Внутренний аудит кассовых операций

Внутренний аудит кассовых операций. Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности - инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств - проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов, перечень подотчетных лиц и т.п проверка правильности документального оформления операций - проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств - аудиторская проверка правильности списания денежных средств - проверка соблюдения кассовой дисциплины - оформление результатов проверки.

В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие документы Кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, список подотчетных лиц, выписки банка, справка банка об установленном лимите остатка кассы, чековые книжки, договоры о материальной ответственности, журнал регистрации приходных и расходных ордеров, книга регистрации расчетно-платежных ведомостей, приказы руководителя 44 . В первую очередь необходимо проверить наличие договора о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам 3 . Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 года 29 . На материалах МУП Хорольский ЖЭУ проведем аудиторскую проверку кассовых операций.

Штатным расписанием организации предусмотрена должность кассира. Договор с кассиром о полной материальной ответственности подписан, денежные средства хранятся в несгораемом сейфе, ключи от сейфа хранятся только у кассира, касса находится в изолированном помещении, выдача денежных средств производится через окно, вырезанное в двери кассы, на окнах сделаны решетки, дверь в кабинет кассы металлическая.

При смене кассира на время отсутствия по болезни или ухода в очередной отпуск назначается инвентаризационная комиссия и проводится инвентаризация кассы, также инвентаризация кассы проводится не реже одного раза в месяц. Кассовая книга ведется в установленном порядке, все приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, отдельно по приходу и расходу.

Ежедневно составляется отчет кассира с приложением расходных и приходных документов, проверяется главным бухгалтером и данные отчета кассира заносятся в журнал- ордер и ведомость 1 по счетам бухгалтерского учета. Данные журнала - ордера и ведомости 1 Касса соответствуют данным главной книги по счету касса. Проверка расходные и приходные ордера обнаружено, что не во всех документах имеются подписи главного бухгалтера, что является грубейшим нарушением.

Инвентаризация денежных средств кассы МУП Хорольский ЖЭУ проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года 40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года 18 38 . И методическими указаниями по инвентаризации имущества.

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц. Порядок и сроки проведения инвентаризации МУП Хорольский ЖЭУ определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка - правильности оформления первичных расходных документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных платежных ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств - полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке.

Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги - полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года. Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится - учредителями предприятий, вышестоящими организациями в случае их наличия, а также аудиторами аудиторскими фирмами в соответствии с заключенными договорами.

При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций органами внутренних дел в пределах своей компетенции проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам.

Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки, правильность определения сумм, выдаваемых под отчет на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом, своевременность погашения подотчетных сумм представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка. Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении.

При проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов обнаружено, что в расходном ордере на выдачу денежных средств нет подписи главного бухгалтера и руководителя, что является грубейшим нарушением прил. 14 . Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной документации, к ним относятся ИНВ - 15 Акт инвентаризации наличных денежных средств Результаты инвентаризации в МУП Хорольское ЖЭУ оформляется актом инвентаризации наличных денежных средств прил. 15 . Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов наличных денег, марок, чеков чековых книжек и других, находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.

Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы.

Такая ревизия возможна - по инициативе руководителя организации - по требованию налоговой инспекции. Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника проверяющего 4 . Ревизии проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.

Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна - по инициативе руководителя организации - по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника проверяющего. Ревизии проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Результаты ревизии отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств форма Инв- 15 по ОКУД . Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером - кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.

Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками 1. Обнаружены излишки денежных средств Дебет 50 Касса , Кредит 91 Прочие доходы и расходы, субсчет 1 Прочие доходы 2. Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров Списание недостающих денег в кассе Дебет 94 Недостачи и потери от порчи ценностей , Кредит 50 Касса Предъявление иска кассиру Дебет счета 73 Расчетов с персоналом по прочим операциям субсчет 2 Расчетов по возмещению материального ущерба , Кредит 94 Недостач и потерь от порчи ценностей 3. По мере взноса кассира в возмещении недостач делаются записи Дебет 50 Касса , 51 Расчетный счет , 70 Расчеты с персоналом по оплате труда , Кредит счета 73 Расчетов с персоналом по прочим операциям субсчет 2 Расчетов по возмещению материального ущерба. Последний раз инвентаризация в МУП Хорольский ЖЭУ проводилась 15.07.2005 года при смене кассира. Инвентаризацию проводила комиссия, назначенная приказом руководителя.

В состав комиссии были включены представители администрации предприятия, работники бухгалтерии.

Перед началом инвентаризации кассир дал расписку в том, что все поступившие деньги и ценности оприходованы, выбывшие - списаны в расход. Расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию. Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводились. При проведении инвентаризации комиссия проверила достоверность бухгалтерского учета и фактическое наличие денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимались к учету наличные деньги. Остаток денежной наличности в кассе сверялся с данными учета по кассовой книге. Результат инвентаризации были оформлен актом. Недостачи или излишка ценностей в кассе комиссией не обнаружено, что и отражено в акте. Акт инвентаризации был составлен в 3-х экземплярах один остался в делах бухгалтерии, другой - материально-ответственного лица сдавшего кассу, третий у материально- ответственного лица принявшего кассу.

В акте комиссия указала, сколько наличных денег находилось в кассе в момент проверки. Акт подписали все члены комиссии и кассир. Акт должен хранится в архиве организации 5 лет. 3.2.