СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. Для создания новой базы данных из меню следует выбрать команду ФАИЛ / СОЗДАТЬ . В открывшемся диалоговом окне необходимо ввести имя файла. Нажатие кнопки OK приводит к созданию базы данных. Access автоматически добавляет расширение имени файла MDB для всех файлов, содержащих базу данных. Когда база данных откроется, то на экране появится окно базы данных, из которого можно получить доступ ко всем элементам базы данных . 2.ТАБЛИЦЫ Таблица выполняет роль хранилища данных. Поэтому необходимо начать конструирование БД именно с создания таблицы (в БД должна входить хотя бы одна таблица). В базе данных DB1.MDB использовалось следующие способы создания таблиц : через Конструктор Таблиц ; через Запрос на создание таблиц ; Создание таблиц через SQL показано на примере таблицы МЕСТА : ШИФР ТОВАРА НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА ПОСТАВЩИК ЗАВОЗ ТОВАРА ТЕЛЕФОН ПОСТАВЩИКА ГОРОД ПОСТАВЩИКА В результате создается макет таблицы ПОСТАВЩИК , а данные ШИФР ТОВАРА НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА ПОСТАВЩИК ЗАВОЗ ТОВАРА ТЕЛЕФОН ПОСТАВЩИКА ГОРОД ПОСТАВЩИКА 1 ПИВО БАЛТИКА №1 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 2 ПИВО БАЛТИКА №2 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 3 ПИВО БАЛТИКА №3 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 4 ПИВО БАЛТИКА №4 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 5 ПИВО БАЛТИКА №5 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 6 ПИВО БАЛТИКА №6 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 7 ПИВО БАЛТИКА №7 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 8 ПИВО БАЛТИКА №8 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 9 ПИВО БАЛТИКА №9 ООО «ОЧАКОВО» 1234567 МОСКВА 10 ВОДКА «ИСТОК» ЗАВОД КРИСТАЛЛ 7654321 ОДИНЦОВО 11 ВОДКА «КРЕМЛЁВСКАЯ» ЗАВОД КРИСТАЛЛ 7654321 ОДИНЦОВО 12 ВОДКА «ПШЕНИЧНАЯ» ЗАВОД ПАЛЁНЫЙ 4442708 ПОДПОЛЬЩИК 13 СОК «МАНГО» ООО «DJ 17» 3458217 ОМСК 14 СОК «АПЕЛЬСИН» ООО «DJ 17» 3458217 ОМСК записываются в него. И т.д. и т.п. Создание таблицы через Конструктор Таблиц. Для создания таблицы необходимо перейти в окно базы данных, нажать кнопку СОЗДАТЬ . В результате открылось окно конструктора таблицы. В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы : наименование поля, тип данных и описание. Помимо этих основных атрибутов каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных. Наименование каждого из полей таблицы выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет храниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в этом поле. Основные моменты, связанные с наименованием поля : * наименование поля может содержать до 64 символов; * наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, кроме точки, восклицательного знака, прямых скобок ; * наименование поля не может начинаться с пробела; * два поля в одной таблице не могут иметь одинакового названия ; Далле рассмотрим основные типы данных, которые использовались в данной курсовой : 1. Текстовые : При вводе имени поля по умолчанию MS Access присваивает ему текстовый тип данных с шириной поля, равной 50.Такие поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина - 255 символов ; 2. Числовые поля : - при вводе данных числового поля автоматически производится проверка данных. Если данные содержат текстовые или специальные символы MS Access выведет предупреждение и ошибочные данные не будут введены ; - только над числовыми полями возможно выполнение математических операций; - используя значение свойства Размер поля, можно установить различный формат для полей числового типа ; 3. Поля денежного типа : денежное поле аналогично числовому полю. С его помощью можно производить вычисления с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части ; 3. ЗАПРОСЫ Следующим этапом работы с базой данных является построение запросов. Необходимо сказать, что запрос– средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия.

В современных программах решены практически все проблемы, связанные с хранением данных, и на первый план выступает задача предоставления пользователям понятных и эффективных средств доступа к тем данным, которые их интересуют в определённый момент.

В данной базе данных DB1.MDB ипользовалось несколькотипов запросов : запрос на обновление Сначало надо создать новый запрос и ввести критерии для выбора изменяемых записей. В только втом случае, если результат запроса отвечает заданым требованиям, следует преобразовать его в запрос обновления. ШИФР ТОВАРА НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА ПОСТАВЩИК ЗАВОЗ ТОВАРА ТЕЛЕФОН ПОСТАВЩИКА 1 ПИВО БАЛТИКА №1 ООО «ОЧАКОВО» 100 1234567 2 ПИВО БАЛТИКА №2 ООО «ОЧАКОВО» 200 1234567 3 ПИВО БАЛТИКА №3 ООО «ОЧАКОВО» 300 1234567 4 ПИВО БАЛТИКА №4 ООО «ОЧАКОВО» 400 1234567 5 ПИВО БАЛТИКА №5 ООО «ОЧАКОВО» 500 1234567 6 ПИВО БАЛТИКА №6 ООО «ОЧАКОВО» 600 1234567 7 ПИВО БАЛТИКА №7 ООО «ОЧАКОВО» 700 1234567 8 ПИВО БАЛТИКА №8 ООО «ОЧАКОВО» 800 1234567 9 ПИВО БАЛТИКА №9 ООО «ОЧАКОВО» 900 1234567 10 ВОДКА «ИСТОК» ЗАВОД КРИСТАЛЛ 370 7654321 11 ВОДКА «КРЕМЛЁВСКАЯ» ЗАВОД КРИСТАЛЛ 350 7654321 12 ВОДКА «ПШЕНИЧНАЯ» ЗАВОД ПАЛЁНЫЙ 120 4442708 13 СОК «МАНГО» ООО «DJ 17» 90 3458217 14 СОК «АПЕЛЬСИН» ООО «DJ 17» 90 3458217 Для этого выберем команду ЗАПРОС / ОБНОВЛЕНИЕ . В строку обновление следует ввести новые выражения для заменяемых записей. ШИФР ТОВАРА НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА ПОСТАВЩИК ЗАВОЗ ТОВАРА ТЕЛЕФОН ПОСТАВЩИКА 1 ПИВО БАЛТИКА №1 ООО «ОЧАКОВО» 100 1234567 2 ПИВО БАЛТИКА №2 ООО «ОЧАКОВО» 200 1234567 3 ПИВО БАЛТИКА №3 ООО «ОЧАКОВО» 300 1234567 4 ПИВО БАЛТИКА №4 ООО «ОЧАКОВО» 400 1234567 5 ПИВО БАЛТИКА №5 ООО «ОЧАКОВО» 500 1234567 6 ПИВО БАЛТИКА №6 ООО «ОЧАКОВО» 600 1234567 7 ПИВО БАЛТИКА №7 ООО «ОЧАКОВО» 700 1234567 8 ПИВО БАЛТИКА №8 ООО «ОЧАКОВО» 800 1234567 9 ПИВО БАЛТИКА №9 ООО «ОЧАКОВО» 900 1234567 10 ВОДКА «ИСТОК» ЗАВОД КРИСТАЛЛ 370 7654321 11 ВОДКА «КРЕМЛЁВСКАЯ» ЗАВОД КРИСТАЛЛ 350 7654321 12 ВОДКА «ПШЕНИЧНАЯ» ЗАВОД ПАЛЁНЫЙ 120 4442708 13 СОК «МАНГО» ООО «DJ 17» 90 3458217 14 СОК «АПЕЛЬСИН» ООО «DJ 17» 90 3458217 Запрос на удаление Задача : удалить товар под шифром 14 Создав новый запрос добавим таблицу “ПОЕЗДА”. Выберем из верхнего меню тип запроса ЗАПРОС/ УДАЛННИЕ . В строке “Условие отбора” напишем номер шифра 14. И нажмем на кнопку выполнение.

ШИФР ТОВАРА НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА ПОСТАВЩИК ЗАВОЗ ТОВАРА ТЕЛЕФОН ПОСТАВЩИКА ГОРОД ПОСТАВЩИКА 1 ПИВО БАЛТИКА №1 ООО «ОЧАКОВО» 100 1234567 МОСКВА 2 ПИВО БАЛТИКА №2 ООО «ОЧАКОВО» 200 1234567 МОСКВА 3 ПИВО БАЛТИКА №3 ООО «ОЧАКОВО» 300 1234567 МОСКВА 4 ПИВО БАЛТИКА №4 ООО «ОЧАКОВО» 400 1234567 МОСКВА 5 ПИВО БАЛТИКА №5 ООО «ОЧАКОВО» 500 1234567 МОСКВА 6 ПИВО БАЛТИКА №6 ООО «ОЧАКОВО» 600 1234567 МОСКВА 7 ПИВО БАЛТИКА №7 ООО «ОЧАКОВО» 700 1234567 МОСКВА 8 ПИВО БАЛТИКА №8 ООО «ОЧАКОВО» 800 1234567 МОСКВА 9 ПИВО БАЛТИКА №9 ООО «ОЧАКОВО» 900 1234567 МОСКВА 10 ВОДКА «ИСТОК» ЗАВОД КРИСТАЛЛ 370 7654321 ОДИНЦОВО 11 ВОДКА «КРЕМЛЁВСКАЯ» ЗАВОД КРИСТАЛЛ 350 7654321 ОДИНЦОВО 12 ВОДКА «ПШЕНИЧНАЯ» ЗАВОД ПАЛЁНЫЙ 120 4442708 ПОДПОЛЬЩИК 13 СОК «МАНГО» ООО «DJ 17» 90 3458217 ОМСК Запрос с параметрами Задача : узнать номер поезда по дате и времени отправления поезда Создадим новый запрос и добавим в него таблицу поезда. Затем отбуксируем в бланк запроса QBE поля дата отправления и время отправления. В строке “Устроке отбора” введем параметр, заключенный в квадратные скобки. В диалоговом окне “ Параметры запроса ” определяется тип данных для параметров. Введем имена дата отправления и время отправления в столбец “ Параметры ” и в следующем столбце выберем тип данных ШИФР/ ЗАВОЗ ТОВАРА . Для завершения изменения типа данных нажмем кнопку OK . ШИФР ТОВАРА НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА ПОСТАВЩИК ЗАВОЗ ТОВАРА ТЕЛЕФОН ПОСТАВЩИКА ГОРОД ПОСТАВЩИКА 1 ПИВО БАЛТИКА №1 ООО «ОЧАКОВО» 100 1234567 МОСКВА 2 ПИВО БАЛТИКА №2 ООО «ОЧАКОВО» 200 1234567 МОСКВА 3 ПИВО БАЛТИКА №3 ООО «ОЧАКОВО» 300 1234567 МОСКВА 4 ПИВО БАЛТИКА №4 ООО «ОЧАКОВО» 400 1234567 МОСКВА 5 ПИВО БАЛТИКА №5 ООО «ОЧАКОВО» 500 1234567 МОСКВА Перекрестный запрос Задача : вывести таблицу где по строкам будет номер поезда, по столбцам дата отправгения, а значение время отправления ; Для этого создадим новый запрос на основе таблицы “ПОСТАВЩИК”. Затем отбуксируем поле “Номер поезда” в бланк запроса и с помощью команды ШИФР / ПРОДАЖА ТОВАРА включем строку “Продажа товара” в ней выберем значение “Групировка” . В следующий столбец поместим поле “Дата отправления” и также выберем значение “Группировка” . Третий столбец содержит поле “Время прибытия” . Этот столбец будет содержать значение “First” . Теперь данный запрос превратим в перекрестную таблицу, выбирая элемент меню ЗАПРОС / ПЕРЕКРЕСТНЫЙ . В появившейся строке “Перекрестная таблица” для первого столбца выберем “Заголовок строк” , а для второго “Заголовок столбцов” . Для третьего столбца “Время отправления” выберем элемент “Значение” ПОСТАВЩИК АО "ПАЛИТЕЛЕН" АО "СОЮЗ" АО "СОЮЗ-2" КООП "ДИМОН" КООП "ПЕТЯ" КООП "ПОРЯДОК" МАКДОНАЛЬДС ООО "БЕКОН" ООО "ВИКТОРИЯ" ООО "КАМАЗ" ООО "МАРИНА" ООО "МИР" ООО "ПУПС" ООО "СИДОР" ООО "СТРОЙМАТЕРИАЛЫ" ООО "ТУРИСТ" ООО " ФРУКТ" СТЕФФ ТОО "КОМПАС" ТОО "ОРИОН-2" ТОО "ПИЦЦА" ТОО "ХРАНИТЕ ЗУБЫ" ЗАВОД "КАМПОМОС" КОЛБАСА "ДОКТОРСКАЯ" ЗАВОД "КРИСТАЛ" ВОДКА "ИСТОК" ВОДКА "КРЕМЛЁВСКАЯ" ЗАВОД " ПАЛЁНЫЙ" ВОДКА "ПШЕНИЧНАЯ" КОЛХОЗ "40 ЛЕТ БЕЗ УРОЖАЯ" ОГУРЦЫ МАРИНОВАННЫЕ ПОМИДОРЫ С ДУШКОМ КООП "МЫШЬ" СЫР "АТЛЕТ" СЫР "КОЗИЙ" КООП "НОЧЬ" КОФЕ "ЯКОБС" КООП "СОРНЯК" ЧАЙ "ИНДИЙСКИЙ" ООО "DJ 17" СОК "МАНГО" ООО "БУМИЗДЕЛИЯ" САЛФЕТКИ ООО "ОЧАКОВО" ПИВО БАЛТИКА №3 ПИВО БАЛТИКА №4 ПИВО БАЛТИКА №6 ПИВО БАЛТИКА №1 ПИВО БАЛТИКА №5 ПИВО БАЛТИКА №8 ООО "РОЗА" ПАКЕТЫ ТОО "ГАЗИК" ВОДА "ГРУША" ВОДА "КОЛОКОЛЬЧИК" ВОДА "ТАРХУН" ТОО "ЗАВОРОТ КИШОК" ЖЕВАЧКА "ДИРОЛ" ТОО "ОПИЛКИ" СПИЧКИ ЗУБОЧИСТКИ Итоговые запросы Задача : вычеслить стоимость всех мягких, купейных и лацкартных билетов ; Прежде всего создадим новый запрос для таблицы. При помощи команды ВИД / ГРУППОВЫЕ операции необходимо включить строку “Групповая операция” . В этой строке для каждого из выбранных полей установим одну из функций “Группировка” и “Sum” 4. ФОРМЫ Форма – это средство отображение данных на экране и управление ими. Форма позволяет расположить данные на экране так, как это требуется.

Кроме того форма позволяет вывести на экран больше данных, нежели таблица. Это достигается при помощи объектов, обеспечивающих “трёхмерность” данных. например раскрывающихся списков.

В первом шаге необходимо выбрать вид формы.

Различают: форму “в один столбец”, диаграмма, табличную форму.

В данном случае выбран вид формы “ в один столбец”. В ней представлены по поездам.

В качестве источника данных используются таблица “Постовщик”. Табличная форма в данной работе создана с помощью Мастера форм. В этом случае необходимо указать поля, необходимые для построения формы название поставщика, стоимость мягких, купейных, плацкартных билетов. Тон, в котором выполнена табличная форма носит название – ткань.

Для того, чтобы увидеть истинный вид табличной формы, надо использовать список Вид, расположенный на панели инструментов, и выбрать из него элемент Режим формы.

Режим таблицы и режим конструктора позволяет изменить представление формы.

Например, табличная форма в режиме таблицы ничем не отличается по своему внешнему виду от обычной таблицы.

Также в разделе Формы возможно построение сводной таблицы и диаграммы.

Диаграмма (круговая) строилась для поля Тема фильма. Она наглядно показывает, фильмы каких тем преобладают в картотеке.

Каждая тема представлена в своем цвете. 5. ОТЧЕТЫ В отчетах нельзя установить режим таблицы или формы, потому что они предназначены только для вывода данных на печать.

Для отчета можно, помимо режима “Конструктор” выбрать режим “Просмотр” (предварительный). Вообще структуры форм и отчетов очень похожи, поэтому многое из того, что говорилось о формах верно и для отчетов.

Существую различные виды отчетов : • Простой отчет • В оди столбец • Табличный отчет Пиктограмма Простой отчет позволяет создать стандартный отчет за один шаг. Для этого в окне базы данных необходимо указать таблицу или запрос, на который должен базироваться отчет, и выбрать пиктограмму Простой отчет. Отчет открывается в режиме предварительного просмотра. Переход между страницами осуществляется с помощью прокрутки. По такому же принцепу делуются и другие отчеты . 6. Макросы Макрос в Access – это набор команд, каждая из которых выбирается и формируется пользователем в режиме диалога.

Итак допустим что надо иметь отдельную кнопку для открытия какой-то очень нужной формы.

Сначала создадим макрос, выбрав в окне базы данных пиктограмму “Макрос” - “Создать” . Access открыл пустое окно для создания макроса.

Первый столбец таблицы предназначен для макрокоманд, второй содержит комментарии.

Далее : в окне базы данных выберем пиктограмму “Форма” и отбуксируем требуемую форму в окно создания макроса. В тот момент, когда левая кнопка мыши будет отпущена, в колонке “Макрокоманда” Access отображает макрокоманду “Открыть форму”.При выборе такого наименования в нижней части окна появляются так называемые аргументы макрокоманды. В них можно найти имя открываемой формы и режим, в котором необходимо открыть форму. Уже готовый макрос сохраняется под любым именем, какое понравится.

Дальше: нужна форма для размещения кнопок.

Для этого в окне базы данных выбираю пиктограмму “Форма”, кнопку “Создать”. Нажимаю кнопку “Пустая форма”, что приводит к открытию новой, пустой формы в режиме “Конструктор”. Теперь перехожу в окно базы данных, выбираю пиктограмму “Макрос” и буксирую новый макрос прямо в окно “Конструктора” форм. Когда левая кнопка мыши будет отпущена, Access создаст кнопку, надпись на которой будет совпадать с именем макроса, данным мной ранее.

Макрос с достаточно длинным именем не может быть полностью отображен на экране, поэтому можно увеличить размеры управляющего элемента по вертикали или по горизонтали.

Перехожу в режим созданной формы для проверки действия новой кнопки.

Нажатие кнопки действительно приводит к открытию формы в режиме формы. Если данную форму закрыть, дважды щелкнув мышью кнопку системного меню, форма кнопок снова окажется на переднем плане.

Таким же образом можно создать другие кнопки для открытия наиболее часто используемых форм и отчетов.

Последовательность действий для отчетов идентична при работе и с формами.

Автоматический запуск макроса Цель: создание макроса, автоматически открывающегося при открытии базы данных ( В окне базы данных выбираю пиктограмму “Макрос” - “Создать”. Access открывает пустое окно макроса в режиме “Конструктора”. Нажав мышью самую верхнюю строку столбца “Макрокоманда” - на экране отображается список макрокоманд.

Выбирав элемент “Открыть форму” нажимаю мышью строку “Имя формы” в нижней части окна - на экране список всех форм базы данных.

Выбираю форму, которая должна открываться автоматически. Новый макрос сохраняю под именем “AutoExec”; при следующем открытии базы данных автоматически будет открываться форма “Панель управления формами”. Если в исключительном случае потребуется подавить выполнение AutoExec-макроса, при открытии базы.