необходимость упорядочения документопотоков

Министерство науки и образования Российской Федерации Новгородский Государственный Университет имени Ярослава Мудрого Институт экономики и управления Экономический факультет Кафедра коммерции Реферат на тему Необходимость упорядочения документопотоков, систематизации и классификации документов. Пути организации документопотоков.Номенклатура дел организации. по дисциплине Делопроизводство Выполнил студент III курса группы 1271 А.Г. Куприянов Проверил Ст.преподаватель Е.А. Демакова Великий Новгород 2004 Содержание Необходимость упорядочения документопотоков, систематизации и классификации документов 3 Классификация деловых документов 5 Виды документопотоков и пути их организации 7 Системы управления документами и электронный документооборот 13 Общие требования к системе документооборота 14 Функции и задачи СУД 16 Номенклатура дел 25 Литература 32 Необходимость упорядочения документопотоков, систематизации и классификации документов. Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по упорядочению входящих и исходящих документов, систематизации и классификации документов.

В результате этого создаются УСД унифицированная система документов - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Упорядочение, систематизация и классификация документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для упорядочения и систематизации документов v Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов v Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление.

Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений. v Информативность.

Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д. v Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники. v Стабильность требований к документам.

Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время. v Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы.

Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы. v Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке.

Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения. Основная цель упорядочения и систематизации управленческой документации создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствует росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

Классификация деловых документов

Существует множество способов классификации управленческих документов. По виду оформления подлинные, копии, выписки, дубликаты. По наименованиям Служебные письма Протоколы Докладные записки Акты При... Официальные создаютя организациями или должностными лицами по определе... По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей у...

Виды документопотоков и пути их организации

Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь или ... 2. 3. Схема работы с входящим документопотоком. Схема работы с исходящим документопотоком.

Системы управления документами и электронный документооборот

Системы управления документами и электронный документооборот. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрац... Она позволяет исключить ручные операции и облегчить поиск документов, ... Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управлен... За рубежом приложения вертикального управления документами в основном ...

Общие требования к системе документооборота

Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для во... Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться ср... Общие требования к системе документооборота. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому ... Открытость - система документооборота не может и не должна существоват...

Функции и задачи СУД

Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, ко... Каждый документ может представлять собой совокупность других документо... Передача документа от одного пользователя к другому может происходить ... приведт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у п... Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится ...

Литература

Литература 1. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности Монография ГУУ. М 2001. 204 с. 2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М 2000. 3. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем Делопроизводство 2001. 1. С. 36-41. 4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях проблемы истории и методологии.

Диссертация доктора исторических наук. М 2000 - 413 с. 5. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел Секретарское дело 2000. 1. С. 18-24.