Аудит расчетов с подотчетными лицами. При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее: имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку; правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда) ; имеется ли командировочное удостоверение с отметкой в месте пребывания в командировке; правильность и своевременность составления авансовых отчетов; Пример: К авансовому отчету завхоза школы приложены расписки лиц в получении денег на погрузку и разгрузку 1120 т. угля, поступившего в школу с 20 по 24 августа.
По отчету за август аудитор проверил, поступал ли уголь в школу и в каком количестве.
Действительно, поступал но в количестве 640 т. Встречными проверками на складе было установлено, что уголь грузили при помощи механизмов и перевозили самосвалами. Значит, надобности в найме людей при погрузочно-разгрузочных работах не было. По адресам и фамилиям, указанным в расписках на получение денег, запросили адресное бюро, которое сообщило, что эти лица в городе не проживают.
Аналогичные факты выявились и по другим авансовым отчетам этого подотчетного лица. Таким образом, пользуясь отсутствием контроля со стороны централизованной бухгалтерии и руководства школы, завхоз оформлял фиктивные расписки на получение сумм за якобы выполненные работы. правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды; наличие оправдательных документов; полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы; правильность возмещения затрат на представительские расходы.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи (приема) , приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов; правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках; правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами; правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ; соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере №7 по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и главной книге. 6.