ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления. Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Появляется термин первоначально в устной речи предположительно в XVII в. и означает сам процесс решения производства дела - дело производить решать вопрос. Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято, уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово дело зафиксировано в документах в 1584 г. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.
Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.
Документ изготавливается на специальном материале бумаге, фотопленке и т.п Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.
Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе Об информации, информатизации и защите информации документированная информация документ -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документ, зафиксировав отобразив информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.
Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации руководство -изданием распорядительных документов организация - организационных документов инструктирование - в виде инструкций, методических указаний контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Но создав документ, с ним надо ещё много работать учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д. Организация делопроизводства условно делится на две части - обеспечение своевременного и грамотного создания документов документирование -организация работы с документами получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Параллельно с термином делопроизводство в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением.
Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства аналогично стал использоваться термин документационное обеспечение управления, который по существу является синонимом термина делопроизводство. Например, в названиях нормативных документов Государственная система документационного обеспечения управления и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. 2.