Работа с документами и корреспонденцией. Целью организации работы с документами является создание оптимальных условий для всех видов работ с документами прием и регистрация, рассмотрение документов, порядок прохождения документов, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел и подготовка их на хранение в архив.
Для оптимизации делопроизводства менеджер устанавливает и строго соблюдает порядок поступления информации на рабочее место. При подготовке документа следует четко и кратко излагать свои мысли, так как обилие слов мешает быстрому восприятию документа. Совершенствование работы с документами состоит в автоматизированной обработке информации с использованием других видов обеспечения.
Для этого на современных предприятиях на базе периферийных ПВМ создается локальная сеть, позволяющая менеджерам всех уровней управления обращаться к документации предприятия, выводить ее на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями как с сотрудниками, так и с партнерами по бизнесу. Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ и создание документов.
Обмен электронными документами осуществляется с помощью электронной почты, которая позволяет отправлять документы, получать подтверждения их доставки адресатам, выводить на экран дисплея полученные документы, редактировать, распечатывать и хранить документы, прикреплять к документам резолюции. Одной из наиболее действенных мер по экономии времени и средств на переписку является внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции, что позволяет сократить время на составление и чтение писем.
Менеджеру целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, требования и т.п. 5.3.