Документальное оформление кассовых операций. Прием денежной наличности от клиентов оформляют объявлением на взнос наличными.
Оно представляет комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции. Первая часть – объявление - служит документальным подтверждением приема денег кассовым работником, вторая - ордер - передается другому операцион¬ному работнику для записи в регистр синтетического учета, а квитанция выдается вносителю денег в подтверждение принятия от него денежных средств. Обратим внимание на тот факт, что клиенты могут вносить средства только на свой расчетный счет. Объявления помещаются в кассовые документы дня. Сотрудник приходной кас¬сы ведет ежедневные записи принятых от клиентов и сданных заведующему кассой де¬нежных сумм в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). Приходные кассовые документы и кассовые журналы по приходу средств в вечернюю кассу после окончания операций хранятся с денежными средствами в сейфе, сдаваемом охранной службе.
Утром следующего дня деньги и приходные до¬кументы сдаются заведующему кассой под расписку в кассовом журнале.
Приходные кассовые документы с кассовым журналом передаются для контроля главному бухгалтеру или его заместителю. При приеме вечерней кассой сумок с денежной наличностью и другими ценностя¬ми от инкассаторов производятся записи в журнале учета принятых сумок с цен¬ностями и порожних сумок. Общее количество принятых сумок фиксируется в специальной справке. Сумки с документами хранятся в сейфе, а утром передают¬ся в кассу пересчета. Доставленные в течение операционного дня сумки инкассаторы сдают в кассу пе¬ресчета или непосредственно в приходную кассу по журналу учета принятых сумок либо накладным.
При этом делают записи в контрольной ведомости по пересчету денежной наличности. Результаты пересчета на основании накладных к сумкам от¬мечают в кассовом журнале по приходу. Данные накладных служат основанием для от¬ражения операций в бухгалтерском учете. Выдачу наличных денег клиентам осуществляют по денежным чекам. Кассовые работники получают у заведующего кассой необходимую сумму под рас¬писку в уже называвшейся книге учета принятых и выданных денег (ценностей). Денежный чек клиента вначале предъявляют операционному работнику, который после проверки записывает сумму чека в кассовый журнал по расходу и выдает полу¬чателю контрольную марку от денежного чека для предъявления кассовому работнику.
Клиенту предоставляют право пересчитать в банке деньги полистно. Доставка денег в помещение для пересчета клиентами и пересчет осуществляются в присутствии од¬ного из работников кассового подразделения.
На выявленные в результате пересчета недостачу или излишек денег оформляют акт. По окончании операционного дня кассовый работник составляет справку о сум¬ме выданных денег и сумме, полученной под отчет. Приведенные в ней кассо¬вые обороты сверяют с записями в кассовых журналах операционных работников. Остаток наличных денег со всеми документами кассовый работник сдает заведующе¬му кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). При выполнении приходных и расходных операций одним работником составля¬ют сводную справку о кассовых оборотах.
Если эти операции осуществляет заве¬дующий кассой, то в составлении справок о сумме принятых денег и количестве посту¬пивших денежных документов или справок о выдаче денег и полученной сумме под отчет, нет необходимости. Обороты по приходу или расходу кассы непосредственно включают в сводную справку о кассовых оборотах. Прием и выдача наличности физическим лицам, а также сотрудникам банка производятся по приходным и расходным кассовым ордерам, но их фор¬ма отличается от аналогичных документов, применяемых в других экономических структурах.
Прием денег от населения за коммунальные, налоговые и другие платежи оформляют выпиской извещений и квитанций. В конце дня кассовый работник обязан сверить сумму, выданную ему в подотчет, с суммами в приходных и расходных документах и подсчитать остаток денег. По ре¬зультатам этой работы составляют сводную справку о кассовых оборотах.
Сумма, необходимая для выплаты заработной платы сотрудникам данного банка, выдается кассовому работнику под отчет под расписку в книге учета принятых и вы¬данных денег (ценностей) или авансом на срок до трех рабочих дней по расходному кассовому ордеру. Эту сумму относят в дебет счета 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам» по лицевому счету кассового работника. По окончании операционного дня фактический остаток наличных денег, получен¬ных кассовым работником под отчет, сдается заведующему кассой под расписку в кни¬ге учета принятых и выданных денег (ценностей). Если кассовый работник получал аванс на выплату заработной платы, то остаток аванса кассовый работник помещает в индивидуальное средство хранения, которое принимает заведующий кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). По истечении трех рабочих дней со дня выдачи аванса заведующий кассой принимает от кассового ра¬ботника остаток аванса по приходному кассовому ордеру.
Для подкрепления банкоматов и изъятия из них денежной наличности письмен¬ным распоряжением руководителя банка назначаются ответственные работники, один из которых является кассовым или инкассаторским работником.
Подкрепление банкомата производится на основании письменной заявки кассового работника, от¬ветственного за обслуживание данного терминала, или руководителя подразделения банка, осуществляющего с помощью программных средств контроль за обеспечением банкомата денежной наличностью.
Выдача денег для загрузки оформляется расходным кассовым ордером. Принятая сумма вкладывается в закрываемые кассеты кассовым или инкассаторским работни¬ком. Этим работникам могут выдаваться предварительно подготовленные кассеты с денежной наличностью. В таком случае, принимая кассеты, инкассаторы проверяют их целостность и наличие на прикрепленном ярлыке необходимых реквизитов. При загрузке банкомата вначале выводят из него распечатку о сумме, выданной на основании карточек и находящейся в остатке, а также изымают кассеты.
Затем подго¬товленные кассеты нагружают в банкомат и выводят из него распечатку, подтвержда¬ющую факт вложения денег. На основании распечатки банкомата операционный работник банка выписывает приходный кассовый ордер на сдаваемую в кассу денежную наличность, а также мемориальный кассовый ордер для отражения по карточкам клиентов. Заведую¬щий кассой, принимая наличность, производит сверку остатка денег, изъятых из кас¬сеты, с данными распечатки и расписывается в приходном кассовом ордере. 3.