовой формы ОС-1, а также на основании данных технических паспортов, иных документов на приобретение, сооружение, дооборудование, перемещение и списание объектов основных средств.
Изменения объекта вследствие реконструкции, модернизации, ремонта и прочее вносятся в карточку на основании данных акта приемки-сдачи отремонтированных. реконструированных и модернизированных объектов форма ОС-3 . Если объект претерпел значительные изменения допускается старую карточку заменить новой.
Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ. Отметки о выбытии основных средств при передаче другому предприятию или продаже делаются на основании актов формы ОС-1. При ликвидации основных средств основанием для отметки в карточке служат акты на списание формы ОС-3, ОС-4. Допускается в форме ОС-6, вести групповой учет однотипных объектов.
При этом объекты должны иметь одно и то же производственно-хозяйственное назначение. одинаковые технические характеристики, стоимость и поступить в эксплуатацию в одном календарном месяце. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию. В разделе Краткая индивидуальная характеристика объекта записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, ограничиваясь двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект. Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.
При заполнении карточки обратите внимание, что по графе 6 указывают срок полезного использования объекта основных средств.
Этот срок вы можете установить самостоятельно например, исходя из ожидаемого срока эксплуатации объекта. В графе 7 Норма амортизации, или сметная ставка указывают норму, по которой на основное средство будет начисляться амортизация в течение всего срока его эксплуатации. В графах 8 и 9 Код Нормы амортизационных отчислений Счета и объекта аналитического учета для отнесения амортизации основных средств указывают номер группы, к которой принадлежит основное средство графа 8 , и номер счета субсчета, на который будет списываться начисленная амортизация графа 9 . Графы 20-24 заполняют, если основное средство содержит драгоценные материалы металлы, камни. В противном случае в этих графах ставится прочерк.
Графы 25-28 заполняют, когда объект основных средств будет списан с баланса организации например, продан. В карточке также отражают сведения о ремонте объекта основных средств. При значительном изменении качественных показателей основного средства в карточку заносят новые данные.
Если это невозможно, то старую карточку заменяют новой. Старую карточку сохраняют как справочный документ. Карточку заполняет бухгалтер на основании документов об оприходовании объекта основных средств. Пример12 августа 2002 года ЗАО Актив приобрело сервер Hewlett Packard 340 S инвентарный номер 000106, заводской номер 6596-84, паспорт N 53872017 . Инвентарная карточка была оформлена на основании акта накладной приемки-передачи основного средства от 6 августа 2002 г. N 8. Стоимость сервера - 20 500 руб. без НДС . Инвентарная карточка будет заполнена так см. Приложение 1 Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке применительно к Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации структурным подразделениям организации. При наличии большого количества объектов основных средств по месту их эксплуатации нахождения учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии перемещении объекта.
Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств.
Аналогичные инвентарные карточки или инвентарная книга могут заводиться на арендованные основные средства, учитываемые организацией на забалансовых счетах.
Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. 4.