Автоматизированная система обработки информации

Автоматизированная система обработки информации. в Курганском региональном отделении Фонда социального страхования.

В Курганском региональном отделении в течение последних 4 лет большое внимание уделяется автоматизации офисной и бухгалтерской деятельности.

Это связано с тем, что при объединении отраслевых отделов социального страхования в единое региональное отделение произошло объединение информационных потоков и банков данных за этот же период более чем в 3,5 раза выросла численность страхователей численность персонала регионального отделения в результате нескольких реорганизаций сократилась на 30-35 в связи с отсутствием закона с социальном страховании, а также ввиду отсутствия четкого определения круга задач социального страхования постоянно, не реже одного-двух раз в квартал, идет изменение структуры отчетности, как правило, в сторону усложнения появление дополнительных отчетных таблиц в финансовых отчетах, дополнительных расшифровок, изменение структуры отчетных документов в сторону увеличения объема данных, предоставляемых страхователем. Следствием таких изменений обычно является появление новых, часто очень сложных межтабличных увязок.

В итоге, за этот период сильно возросла нагрузка на работников регионального отделения, в особенности это касается сотрудников отдела финансовой и бухгалтерской отчетности.

При сложившихся обстоятельствах нормальное функционирование регионального отделения оказалось бы невозможным без широкого внедрения средств вычислительной техники, оснащенных специализированным программным обеспечением.

Внедрение такой системы позволило увеличить нагрузку на бухгалтера-консультанта, занимающегося приемкой финансовых отчетов от страхователей почти в 10 раз с 95-120 отчетов, принимаемых без использования вычислительной техники, до 700-1200 в случае работы на автоматизированном рабочем месте. В настоящее время региональное отделение располагает следующей вычислительной техникой Рабочие станции IBM PS 1 486SX - 25Mhz RAM 2Mb, HDD 125Mb - 1 шт. IBM PC AT 486DX2 - 66Mhz RAM 4Mb, HDD 210-528Mb - 18 шт. IBM PC AT 486DX5 - 133Mhz RAM 4Mb, HDD 510Mb - 3 шт. Pentium - 120Mhz 5DVX RAM 16Mb, HDD 850Mb - 2 шт. Pentium - 133Mhz 5DHX RAM16Mb, HDD 1. 08Gb - 2.5Gb - 15 шт. Pentium - 200MMX RAM32Mb, HDD 2.6Gb - 15 шт. Сервер Compaq Prosing 300, Pentium - 150Mhz, RAM 64Mb, HDD 2x1.05Gb Wide SCSI-2. Обработка информации в Курганском региональном отделении основана на использовании популярной в настоящее время технологии клиент-сервер. Для разработки клиентской части программного обеспечения широко используется Visual Basic For Application в сочетании с ресурсами пакета MS Office, СУБД Visual FoxPro v.5.0, Visual C v.4.2, однако, ряд основных задач решен с использование старой версии СУБД MS FoxPro 2. 6а For DOS. В качестве серверной части автоматизированной системы используется MS SQL Server v.6.5 под управлением Windows NT Server v.3.51 Service Pack 5. С помощью этих технических средств автоматизировано решение следующих задач ведение справочника страхователей отдел уполномоченных учет прихода расхода путевок, ЖО-4 и ЖО-5 отдел санаторно-курортного обеспечения подготовка и сведение отчетной информации ревизионный отдел анализ сметных предприятий предприятий, имеющих на своем балансе определенную социальную инфраструктуру, в содержании которой участвуют средства социального страхования, например, санатории-профилактории, детские оздоровительные лагеря и т.п анализ административно-хозяйственных расходов, анализ деятельности санаториев профилакториев, анализ исполнения бюджета и т.п. планово-экономический отдел подготовка корреспонденции для страхователей с контрольными цифрами по финансовой отчетности более 4,5 тысяч писем в квартал центральная бухгалтерия и организационный отдел ведение банка перечислений страхователей, начисление зарплаты, бухгалтерский учет, учет материальных ценностей и т.п. центральная бухгалтерия автоматизированное рабочее место бухгалтера по приему финансовых отчетов страхователей по формам 4, 16, 18 ФСС просмотр и контроль текущего состояния бухгалтерской отчетности, выдачи путевок и расчетов со страхователями, обработка заявок страхователей на все виды оздоровления планово-экономический отдел, руководство регионального отделения и ряд начальников отделов.

Основным по функциональному наполнению бухгалтерскими задачами является автоматизированное рабочее место бухгалтера по приему финансовых отчетов страхователей.

Программа АРМ бухгалтера практически полностью охватывает рабочий цикл бухгалтера-консультанта по приемке, сведению, контролю непротиворечивости, анализу в динамике отчетов страхователей.

Учету перечислений страхователей, выдачи и возврату путевок, перечислению дотаций страхователям, Начислению пени, подготовке камеральных актов и ведению журнала регистрации камеральных актов проверки. Автоматизировано также формирование инкассовых поручений страхователям с использованием регистрационных данных, полученных из справочника, формирование корреспонденции и частичное заполнение отчетов по форме 4 на следующий период для отправки страхователям.

Здесь также возможно ведение справочника страхователей и карточек аналитического количественного и суммового учета для формирования финансовой отчетности по форме 6. В программе предусмотрено создание новых выписок и платежных поручений функциональные клавиши F2 и F3 соответственно, редактирование ранее созданных выписок и поручений клавиши Ctrl Enter, удаление ненужных платежных поручений клавиша F4 , подведение итогов по выписке клавиша F5 , формирование отчетной формы ЖО-1 за указанный период клавиша F6 , формирование итогов по счетам за указанный период клавиша F7 . Отнесение сумм платежей на страхователя автоматически поддерживается только через справочник страхователей, без справочника возможно отнесение сумм только на счет 76.5 невыясненные суммы. Выбор счета, на который зачисляется пришедшая сумма, также осуществляется в полуавтоматическом режиме.

Если пользователь определяет сумму как страховые взносы, то если дата банковской отметки поручение и дата выписки относятся к одному кварталу сумма ставится на счет 72 1 1 перечисленные страховые взносы, если дата выписки относится к более позднему отчетному периоду программа относит сумму на счет 57 1 страховые взносы в пути. Если же сумма определяется как перечисленные пени и штрафные санкции, то программа относит их либо на счет 72 1 2 перечисленные пени и штрафные санкции, либо на счет 57 2 перечисленные пени и штрафные санкции в пути . если дата выписки относится к более позднему отчетному периоду.

Кроме того, в программе предусмотрена возможность просмотра всех перечислений для одного страхователя.

Для этого в поле ввода Страхователь надо внести регистрационный номер страхователя предусмотрен поиск по справочнику по идентификационному номеру налогоплательщика, присваиваемый предприятию государственной налоговой службой или части наименования организации и нажимается кнопка Просмотр. Информация о перечислениях используется в дальнейшем при принятии отчетов и начислении пени, когда в расчетную ведомость начисления пени программа автоматически ставит перечисления страхователя по кредиту по дате банковской отметки платежного поручения, уменьшая сумму просроченной задолженности страхователя.

Если при просмотре отчета бухгалтер-консультант считает, что отчет страхователем сдан, то он должен нажать клавишу пробел, что присваивает отчету статус Принят. Это важно при учете неотчитавшихся страхователей и при начислении пени, так как в случае непринятого отчета начисление пени невозможно.

Кроме того, при нажатии функциональных клавиш F2 и F3 в режиме просмотра расчетной ведомости формы 4 ФСС РФ, можно просмотреть остальные таблицы отчета расходы по ЧАЭС, выдачу возврат путевок, отчет по производственному травматизму. В том же разделе предусмотрен ряд сервисных процедур, позволяющих облегчить работу бухгалтера-консультанта.

Например, это процедура контроля непротиворечивости бухгалтерской документации клавиша F8 . Эта процедура, во-первых, проверяет правильность разнесения перечислений страховых взносов, штрафных санкций и дотаций в отчетах страхователей, правильность показанных в отчетах полученных путевок, наличие баланса в финансовых отчетах.

Во-вторых, это правильность разнесения остатков задолженности за страхователем и за Фондам на начало года, а также остатков на начало периода начисления страховых взносов, перечислений и произведенных расходов по социальному страхованию.

В третьих, программа отслеживает ситуации, когда у страхователя имеются остатки в финансовых отчетах предыдущих периодов, но страхователь не предоставил отчета за текущий квартал.

Здесь же предусмотрена возможность последовательного формирования итоговой расчетной ведомости формы 4 ФСС РФ клавиша F3 , а также итоговой расчетной ведомости за чистый квартал клавиша F4 и журнального ордера 8 клавиша F5 . Все перечисленные документы позволяют получить отчетные цифры о доходах и расходах Фонда по всем имеющимся статьям как с начала года, так и за отчетный кварталу Так называемый Черный список клавиша F6 позволяет бухгалтеру-консультанту, принимающему отчеты оперативно работать со страхователями не предоставившими отчетов в период приемки отчетов.

Этот список страхователей может быть сформирован с группировкой по районам, с реквизитами руководителей и главных бухгалтеров предприятий.

Все это позволяет работать как со страхователями напрямую, так и через уполномоченных в районах.

В целом набор, описанных выше, сервисных функций позволяет существенно облегчить прием и проверку финансовой отчетности страхователя, а затем упростить и сведение отчетных данных по принятым бухгалтером-консультантом отчетам.

Реальный выигрыш от внедрения такого программного комплекса для принятия отчетов - сокращение на две недели сроков сведения отчетов и предоставления сводных отчетных данных Центральному отделению Фонда г. Москва, без потери достоверности отчетных данных. После того, как расчетная ведомость по форме 4 ФСС РФ считается принятой, бухгалтер-консультант используя режим Печать формы 4 может надпечатать для страхователя прямо на пустом бланке необходимые контрольные цифры остатков и штрафных санкций и недоимок и вручить частично заполненный отчет за следующий отчетный период страхователю, что значительно уменьшает вероятность ошибки при заполнении формы 4 ФСС РФ. Для того, чтобы приступить к начислению пени нужно рассмотреть ведение справочника страхователей.

В приложении представлено окно с регистрационной картой страхователя.

Регистрационная карта содержит все основные реквизиты организации.

Тем не менее наряду с идентификационным номером страхователя, присваиваемым государственной налоговой службой, у страхователя есть еще регистрационный номер, присваиваемый региональным отделением. Это кажется избыточным только на первый взгляд.

Дело в том, что целый ряд дочерних организаций существует по одним ИНН и налоговая инспекция рассматривает как одну организацию, в региональном же отделении они проходят как самостоятельные организации.

Выявить такие расхождения и позволяет ежемесячная сверка с налоговой инспекцией, что было бы невозможно без применения вычислительной техники.

В справочнике хранится информация о руководителе и главном бухгалтере предприятия-страхователя, три варианта расчетных счетов, почтовый адрес для переписке, наименование предприятия, пригодное для финансовых документов, а также реквизиты, присваиваемые государственным комитетом по статистике ОКПО - регистрационный номер предприятия, присваиваемый государственным комитетом по статистике, ОКОНХ - отраслевой код. Регистрационная карта содержит также информацию о дне выплаты заработной платы на предприятии.

Эти данные впоследствии используются при начислении пени. Выходные формы документов составляются на основании отчетов страхователей по форме 4 ФСС РФ. Часть данных этого отчета предоставляется страхователем и может быть проверена только на месте при ревизорских документальных проверках. Это, например, все виды расходов по пособиям, распределение начисления страховых взносов по месяцам, распределение расходования средств социального страхования по месяцам, численность работающих, расходы по ряду статей оздоровления. Другая часть данных может быть получена из журнальных ордеров 1, 5, 7. Например, перечисления автоматически попадают группируясь по месяцам с опорой на дату банковской отметки из журналов-ордеров 1 и 7. Дотации строки 11а и 11 б, штрафные санкции и недоимки строки 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10 из журнала-ордера 7. Выданные и возвращенные путевки из журнальных ордеров 4 и 5. Остатки на начало периода и на начало года из финансовых отчетов предыдущих периодов. Кроме того, существует еще ряд увязок между таблицами отчета и итоговые цифры, подсчитываемые на основе вводимых данных.

Кроме того, для принимающего отчеты бухгалтера-консультанта важен визуальный контроль с опорой на цифры финансового отчета предыдущего отчета, так как отчетные формы заполняются с нарастающим итогом.

После получения всех расчетных ведомостей определяется доходная и расходная часть бюджета Фонда социального страхования по Курганской области. На основании отраслевых сводных расчетных ведомостей составляется отчет об исполнении бюджета Фонда социального страхования по Курганской области за соответствующий период.

В приложении показано окно программы с журнальным ордером 7. Этот журнал служит для учета поступивших по перечислению через центральную бухгалтерию страховых взносов, пени и штрафных санкций, выдачи дотаций страхователям на пособия и оздоровительные мероприятия, финансирования санаториев-профилакториев, летних детских площадок и детских оздоровительных лагерей, расчетов с разными организациями, исправительные авизо и прочих проводок, участвующих в последующем формировании карточек аналитического учета.

В этом же журнале-ордере учитывается ряд проводок, не участвующих в формировании баланса, для облегчения учета ряда сумм при формировании расчетных ведомостей страхователей по форме-4 ФСС РФ это начисленные ревизорами и бухгалтерами пени, штрафные санкции и недоимки, инкассовые поручения, предъявленные страхователям акты камеральной проверки, списанные и восстановленные суммы начисленных платежей по срокам реально выплаченной заработной платы для начисления пени организациям, подпадающим под действие Указа Президента РФ 1274 от 28.08.96 года и пр. Программа позволяет вносить новые клавиша F2 и удалять ненужные авизо из журнального ордера клавиша F4 . При нажатии клавиш Ctrl Enter возможно редактирование выбранного авизо. Как и в случае обработки банковских выписок отнесение сумм на страхователя осуществляется лишь через справочник страхователей, что позволяет дополнительно контролировать правильность заполнения авизо.

Выбор счетов производится при нажатии во время редактирования авизо клавиши F3. Поскольку в журнальном ордере 7 в настоящее время уже зарегистрировано более 160 типов проводок и он постоянно пополняется, потребовалась методика, облегчающая ориентацию пользователя при выборе корреспондирующих счетов.

В качестве такой методики была выбрана группировка проводок смысловому назначению, например группа Штрафы содержит проводки для забалансовых авизо, позволяющих учитывать в журнальном ордере 7 начисленные пени и штрафные санкции всех видов для автоматического формирования доходной части отчетов страхователей.

Методика реализована в виде двух связанных таблиц первая это группы проводок, вторая - это набор проводок из заданной группы.

Каждая проводка снабжена комментарием. При выборе проводки пользователь нажимает клавишу F2, после чего выбранная корреспонденция счетов заносится в редактируемое авизо. Аналогично банковским выпискам может быть получен журнальный ордер 7 для конкретного страхователя. Для этого достаточно ввести в поле ввода Страхователь его регистрационный номер и нажать кнопку Просмотр. При нажатии функциональной клавиши F5 при просмотре журнала пользователь получит журнал регистрации камеральных актов, предъявленных страхователю за выбранный период.

Здесь же существует возможность получить и итоговые результаты по журнальному ордеру 7 как по обычным авизо, так и по забалансовым. Формирование практически всех забалансовых авизо происходит автоматически, то есть без участия бухгалтера-консультанта. Так занесение авизо-штрафных санкций происходит при начислении штрафных санкций, авизо-инкассовых поручений при создании инкассовых поручений, авизо-сторнирования восстановления начисленных к уплате страховых платежей по датам реальной выплаты зарплаты во время начисления пени. Кроме того, авизо связанные с перечислением дотаций, финансирования санаториев-профилакториев, оздоровительной программы, найденных сумм страхователей формируются в центральной бухгалтерии и переносятся на машину бухгалтера - консультанта автоматически.

Все авизо, необходимые для расчета пени дотации, перечисление страховых взносов, недоимки, начисленные ревизорами с проставленной датой акта ревизии автоматически выставляются в расчетную ведомость начисления пени по датам занесения согласно порядку, определенному для начисления пени. Так начисленные ревизорами при начислении пени предъявляются через 10 дней после составления акта. Подытоживает информацию, содержащуюся в банковских выписках и журнальном ордере 7 режим Платежи. После выбора этого режима необходимо в поле ввода Страхователь набрать регистрационный номер интересующего страхователя и нажать кнопку Просмотр. Если в качестве регистрационного номера страхователя будет набран номер 9, то пользователь получит итоговую группировку сумм первого и седьмого журнальных ордеров за указанный период по счетам.

На основе расчетной ведомости начисления пени автоматически может быть сформирован акт камеральной проверки страхователя приложение. Для автоматического заполнения акта камеральной проверки используется информация как из расчетной ведомости начисления пени, так и из регистрационной карты страхователя и данные организационного отдела - номер исходящего документа и т. п. Кроме того, бухгалтеру консультанту предоставляется возможность подправить акт камеральной проверки в соответствии с теми или иными обстоятельствами, например, изменить дату, добавить штраф за непредоставление расчетной ведомости по форме 4 ФСС РФ и т.д. При нажатии клавиши Пробел результаты камерального акта автоматически заносятся в журнальный ордер 7, как соответствующее забалансовое авизо.

На основе этих авизо для бухгалтера-консультанта автоматически налажен по журнальному ордеру 7 учет камеральных актов в виде документа под название Журнал регистрации камеральных актов.