Учет наличия основных средств. Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Он сохраняется на все время эксплуатации объекта и обозначается на нем путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской, насечки и т.п. Объекты основных средств обычно нумеруются по порядково-серийной системе, и номер указывается во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета.
Инвентарными номерами объектов железнодорожных транспортных средств электровозов, тепловозов, локомотивов обычно служат номера, полученные на заводах-изготовителях, а у объектов автомобильного транспорта, тракторов и прицепов - знаки, присвоенные им Госавтоинспекцией. Присваивать вновь поступившим основным средствам инвентарные номера выбывших объектов нельзя в течение пяти лет после списания, так как это может привести к путанице и ошибкам в учете.
Акт о приеме-передаче основных средств с сопроводительными документами передается в бухгалтерию организации. На основании акта бухгалтерия открывает инвентарную карточку учета основных средств ф. ОС-6 , где указывает инвентарный номер объекта и основные данные о нем первоначальная или восстановительная стоимость, срок полезного использования, норма амортизационных отчислений, сумма износа на момент оприходования и др На арендованные в порядке текущей аренды и финансового лизинга основные средства инвентарные карточки не открываются.
Для их аналитического учета используют копию карточки, прилагаемой арендодателем лизингодателем к акту сдачи объекта основных средств в аренду лизинг. При реконструкции, значительной достройке или дооборудования объектов открывается новая карточка. Для обеспечения сохранности инвентарные карточки каждого объекта регистрируются в специальных описях и хранятся в картотеке бухгалтерии сгруппированными по отраслевым классификационным группам, а внутри этих групп - по местам эксплуатации и видам объектов.
При выбытии основных средств инвентарная карточка из картотеки изымается. В организациях с небольшим количеством объектов основных средств, а также если они представляют собой сложные объекты, имеют много крупных составных приспособлений и устройств электромоторов, трансмиссий и т.п пообъектный учет можно вести в инвентарных книгах.
При использовании в учете компьютеров отпадает необходимость в картотеке инвентарных карточек и все необходимые сведения о наличии и движении основных средств получают на основе информационной базы банка данных в виде распечатки регистров машинограмм, используемых для управления основными средствами. 5.4.