Инвентаризация товаров на складах. Инвентаризация товаров и тары на складах торгового предприятия проводится для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей.
При этом выявляется соответствие фактического наличия товаров и тары на момент инвентаризации их остаткам по данным бухгалтерского учета. Помимо обеспечения сохранности ценностей и проверки правильности организации материальной ответственности инвентаризация решает задачи контроля учетных данных по товарам и таре, их реального отражения в балансе а также посредством инвентаризации выявляются неиспользуемые, залежалые товары, продукция устаревших фасонов и моделей и т. п. Основными этапами инвентаризации являются 1. Проверка фактического наличия товаров. 2. Документальное оформление результатов инвентаризации 3. Принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.
Согласно действующему Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются организациями самостоятельно, за исключением следующих случаев, когда проведение инвентаризации обязательно - при смене материально ответственного лица при коллективной материальной ответственности - при уходе в отпуск бригадира и более половины членов бригады - при установлении фактов краж, ограблений, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений а также пожара, стихийных бедствий - при ликвидации, реорганизации предприятия, передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и в других случаях, установленных законодательством.
Инвентаризация непродовольственных товаров на складах и мяса на холодильниках проводится не менее одного раза в год, как правило, на 1-е число месяца и не ранее 1 октября, остальных продовольственных товаров - не менее двух раз в год. Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 49. Комиссия при обязательном участии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товаров и тары по каждому месту хранения ценностей в отдельности.
Товары, находящиеся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, проверяют и оформляют описями-актами отдельно, после чего вход в помещение пломбируют и комиссия переходит в следующее помещение.
Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей путем их обязательного пересчета, перевешивания, перемеривания. При явной нецелесообразности перевешивания или пересчета товаров, находящихся в неповрежденных и пронумерованных кипах, ящиках, бочках, допускается внесение этих товаров в описи по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. В описи это должно быть оговорено.
Причем не менее 10 таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортиться, должно быть подвергнуто обязательной выборочной проверке. При этом если в результате такой проверки будут установлены расхождения со спецификацией или маркировкой, то комиссия обязана полностью вскрыть все места и проверить товар.
Вносить в описи данные об остатках товаров без проверки их наличия по данным учета или со слов ответственного лица запрещается. При подготовке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах. После подсчета и сверки итогов с ответственным за ценности лицом данные о качестве товара вносят в инвентаризационную опись. Массу товаров, хранящихся навалом, допускается определять путем обмеров и технических расчетов.
Ведомости отвесов и акты обмеров прилагаются к описям. Для ускорения проведения инвентаризации товаров на складах и заполнения инвентаризационных описей с помощью компьютеров целесообразно использовать ярлыки кипные карты и штрих-коды. В ярлыках кипных картах с помощью штрих-кодов указывают наименование товара, единицу измерения, артикул, размер, рост, сорт и другие признаки, цену и количество товара. Ярлыки кипные карты помещают на видном месте или прикрепляют к кипе. Информация с них считывается в компьютер автоматически с помощью специальных оптических читающих устройств сканеров.
Члены комиссии проверяют правильность наименования и количества товаров, указанных в ярлыках, после чего в них проставляют регистрационный порядковый номер. Ярлыки кипные карты подписывают работник, подобравший товар, материально ответственное лицо и председатель комиссии. Сведения о них заносят в инвентаризационную опись. Ярлыки, партионные и кипные карты хранят до выведения окончательных результатов инвентаризации, а затем уничтожают.
Инвентаризационную опись товаров, материалов и тары составляют обычно в двух, а при приеме-передаче - в трех экземплярах. Заполняют опись либо вручную чернилами или шариковой ручкой, либо на компьютере. На каждой странице описи указывается общее количество натуральных единиц шт кг, м и т. п Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце каждой описи материально ответственные лица оформляют расписку следующего содержания Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи по, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении.
В случае смены материально ответственного лица в описи расписываются работник, принявший ценности, и работник, сдавший их. Товары, поступившие во время инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуют после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В данной описи указывают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка После инвентаризации со ссылкой на дату описи.
На товары, находящиеся в пути, составляют отдельный акт, в котором по каждой отправке указывают наименование и количество товара по документам бухгалтерского учета, дату отгрузки, перечень и номера отгрузочных документов. Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежалых и неполноценных, пришедших в негодность товаров. Такие товары должны храниться отдельно. Результаты инвентаризации в 5 - 10-дневный срок должны быть определены в бухгалтерии предприятия после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении.
Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи. На ценности, по которым выявлены расхождения, составляют сличительную ведомость, в ней указываются наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача или излишек.
Такая же сличительная ведомость составляется и по таре. По недостачам, излишкам, пересортицам товаров тары материально ответственные лица дают письменные объяснения, которые вместе со сличительной ведомостью рассматриваются постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией и руководителем предприятия. Комиссия устанавливает характер недостач излишков и способ их устранения, возможность зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли при наличии их норм. Недостачи товаров при наличии норм естественной убыли в их пределах списываются за счет издержек предприятия, при их отсутствии - за счет предприятия излишки приходуют в доход.
Суммовые разницы, возникшие при зачете пересортиц от завышения цен, подлежат возвращению покупателям, а если установить их невозможно, то приходуются в доход предприятия. Суммовые разницы от занижения цен на товары при инвентаризации недостачи товаров и потери от порчи ценностей подлежат взысканию с виновных лиц или, в случае отсутствия таковых лиц, относят на издержки обращения.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки. Например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия Дт 41 Товары Кт 91 Прочие доходы и расходы , Недостача товаров отражается записью Дт 94 Недостачи и потери от порчи ценностей Кт 41 Товары.
Недостачи могут быть списаны в дальнейшем за счет различных источников. Например, недостачи в пределах норм естественной убыли при их наличии относятся на издержки обращения, что фиксируется записью Дт 44 Расходы на продажу Кт 94 Недостачи и потери от порчи ценностей. Сверхнормативная убыль относится за счет виновных лиц, что отражается записью Дт 73-3 Расчеты по возмещению материального ущерба Кт 94 Недостачи и потери от порчи ценностей.
При отсутствии виновных лиц недостачи сверх норм отражаются Дт 91 Прочие доходы и расходы Кт 94 Недостачи и потери от порчи ценностей.