Организация работы с документами в бухгалтерии. Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета.
В небольших организациях эту работу может выполнять один человек бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности. Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.
Так как бухгалтерия это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком.
Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока Входящие поступающие документы Исходящие отправляемые документы Внутренние документы. Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений.
Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы.
Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов. Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы.
Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д. Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов, так и по содержанию законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей 3. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций в хронологическом порядке и оформляются мемориальными ордерами накопительными ведомостями 4 или содержащиеся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах 5. Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.
Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных документов.
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию экспедицию. При отправке проверяется правильность оформления документа Наличие подписи Наличие даты Наличие заголовка Правильность адресования Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки. 3