Обзор литературы

Обзор литературы. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу представительские расходы.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов.

Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое.

При выдаче денежных средств организация обязана определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. 21,с.3 Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия.

Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.

Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д. Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. 18, с. 72 В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов.

При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать цель командировки кто направляется в командировку место командировки срок командировки какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке условия командировке за пределами России порядок оформления командировки порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные. 21, с.5 В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. 34, с.53 Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации.

При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. 24, с.117 Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными.

Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п. Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны.

В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов.

По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы. 21, с.7 Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

Многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировками лишь потому, что поездка неправильно оформлена - не составлено командировочное удостоверение.

В письме Минфина РФ от 06.12.2002 16-00-16 158 говорится, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе необязательно выдавать ещё и командировочное удостоверение.

Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Согласно пункту 4 Инструкции 62, командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути. 27, с.36 Федеральный Закон от 30.12.2001 197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы. 24, с.117 Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на официальный прием и или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров правления или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий проведение официального приема завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и или заседания руководящего органа и обратно буфетное обслуживание во время переговоров оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. 25, с.39 Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания суточные, культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров.

Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий. 26, с.44 Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного налогового периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный налоговый период. 31, с.52 Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения. 26, с.44 2.