Методика проведения инвентаризации основных средств

Методика проведения инвентаризации основных средств. Порядок проведения инвентаризации основных средств и отражение ее результатов в бухгалтерском учете регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» , Законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Российской Федерации. Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения и эксплуатации.

В соответствии со ст.12 Закона «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, количество проводимых в отчетном году инвентаризаций основных средств, даты их проведения и перечень проверяемых объектов определяется самой организацией. Согласно с пунктом 3 статьи 6 Закона «О бухгалтерском учете», порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств, а, следовательно, и сроки ее проведения, должны быть утверждены предприятием в составе учетной политики.

Положением по ведению бухгалтерского учета и Методическими указаниями по инвентаризации утверждено, что инвентаризация основных средств может осуществляться не реже одного раза в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:  При передаче объектов основных средств в аренду, при их выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;  Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, имея в виду, что организации имеют право не чаще одного раза в год (на начало года) производить переоценку основных средств по восстановительной стоимости;  При смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);  При установлении фактов недостачи, хищения, злоупотребления или порчи имущества;  В случаях пожара, стихийных бедствий, других чрезвычайных ситуаций;  При ликвидации (реорганизации) предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях в соответствии с законодательством;  При проведении переоценки основных средств по решению организации-собственника (не чаще 1 раза в год) на начало года;  При передаче организаций, их структурных подразделений, а также зданий и сооружений другому собственнику [2, с.225]. Согласно пункту 1.5 Методических указаний по инвентаризации, в случае смены материально ответственных лиц инвентаризация проводится на день приемки-передачи дел; при установлении фактов краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей — немедленно по установлении таких фактов; после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) — немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия [5, с. 21]. Инвентаризация проводится либо постоянно действующей, либо рабочей инвентаризационной комиссией, утвержденной приказом руководителя организации.

Инвентаризационная комиссия до начала инвентаризации проверяет наличие и состояние инвентарных карточек (книг), технических паспортов или другой технической документации, документов на сданные и принятые в аренду объекты, подготавливают необходимую документацию (бланки, формы актов, инвентарных описей и т. п.), уточняют перечень основных средств по местам нахождения.

Члены комиссии в присутствии должностных лиц и материально ответственных лиц (руководителей цехов, отделов, мастеров и т.п.) осматривают объекты основных средств и фиксируют в инвентарных описях их фактическое наличие по наименованиям, назначению, инвентарным номерам. Инвентаризационные описи (акты) составляются в двух экземплярах (один передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица либо в инвентаризационной комиссии), а при смене материально ответственных лиц – в трех экземплярах (для бухгалтерии, для сдающего и для принимающего ценности материально ответственных лиц). При инвентаризации недвижимости (зданий, сооружений и т.п.), а также земельных участков комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности на это имущество [1, с.101]. Объекты основных средств, которые ко времени инвентаризации находятся вне территории организации (транспортные средства, отбывшие в длительные рейсы и т.п.), инвентируются до их выбытия.

Объекты, не числящиеся в учете, отражают в описи по восстановительной стоимости с учетом рыночных цен. Величину их изношенности комиссия определяет по фактическому состоянию объекта в процентах от установленной стоимости.

Одновременно выявляется, когда и по чьему распоряжению возведены или приобретены неучтенные объекты, куда списаны соответствующие затраты.

На основные средства, принятые в аренду, составляется отдельная опись [2, с.226]. Если в ходе инвентаризации выявлены не отраженные в учете капитальные работы, увеличивающие балансовую стоимость основных средств, или обнаружена частичная ликвидация объектов, уменьшающая их инвентарную стоимость, комиссия должна составить отдельный акт. В акте указывают сумму дооценки или уменьшения балансовой стоимости объектов, исходя из фактических затрат на производство капитальных работ или первоначальной стоимости ликвидированной части объекта.

Комиссия должна установить причины, по которым конструктивные изменения объектов основных средств не получили своевременного отражения в учете [1, с.101]. Если в процессе инвентаризации установлено, что по отдельным объектам основных средств изменилась первоначальная стоимость (например, пристройка новых помещений, надстройка этажей или снос некоторых конструктивных элементов, которые не нашли отражения в бухгалтерском учете), то комиссия должна на основе соответствующих документов определить увеличение (уменьшение) первоначальной стоимости объекта и отразить в описи.

При этом необходимо составить акт и указать причины и лиц, виновных в несвоевременном отражении соответствующих изменений в учетных регистрах [2, с.226]. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами [9, с.18]. Основные средства, непригодные к эксплуатации вследствие полной амортизации, порчи, показываются в отдельной описи, где приводится информация о времени их ввода в эксплуатацию и о причинах непригодности.

Акты и инвентаризационные описи подписывают члены инвентарной комиссии и материально ответственные лица Инвентаризационные описи представляются в бухгалтерию для внесения изменений и уточнений в инвентарные карточки, сводные ведомости и другие регистры по учету основных средств.

В итоге составляют общую по организации сличительную ведомость результатов инвентаризации, где указываются наименование объекта по местам нахождения или эксплуатации, перечень выявленных неучтенных или недостающих объектов, их стоимость.

Глава 2. Отражение в учете результатов инвентаризации основных средств.

Для оформления данных инвентаризации основных средств применяется Инвентаризационная опись основных средств по форме № ИНВ-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88, которая представлена в Приложении 3. При обнаружении расхождений результатов инвентаризации основных средств с данными учета составляются сличительная ведомости по форме ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. Форма ИНВ-18 представлена в Приложении 4. Обобщенные данные результатов всех проведенных в отчетном году инвентаризаций отражаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26. Форма ИНВ-26 представлена в Приложении 5. По общему правилу результаты инвентаризации подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении годовой инвентаризации они должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете, т.е. выявленные излишки или недостачи должны быть отражены в бухгалтерском учете проводками за декабрь отчетного года (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Отражение в учете излишков.

Бывают случаи, когда при инвентаризации выявляются излишки, т.е. превышение фактического количества имущества над учетными данными.

Такая ситуация возможна, например, при обнаружении ранее не учтенного имущества.

Выявленные излишки основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества в соответствии с п. 3 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» (а также в соответствии с п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации) подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты.

При выявлении излишков у организации могут возникнуть вопросы о порядке их отражения в составе доходов и об определении стоимости, по которой "излишние" ценности необходимо оприходовать.

Ответ на эти вопросы содержится в пункте 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств : неучтенные объекты основных средств, выявленные при проведении инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости и отражаются в качестве внереализационных доходов. При оприходовании объектов основных средств, оказавшихся в излишках при инвентаризации, следует применять, по нашему мнению, счет 08 "Вложения во внеоборотные активы". Это следует из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Согласно данной Инструкции принятие к бухгалтерскому учету основных средств отражается по дебету счета 01 "Основные средства" в корреспонденции со счетом 08 "Вложения во внеоборотные активы". При этом из описания к счету 08 следует, что он предназначен для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств.

Кроме того, в списках допустимых корреспонденций счетов, приведенных в описаниях счетов, только дебет счета 08 корреспондируется с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы". Следовательно, оказавшиеся по результатам инвентаризации в излишках объекты основных средств приходуются в бухгалтерском учете следующими записями: 1. Дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91/1 " Прочие доходы" - основное средство оприходовано в оценке по рыночной стоимости. 2. Дебет счета 01 "Основные средства" Кредит счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" 3. Принятое в эксплуатацию и оформленное в установленном порядке основное средство оприходовано по окончательно сформированной первоначальной стоимости.

Отражение в учете результатов недостач.

Значительно чаще, чем излишки, при инвентаризациях выявляются недостачи. Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете определен п. 3 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Эти документы предусматривают списание недостач имущества в пределах норм естественной убыли на издержки производства или обращения, а сверх норм - за счет виновных лиц. В случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты.

Согласно п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о списании недостач на финансовые результаты или на счета виновных лиц принимает руководитель организации. Порядок взыскания ущерба с виновного лица определен статьей 248 Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно указанной статье взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество. Как видим, отражение в учете недостач ценностей зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, от того, имеются ли по данному виду имущества установленные нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете делаются записи по дебету счета 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей", а по кредиту счета 01 "Основные средства”. Недостающие основные средства отражаются по остаточной стоимости.

Зачет недостач излишками (пересортица). При проведении инвентаризации возможны случаи одновременного выявления излишков и недостач у одного и того же ответственного лица. В таких случаях согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации предусмотрен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Такой зачет возможен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же ответственного лица, в отношении ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Решение о зачете недостач излишками принимает руководитель организации на основании предложений, представленных ему председателем инвентаризационной комиссии, и объяснений ответственного лица о причинах пересортицы. Возможно, что при зачете недостач излишками недостающих ценностей будет больше, чем ценностей, оказавшихся в излишках. В этом случае не покрытая излишками разница относится на виновных лиц [10,c. 49]. Глава3. Переоценка основных средств. Порядок проведения переоценки основных средств.

Целью переоценки является привести учетную (балансовую) стоимость объектов основных средств в соответствии с реально сложившимися на них ценами. [3, с. 53] В соответствии с ПБУ 6/01 коммерческая организация может не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать группы однородных объектов основных средств, за исключением земельных участков и объектов природопользования, которые переоценке не подлежат, по текущей (восстановительной) стоимости.

Под текущей (восстановительной) стоимостью объектов основных средств понимается сумма денежных средств, которая должна быть уплачена организацией на дату проведения переоценки в случае необходимости замены какого-либо объекта [7, с.34]. В соответствии с п. 43 Методических указаний, при определении текущей (восстановительной) стоимости могут быть использованы данные на аналогичную продукцию, полученные от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе; оценка бюро технической инвентаризации; экспертные заключения о текущей (восстановительной) стоимости объектов основных средств.

Любая организация (кроме бюджетной, кредитной и некоммерческой), однажды проведя переоценку основных средств, в дальнейшем должна делать ее регулярно, чтобы стоимость основных средств, по которой они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности, существенно не отличалась от рыночной стоимости (требование пункта 15 ПБУ 6/01). Решение организации о проведении переоценки по состоянию на начало отчетного года оформляется соответствующим распорядительным документом, обязательным для всех служб организации, которые будут задействованы в переоценке ОС, и сопровождается подготовкой перечня объектов основных средств, подлежащих переоценке.

Исходными данными для переоценки объектов основных средств являются: - первоначальная стоимость или текущая (восстановительная) стоимость (если данный объект переоценивался ранее), по которой они учитываются в бухгалтерском учете по состоянию на 31 декабря предыдущего отчетного года; - сумма амортизации, начисленной за все время использования объекта по состоянию на указанную дату; - документально подтвержденные данные о текущей (восстановительной) стоимости переоцениваемых объектов основных средств по состоянию на 1 января отчетного года. Переоценка объекта основных средств производится путем пересчета его первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости, если данный объект переоценивался ранее, и суммы амортизации, начисленной за все время использования объекта. Механизм подтверждения рыночной цены изложен в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств.

Поскольку нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету не содержат определения и критериев формирования групп однородных объектов основных средств для целей переоценки, то согласно ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", соответствующий способ учета, исходя из требований ПБУ, разрабатывается организацией и закрепляется в учетной политике [4, с. 42]. Методы переоценки основных средств.

До 1 января 2006 года в пункте 15 ПБУ 6/01 было четко сказано, что переоценивать основные средства можно двумя способами – методом прямого пересчета по документально подтвержденным ценам и методом индексации.

В новой же редакции документа методы переоценки не названы вовсе.

Давайте разберемся, что означает это изменение в ПБУ 6/01. Метод прямого пересчета. Для проведения переоценки путем прямого пересчета коммерческая организация определяет рыночную стоимость соответствующих объектов на дату переоценки, которая является полной восстановительной стоимостью после переоценки. Далее корректируется сумма начисленной амортизации и определяется остаточная стоимость переоцененного объекта. С этой целью определяется коэффициент пересчета как отношение рыночной цены объекта к его балансовой стоимости.

Рыночная стоимость основного средства определяется из любых документов – заключения оценщика, данных от производителя, статистических служб, торговых инспекций, информации в СМИ и специальной литературе. Это установлено пунктом 43 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств. И хотя о методе прямого пересчета с 1 января в ПБУ 6/01 не упоминается, его можно применять, как и раньше. Фирма самостоятельно решает, какие источники информации использовать. Но при переоценке дорогостоящих основных средств лучше прибегнуть к услугам оценщика.

Ведь если имущество подешевело, то фирма будет платить с него меньший налог на имущество. Поэтому проверяющие наверняка обратят внимание на то, насколько правомерно организация переоценила основные средства [6, с.83]. Пример 1. По состоянию на 01.01.03 первоначальная стоимость объекта, подлежащего переоценке, составляет 30 000 руб. Сумма начисленной амортизации на ту же дату - 18 000 руб. Остаточная стоимость объекта до переоценки - 12 000 руб. Рыночная стоимость такого объекта на дату переоценки - 36 000 руб. Коэффициент пересчета равен 1,2 (36 000 руб.: 30 000 руб.). Сумма амортизации после переоценки составит 21 600 руб. (18 000 руб. х 1,2). Остаточная восстановительная стоимость составит 14 400 руб. (36 000 - 21 600). Конец примера.

Метод индексации. Этот метод подразумевает, что организация корректирует стоимость основных средств на индексы инфляции.

Разрабатывать такие индексы должен Росстат. Однако официально они не публикуются, на что указано, в частности, в Письме Минфина России от 31 июля 2003 г. №04-02-05/3/63. Поэтому метод индексации на практике не применяется [8, с. 15]. Глава 4.