Классификация секретарей. Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов.
На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию. Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса. Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента.
В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами.
Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима. Обязанности. Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями.
А в обязанности входит: • учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; • оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п ; • подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; • оформление протоколов рассылок выписок из них; • анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; • подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам; • прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; • организация приемов посетителей; • прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию.
В частности: • техническое обеспечение работы руководителя; • подготовка и организация материально- технического обеспечения заседаний, совещаний; • организация приема работников и посетителей; • телефонное обслуживание; • подготовка командировок; • организация презентаций и специальных приемов гостей; • стенографирование; • контроль за праздничными и юбилейными датами; • обработка почты; • машинописные работы; • сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора; • сбор материалов для докладов и речей руководителя; • ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими.
Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения. 3. Вывод. Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого вы работаете. Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат? Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово.
Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.