Пользование телефоном

Пользование телефоном.

Основная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны. 5.2. Организация приема посетителей. Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем.

Прием посетителей можно разделить на три вида: 1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам 2) прием представителей других организаций 3) прием по личным вопросам Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием.

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. 5.3. Работа секретаря с информацией для руководителя Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.

Составляя реферат, секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную. З А К Л Ю Ч Е Н И Е В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. В обязанности секретаря входит: 1. Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д. 2. Получение, обработка входящей и исходящей почты. 3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов. 4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч. 5. Организация деловых поездок руководителя. 6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел. 7. Организация и участие в работе совещаний. 8. Организация дел в кабинете руководителя. 9. Освобождение руководителя от рутинных операций. 10. Информационное обеспечение. 11. Оформление банковских счетов. 12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала. 13. Соблюдение положительных правил техники безопасности. 14. Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации. 15. Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями. 16. Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Эту тему для своей курсовой работы я выбрала не случайно.

Сейчас я работаю в организации секретарем.

То, что я прочла в книгах Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко отличает секретарей западных фирм и наших.

Я не в коей мере не хочу обидеть наших секретарей, но их работал очень сильно отличается от работы секретарей на Западе, да и не только там. В книге Д. Харрисона очень хорошо написано, что такое секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для наших секретарей. Буквально все разложено по полочкам. Что надо делать, как надо делать и т.д. Когда смотришь по телевидению встречи руководителей фирм, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на секретаря.

Обычно это сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие есть, но к сожалению, их не так уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть "на уровне". Харрисон не зря пишет, что "секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме". Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным качествам, которые присущи этой профессии.

У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе секретаря. Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

И пусть профессия секретаря никогда не уронит своего престижа. . СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М Экономика, 1983 г. 2. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М Экономика, 1982 г. 3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М Высшая школа, 1989 г.