Виды используемых в бухгалтерии документов

Виды используемых в бухгалтерии документов. Организационные документы представлены уставами, положениями в том числе положением о бухгалтерии, должностными инструкции на работников этого структурного подразделения, инструкциями и правилами.

Положения нормативные акты, имеющий сводный кодификационный характер и определяющие порядок образование, структуру, компетенцию, обязанности и организацию работы системных органов государства.

Например, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Республике Беларусь или Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Положения утверждаются в установленном порядке. Инструкция правовой акт, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационное, научно-техническое, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определение порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Например Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, организациях, Инструкция о порядке заполнения бухгалтерского отчета предприятия. К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу, по которым начисляется заработанная плата.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей утверждение положений, правил и т.п. По средством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Например Приказ по личному составу. Его копия обязательно передается в бухгалтерию. Протокол. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний. Протокол можно определить как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений или как документ с записью всего происходящего на собрании. Протокол ведется, как правило, во время заседания.

Оформляется протокол по форме общего бланка на чистом листе бумаги. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Потом он формируется в дело вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания. Наиболее часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты. Акт документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями. Работники бухгалтерии входят во многие комиссии, особенно связанные с учетом или списанием материальных ценностей. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов акты ликвидации учреждений, предприятий акт приема-передачи при смене руководства, материальных ценностей акт приема объектов и т.п. Акт независимо от разновидности составляется по единой схеме.

Служебные письма обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, замечания, требования и т.п. Служебные письма занимают до 80 входящие и исходящей документации учреждения в целом и часто используется в деятельности бухгалтерии. Сопроводительное письмо часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов.

Составление сопроводительных писем допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д. Также могут составляться письмо-приглашение, информационное письмо, рекламное письмо, письмо-извещение, гарантийное письмо и т.п. Докладная записка документ, адресованный руководителю данного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполнении работы. 2.2