Источники документированной информации

Источники документированной информации. Источником сбора, изучения, обобщения и анализа первичной информации, которая при проведении исследований СУ подвергается изучению, обобщению и анализу, служат данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации состав членов правления и их заместителей, состав ревизионной комиссии приказы о назначении генерального директора президента и его заместителей нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты ОСУ организацией и ее структурных единиц экологический паспорт показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов входящие и исходящие документы положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а так же документы отражающие цели задачи организации степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания маршруты материально-вещественных и информационных потоков соотнесенность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции услуг состав целей управления, функций и задач и их распределения между уровнями и звеньями управления централизацию и распределение полномочий по принятию решений функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками существующую технологию выполнения функций и задач кадровое обеспечение уровень используемых технических средств управления используемые методы управления факторы, обеспечивающие получение прибыли исполнительность решений в структурных единицах организации.

Собирать и обрабатывать информацию желательно за последние три пять лет. Особое место в управленческой деятельности и исследовательской работе занимает система организационно-распорядительной документации.

В нее входят документы организационного положения, уставы, инструкции, правила, распорядительного приказы, указания, распоряжения, решения, протоколы, постановления, справочно- информационного письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, сводки характера, а также документы о личном составе штатное расписание, характеристики, личные дела, записки о переводе и т.п предложения и заявления граждан.

Изучение первичных документационных и других информационных источников в подавляющем большинстве случаев позволяет получать более объективные результаты исследования.

Однако не следует абсолютизировать документальные источники информацию, так как некоторые документы могут отражать реальность в искаженном виде например, объем сверхурочных работ, численность работающих и т.д Все это требует тщательной проверки, а потому проводить анализ следует и другими методами.

При исследовании СУ помимо первичной документации могут быть использованы и другие документальные источники, имеющие вторичный характер обзоры, статьи и другие информационные сведения, приводимыми органами национальной системы сертификации, правительственными структурами, средствами массовой информации и т.п. годовые отчеты организации и ее структурных единиц отчеты о маркетинговых и других исследованиях внешней и внутренней среды организации При проведении исследования подвергать анализу следует также специальные отчеты или справки, которые составляют работники бухгалтерии, планового отдела, отдела труда и заработной платы и т.д. Целесообразно также анализировать оформление управленческой документации, обращал внимание на структуру того или иного документа.

Так, в распространенном управленческом документе Положение о подразделении регламентируются общие вопросы его деятельности, конкретные задачи, функции, права, обязанности и и.п. Здесь следует изучить утверждающие Положение подписи, реквизиты и данные наименование подразделения общие положения задачи функции права и обязанности руководство взаимоотношения и связи имущество и средства контроль, проверка и ревизия деятельности реорганизация и ликвидация наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы. В Положении любое структурное подразделение должно быть четко организационно очерчено, указан его статус группа, бюро, отдел, управление или департамент и т.п Другой управленческий документ должностная инструкция регламентирует деятельность определенного должностного лица. В этом документе, как правило, должны быть отражены утверждающие инструкцию подписи и реквизиты и другие данные наименование должности в соответствии с действующей классификацией должностей общие положения функции права должностные обязанности ответственность взаимоотношения связи по должности наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы. Для рабочих такой документ обычно не составляется, так как они должности не занимают, а выполняют работы по профессии.

Однако в последнее время для рабочих стали составлять рабочие инструкции, где перечисляются выполняемые ими работы и дается их характеристика. Достаточно указывать эти работы согласно квалификационной характеристике рабочего, имеющего определенную профессию из тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, в трудовом контракте или оформлять их в виде приложения к нему. Достоинство рабочих инструкций состоит в том, что в них перечень выполняемых типовых работ по тарифно-квалификационному справочнику можно дополнить другими, а также включать положения из различных регламентирующих документов например, для уборщицы из технического регламента по эксплуатации и обслуживанию сложного оборудования в части его уборки появляется возможность указать подчиненность рабочего, определить его права и ответственность.

Рабочие инструкции более предпочтительны для малых предприятий.

Одним из примеров инструмента для анализа должностных инструкций может быть таблица определенной формы, описывающая регламент того или иного исполнителя. Помимо перечисленных выше документов, источниками ин формации могут быть также сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе опросов и т.п. 3.4. ОПРОСЫ Опросы метод сбора информации об изучаемых объектах, основанный на высказываниях и ответах отдельных участников исследуемой су на определенные вопросы базирующихся на своем личном опыте, объективных первичных данных.

Наиболее распространенными способами опросов являются анкетирование интервьюирование опросы-беседы.

Анкетирование основано на сборе информации с помощью ан кет со списком заранее подготовленных вопросов.

В ряде случаев к каждому вопросу в анкете могут быть предложены возможные варианты ответов.

Данный способ предназначен для выявления конкретных фактов при помощи большого круга лиц, а также в случаях, когда работники организации находятся на значительных рас стояниях друг от друга.

Наиболее часто анкеты путем непосредственной передачи их опрашиваемому например, по месту работы, жительства и т.п а также по почте, через прессу, курьера, Интернет, с помощью факсимильной связи.

К достоинствам данного метода относится возможность включения в анкету тщательно продуманных вопросов, так как для этого, как правило, имеется время возможность получить от опрашиваемого продуманные ответы на вопросы, небольшие затраты на использование данного метода сбора информации возможность опросить большой контингент людей специалистов, респондентов и т. п Недостатками анкетирования являются 1 отсутствие возможности контролировать опрос и заполнение анкет например при каких обстоятельствах заполнялась анкета, были ли подсказки, ясны ли вопросы и в какой последовательности давались ответы на вопросы, было ли желание давать объективные ответы на вопросы, а также давать при необходимости разъяснения к ответам, что требует четкого формулирования вопросов и их состава 2 возможность невозвращения анкет, что обусловливает целесообразность анкетирования в присутствии опрашиваемого.

Основные требования к анкетам целенаправленность простота четкость, понятность, краткость вопросов, по возможности предвидящими ответы да или нет однозначность понимания вопросов, что предполагает однозначные на них ответы рациональность числа вопросов и объема одна пять страниц психологическая нейтральность вопросов невозможность практического использования ответов против опрашиваемого логическая последовательность вопросов.

Поскольку формирование вопросов анкеты задача весьма важная, разрабатывать не следует, как минимум, двум специалистам, один из которых должен быть профессионалом непосредственно в деле составления анкет.

После разработки анкеты ее следует проверить экспериментально.

По результатам ответов на вопросы анкеты, можно определить положительные сильные и отрицательные узкие места в СУ, т.е. выявить некоторые основные причины негативных сторон системы, определивших низкий уровень управления в системе.

По этим местам можно выявить и наиболее важные проблемы в СУ. Помимо анкет можно использовать их разновидности, например карточки проблем.

Интервьюирование, будучи одним из способов опроса, также предназначено для сбора информации о СУ и основано на опросе участников проведения исследовательских работ.

В нем участвуют интервьюер и интервьюируемый. В отличие от анкетирования вопросы здесь менее стандартизованы и подготовлены. Само по себе интервьюирование может быть письменным, устным, телефонным и с использованием других технических средств.

В качестве опрашиваемых выступают специалисты, а при социологическом исследовании потребители и другие участники рыночных отношений. Данный метод один из универсальных способов поиска и сбора информации. В общем случае вопросы интервьюирования можно классифицировать так закрытые да или нет, открытые, тематические, расширяющие тему и выясняющие или отражающие точку зрения, словесные или письменные, гипотетические, повторяемые. По форме различают интервью двух типов формализованное и свободное.

При формализованном интервью интервьюируемый отвечает лишь на заранее подготовленные вопросы интервьюера. Свободное интервью менее формализовано. При этом интервьюер не оказывает четкого влияния на направленность опроса, а только иногда задает интервьюируемому направляющие вопросы. При этом достигается более откровенная атмосфера между сторонами, что обеспечивает получение более достоверной информации. Такая атмосфера не может быть создана при формализованном интервью, а тем более ее не нет при анкетировании.

Тем не менее свободное интервью требует составления продуманного плана работы с интервьюируемым, особенно в части психологического взаимодействия. При проведении интервью этот план служит памяткой для интервьюера. Результаты интервью во многом зависят от полноты состава и последовательности вопросов, поэтому комплекс вопросов должен быть составлен таким образом, чтобы он охватывал все исследуемые подсистемы и элементы СУ. В качестве одного из возможных вариантов разделения СУ предприятием можно принять расчленение ее на общую линейную, целевые, комплексные функциональные и обеспечивающие подсистемы.

К основным положениям проведения свободного интервью следует отнести 1 общий план интервью, составляемый с учетом разделения СУ на подсистемы и элементы в зависимости от цели исследования он подготавливается с помощью консультанта или без него и должен быть разработан заранее за несколько дней до интервью 2 интервьюер должен обеспечить максимально отсутствие по мех, непринужденную, конфиденциальную и доверительную обстановку, включая соблюдение безопасности, интересов интервьюируемого и т.п. 3 продолжительность интервью должна быть достаточной для сбора информации и составлять, как правило, около 2 ч 4 ведение записей письменных, аудио, видео и т.д. целесообразно проводить с разрешения интервьюируемого 5 интервьюер не должен вступать в спор с интервьюируемым или делать ему критические замечания 6 интервью по широкому кругу вопросов СУ целесообразно проводить в несколько этапов.

Беседы-опросы наименее формализованные способы сбора информации, мнений и суждений специалистов о СУ, чем анкетирование или интервьюирование.

Однако, как и в предыдущих способах опроса, предполагается тщательная подготовка опрашиваемо го к беседе. В частности, следует заготовить наиболее важные, корневые вопросы, на которые хотелось бы получить от опрашиваемо го откровенные, объективные ответы. При этом надо соблюдать все те правила, которые используются при интервьюировании.

Каждый из источников сведений и данных о СУ обладает определенными достоинствами и недостатками. Однако ни один из них в отдельности не может обеспечить достаточной полноты и достоверности собранной для исследования информации. Из этого следует, что для получения объективного и наиболее полного представления об исследуемом объекте необходимо использовать одно временно несколько источников сбора данных, постоянно корректируя их на основе появляющихся новых материалов.

При этом собирать информацию можно как последовательно по всем иерархическим уровням, так и параллельно. 4. Метод сравнения 4.1.