Что такое хорошая автоматизация.
Анализируя недостатки существующих решений по автоматизации учёта, следует заметить, что основной проблемой для конечного пользователя является неполное соответствие внедренной программы предъявляемым к ней требованиям, т.е. некачественная настройка либо невозможность оперативно изменять эту настройку в соответствии с текущими нуждами. Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет.
На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере.
Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации.
Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии.
Это может выражаться в Упорядочении бухучета.
Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета 60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась.
Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.
Снижение числа бухгалтерских ошибок.
Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.
Повышение оперативности бухучета.
Если при бумажном бухучете бухгалтера порой не поспевают за первичной документацией и делают проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдают в последний момент, то САБУ для подготовки отчета достаточно нескольких секунд.
Повышении экономичности бухгалтерского учета.
Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие подвластные бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.
Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.
Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена.
Такую ситуацию следует скорее называть псевдоавтоматизацией. К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают Автоматизировать - значит просто перевести на компьютер и все тут, а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, при компьютерах, тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер.
Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был завал, так и остался. Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.
Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным.
Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов накладных, кассовых ордеров, платежек и пр а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образом автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров. 2.2.