Типы коммуникаций

Типы коммуникаций. Внутриличностная коммуникация.

Это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум го¬ворит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей ин¬формацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обрат¬ная связь — это то, что дополняет информацию или отвергает ее. Межличностная коммуникация.

Коммуникация с другим челове¬ком называется межличностной. Это самый распространенный тип коммуникации. В межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи являет¬ся обычно взгляд или звук, а обратной связью — ответ каждого участ¬ника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип меж¬личностной коммуникации. Коммуникация в малой группе. В малой группе каждый индивиду¬ум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими.

Взаимодействие усложня¬ется, если группа превышает размер 10—12 чел. Малые группы состо¬ят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих инфор¬мацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонима¬ния в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межлич¬ностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же. Часто в организациях малые группы называются «команда¬ми». Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации.

Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно. Мой отдел можно назвать малой группой, т.к. в нем работает всего 12 человек, не считая начальника. Да, вообще, любой отдел – это малая группа. Так вот, в моем отделе все сотрудники разделены на смены, т.к как я уже писала, отдел работает круглосуточно. У нас очень дружный женский коллектив.

К начальнице все обращаются на «ты», что создает возможность неформальных взаимоотношений. Письменные приказы она отдает редко. И то, по мере необходимости. Конечно, в каждой смене отношения очень теплые и дружеские. Общественная коммуникация. В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации). Общественная коммуникация возника¬ет, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффек¬тивно участвовать в ее работе.

Каналы те же, что и при межличност¬ном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. д.). Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Боль¬шинство образований, в которых действует общественная коммуни¬кативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему.

Общественная комму¬никативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации мо¬жет возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях. Внутренняя оперативная коммуникация. Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направлен¬ная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг приме¬рами такой коммуникации являются связь между отделами предпри¬ятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складско¬го учета, которые передают информацию о потребностях отделу опе¬ративного планирования производства.

К сожалению, в нашей организации не каждый сотрудник знает основные цели и задачи организации. Каждый человек осведомлен информацией, только в рамках своего отдела. Внешняя оперативная коммуникация.

Эта коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образовани¬ями, которые существуют вне ее. Она также относится к взаимоотно¬шениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее внешней среды, этот тип коммуникации важен для про¬должения деятельности организации. Личностная коммуникация.

Не вся связь в организации основыва¬ется на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определя¬ется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личност¬ная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна. Следует особо отметить важность восприятия как определяющего мо¬мента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что: • информация, не находящаяся в области опыта получателя (ру¬ководителя, подчиненного, работника одного уровня), будет воспри¬ниматься медленнее, чем знакомая информация; • в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбира¬ет ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для ее оценки; • коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта работника; • даже наиболее объективная информация включает субъектив¬ные представления; • несоответствие кодирования и расшифровки информации вы¬текает из различий в опыте ее источника и получателя; • один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки информации.

Известны многочисленные руководства и правила, направ¬ленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой ин¬формации в процессе коммуникаций.

Основной упор в них делается на то, чтобы снять все помехи и барьеры, относящиеся к поведению лиц, получающих деловую информацию. Ниже приводятся некото¬рые рекомендации, используемые в практике деятельности организа¬ций разных типов и обращенные к руководителю, к которому посту¬пает информация от подчиненных. Как уже отмечалось, особенно важно, чтобы в процессе коммуни¬каций была обеспечена обратная связь.

В организации обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные ме¬тоды обратной связи. Например, снижение эффективности производ¬ства, увеличение количества прогулов и текучести кадров или плохая координация между подразделениями могут указывать на ухудшение коммуникаций.

Сеть коммуникаций. Существуют различные виды сетей коммуни¬каций. Некоторые виды зависят от конкретного фактора, например от качества и объема информации. Экспериментальные данные показа¬ли, что в целом различия между видами сетей следующие. Сеть ком¬муникаций в виде круга является активной, без лидера, неоргани¬зованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой дру¬гую крайность: она менее активна, имеет определенного лидера, хо¬рошо и устойчиво организована, более упорядочена.

Следует упомя¬нуть и о многоканальной сети, представляющей собой то же колесо, но со связью между подчиненными. Очевидным становится то, что структура сети коммуникаций вли¬яет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирова¬ние группы, на чувство удовлетворенности ее членов. Она является важным компонентом в типах взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение опре¬деленных задач.

С этих позиций структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. В отдельных группах она оказы¬вается эффективной, а в других - нет. В табл.1 показана эффек¬тивность различных типов сетей. Таблица 1. Критерии оценки Коммуникационные сети цепь «Y» колесо круг многоканальная Скорость Средняя Средняя Высокая Низкая Высокая Точность Высокая Высокая Высокая Низкая Средняя Удовлетворенность Средняя Средняя Низкая Высокая Высокая Организационные факторы, влияющие на коммуникации Должностное положение.

Коммуникации в формальной организа¬ции связаны с положением работника. Можно утверждать, что ком¬муникации в целом и инициатива коммуникаций в частности име¬ют в основном вертикальную направленность, т. е. идут сверху вниз. Вместе с тем существуют три измерения потоков коммуникаций, ко¬торые надо учитывать: потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные.

В большинстве организаций эти три потока суще¬ствуют одновременно или в различные периоды времени. Самый простой способ изучения коммуникаций состоит в рассмо¬трении приказов, инструкций и распоряжений, идущих от высших руководителей до низовых (например, мастеров) и относящихся к ин¬формации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к выс¬шим. Этот упрощенный взгляд на коммуникации в организациях не учитывает коммуникаций между работниками на одном уровне и меж¬ду подчиненными и руководителями.

Наряду с использованием официальных каналов коммуникаций работники организации удовлетворяют свою потребность в советах и поддержке путем взаимного консультирования. Консультация между лицами на одном уровне нередко имеет важные последствия для ор¬ганизации; постоянное обращение друг к другу за советом увеличива¬ет уверенность в собственных решениях. Как показывает опыт, пол¬ная зависимость от руководителей в получении информации и кон¬сультировании является ограничением и в большинстве случаев его можно избежать.

По-видимому, каждый руководитель должен быть заинтересован в циркулировании потоков информации во всех трех направлениях - вверх, вниз и по горизонтали. Коммуникации (ра¬зумеется, в разном объеме) по каждому из трех направлений осуще¬ствляются одновременно. Восприятие работниками любой коммуникации определяется многими организационными и личностными факторами. Изменение в представлениях работника может быть вызвано изменением полу¬чаемой информации или рабочего окружения.

На восприятие также влияет прошлый опыт. В действующей организации приказы высше¬го руководителя фильтруются, а затем воспринимаются. Стиль управления. Коммуникации между руководителями и под¬чиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направ¬лении сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силу своего положения прямо влияет на направление и поток ком¬муникаций.

Из-за высокой степени вероятности появления шумов при передаче послания руководитель может установить правила, в соот¬ветствии с которыми послания должны передаваться в определенном направлении и последовательности. Как показывает опыт, наиболее успешно функционируют те организации, где руководители стремят¬ся, чтобы никто из сотрудников единолично не контролировал ком¬муникации, чтобы поощрялось участие всех сотрудников в потоке ком¬муникаций. Нельзя недооценивать также важность взаимопонимания между руководителем и подчиненными.

Различия в стиле управления и используемых каналах связи отражены в табл. 2. Таблица 2. Оценки Либеральный стиль Консервативный стиль Общее описание коммуникаций Неформальная, многоканальная система коммуникаций Хорошо определенная цепь команд Объем и направление коммуникаций Поощряется расширением связей по всем направлениям (вверх, вниз, по горизонтали) Поощряется ограничение связей, осуществляемых преимущественно сверху вниз Качество коммуникаций Адекватная, очень точная информация Требует дополнительной связи, информация иногда не точна Потребность в коммуникациях в направлении снизу вверх и в консультировании работников возрастает, когда: 1) размеры органи¬зации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) в боль¬шей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4) усиливается географическая разбросанность подразделе¬ний организации. Разделение труда.

Разделение труда на микро- или макроуровне облегчает коммуникации между работниками в организации.

Это про¬исходит по ряду причин: работники лучше понимают свою работу; цели подразделения являются общими; расстояние между рабочими местами при разделении труда обычно сокращается. В стабильных организациях, в которых происходят лишь небольшие технологичес¬кие и кадровые изменения, можно разработать систему коммуника¬ций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания. В ди¬намичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точ¬ность коммуникаций.

Здесь должна передаваться нерутинная инфор¬мация (например, связанная с освоением на предприятии новой про¬дукции с уникальными техническими характеристиками), что неред¬ко требует изменения сети коммуникаций. Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функциониро¬ванию формальной структуры передачи команд. Нередко такая фор¬ма распространения информации является весьма оперативной, а по¬ток информации не подчиняется какому-либо определенному по¬рядку.

В то же время такая система может искажать информацию, в ней нет четкой структуры распределения ответственности и отчет¬ности. Неформальные коммуникации, да еще с искажением информации очень хорошо развиты в данной организации. Особенно волнует людей вопрос, кто будет новым генеральным директором. По этому поводу идут ежедневные дебаты, хотя еще точно даже неизвестно будет новый генеральный или нет. Еще один вопрос волнует людей каждый месяц: дадут ли премию или нет? Заключение В заключение хотелось бы сказать, что процесс коммуникаций очень важен.

Каждый день люди общаются друг с другом в организациях и вне них. Особенно важно общение в организациях, т.к. именно с хорошо развитым коммуникационным процессом связан успех какой-либо организации. От того как люди умеют общаться, получать и передавать информацию, зависит будущее организации. Если нет четкой коммуникационной организации, то невозможно передавать информацию как по вертикали, так и по горизонтали.

Если служащий четко не знает своих задач и обязанностей, то он не будет хорошо выполнять свою работу. В заключение, хотелось бы предложить, чтобы в нашей организации провели опрос, о том все ли устраивает людей; рассказали всем о главных целях и задачах организации. Тогда возможно удалось бы организовать лучшие коммуникационные связи. Поэтому, коммуникация – это искусство быть понятым! А для этого нужно владеть 4 основными навыками: внимательно слушать, убедительно говорить, корректно писать и вдумчиво читать.