Анализ особенностей работы кадровой службы

ОГЛАВЛЕНИЕВВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ 1. Основы деятельности кадровой службы 1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы 10 ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 1. Основные требования к работе с приказами по личному составу 2. Ведение трудовых книжек 1. Правила заполнения трудовой книжки 17 2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку 3. Вкладыш в трудовую книжку 4. Выдача трудовой книжки при увольнении 5. Дубликат трудовой книжки 6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение 7. Учет бланков трудовых книжек 3. Формирование и хранение дел в кадровой службе 1. Номенклатура дел отдела кадров 2. Формирование личных дел 27 2.3.3. Хранение дел 30 ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ 31 ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ 34 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 47 Приложение 48 Приложение 49 Приложение 50 Приложение 54 ВВЕДЕНИЕ Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией.

В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности.

К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками.

Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность на бумаге. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом.

Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью. В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно ознакомление с организационной структурой отдела кадров изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета выявление основных направлений работы кадровой службы изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем.

Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов Грудцыной Л.Ю. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд доп. и переработ М. Эксмо, 2007 Кузнецовой Т.В. Кузнецова Т.В Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство М. ООО Интел-синтез АПР , 2005 Кирсановой М.В. Кирсанова М.В. Трудовая книжка новые правила ведения и хранения. 2-е изд стер М. Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. и других. Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохождении преддипломной практики в отделе кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации. ГЛАВА 1.

МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Служба по подбору персонала и управлению им отдел или управление по ка... В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производс... Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата уп... Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление сод... 1.1.

Основы деятельности кадровой службы

Основы деятельности кадровой службы. Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с сост... В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие ... В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о ... 1.1.1.

Должностная инструкция сотрудника кадровой службы

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются... ГЛАВА 2. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. Трудовые правоотношения работодателя предприятия с работником регулиру... Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации п...

Основные требования к работе с приказами по личному составу

При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься н... В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется ... Копии приказов распоряжений, заверенные работником отдела кадров, пере... Кадровая служба должна выполнять весь порядок работы с приказами по ли... 225 , а работодателей - обеспечить учет трудовых книжек, а также бланк...

Правила заполнения трудовой книжки

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилам... Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании та... Указанные изменения вносятся на первой странице титульном листе трудов... В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об ... 2.2.2.

Занесение сведений в трудовую книжку

В графе 3 раздела Сведения о работе в виде заголовка пишется полное на... В графе 3 пишется принят или назначен в с указанием конкретного наимен... В трудовые книжки работников в раздел Сведения о поощрениях вносятся с... В графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записыва... 2.2.3.

Вкладыш в трудовую книжку

. 2.2.4. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответс... О каждом выданном вкладыше на первой странице титульном листе трудовой... При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вклады...

Выдача трудовой книжки при увольнении

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайш... Эта запись заверяется в установленном порядке. В разделы Сведения о работе , Сведения о награждениях и Сведения о поо... Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина ув... Администрация обязана оказать содействие работнику в получении докумен...

Расчеты за трудовые книжки и их хранение

При выдаче трудовой книжки дубликата и вкладыша администрация взимает ... В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вклад... . Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнен... Расчеты за трудовые книжки и их хранение.

Учет бланков трудовых книжек

На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовы... Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронум... По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственног... Трудовая книжка - это документ, в котором содержится вся информация о ... А последствия незамеченных и неисправленных ошибок в документе, подтве...

Формирование и хранение дел в кадровой службе

В одном деле может быть подшито не более 250 листов толщина 30-40мм, з... Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосре... Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись доку... При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и прим... Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное сод...

Формирование личных дел

Основным документом персонального учета работника является его личное ... Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических ... Хранение дел С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся п... В центральный архив передаются дела постоянного, временного свыше 10 л... Их передача производится только по описям.

ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Работа кадровой службы непосредственно связана с персональными данными... ГЛАВА 4. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюда... .

АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ

Учет и регистрация личных дел ведется в Книге учета и алфавита личных ... Затем они передаются в архив Университета. Заявления о приеме на работу по совместительству. Графики отпусков, заявления на отпуск. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисц...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Анализ основных направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе 1. В основе работы кадровой службы Университета стоит разделение состава его сотрудников на профессорско-преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал.

На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства. 2. Важной особенностью является четкое разделение обязанностей между сотрудниками отдела кадров. Каждый несет ответственность за определенное направление деятельности отдела, что сводит к минимуму риск разглашения конфиденциальной информации и способствует направленной работе над определенными вопросами. 3. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями Университета, кроме того все они взаимосвязаны и взаимозависимы.

Таким образом, в управлении работой с персоналом задействованы практически все отделы, но документирование занимается исключительно кадровая служба. 4. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно документы унифицированных форм. Это обусловлено большой степенью важности оформления и ведения кадровой документации. 5. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов.

Кроме того в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы Университета, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним. 6. В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение. 7. Кроме того весь процесс кадрового учитывает вопрос защиты персональных данных работников.

Сотрудники отдела кадров непосредственно связаны в своей работе с подобного рода информацией, что требует от них компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства. 8. Использование современных автоматизированных технологий, специально предназначенных для работы кадровых служб.

Например Радость кадровика , АиТ Управление персоналом и Boss-кадровик. Установленные в результате преддипломной практики особенности основных направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета относятся к кадровым службам в любых организациях. Такой вывод позволило сделать изучение теоретического материала.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Федеральный закон Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006 149-ФЗ. 2. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года М. Эксмо, 2007 272 с. 3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 225 О трудовых книжках . 4. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299. Ред. от 27.12.2007. 5. Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 69. 6. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы.

Учебное пособие для среднего профессионального образования - М. Издательский дом Академия , 2007. 7. Грудцына Л. Ю. Кадровик. 2-е изд дополненное и переработанное М. Эксмо, 2007 304 с. 8. Кирсанова М.В. Трудовая книжка новые правила ведения и хранения. 2-е изд стер М. Изд-во ОМЕГА-Л, 2006 58 с. 9. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников М. ИНФРА-М, 2006. 10. Кузнецова Т.В Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство М. ООО Интел-синтез АПР , 2005. 11. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы М. Книга сервис, 2006 144с. 12. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе М. Велби, 2006 776 с. 13. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству.

Издание 3-е, дополненное и переработанное М. М ЦФР, 2003. Приложение 1 Структура отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета 63 Приложение 2 Унифицированная форма Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 1 Код Форма по ОКУД 0301001 по ОКПО наименование организации Номер документа Дата составления ПРИКАЗ распоряжение о приеме работника на работу Дата Принять на работу с по Табельный номер фамилия, имя, отчество в структурное подразделение должность специальность, профессия, разряд, класс категория квалификации условия приема на работу, характер работы с тарифной ставкой окладом руб. коп. цифрами надбавкой руб. коп. цифрами с испытанием на срок месяца ев Основание Трудовой договор от 20 г. Руководитель организации должность личная подпись расшифровка подписи С приказом распоряжением работник ознакомлен 20 г. личная подпись Приложение 3 Унифицированная форма N Т-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Код Форма по ОКУД 0301002 по ОКПО наименование организации Дата составления Табель- ный номер Идентификационный номер налогоплательщика Номер страхового свиде- тельства государст- венного пенсионного страхования Алфа- вит Характер работы Вид работы основная, по совместитель- ству Пол мужской, женский ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА работника I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ Трудовой договор номер дата 1. Фамилия Имя Отчество Код 2. Дата рождения день, месяц, год 3. Место рождения по ОКАТО 4. Гражданство по ОКИН 5. Знание иностранного языка по ОКИН наименование степень знания по ОКИН 6. Образование по ОКИН среднее полное общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Год окончания наименование серия номер Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу Код по ОКСО Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Год окончания наименование серия номер Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу Код по ОКСО Послевузовское профессиональное образование Код по ОКИН аспирантура, адъюнктура, докторантура Наименование образовательного, научного учреждения Документ об образовании, номер, дата выдачи Год окончания Направление или специальность по документу Код по ОКСО Код 7. Профессия по ОКПДТР основная по ОКПДТР другая Продолжение приложения 3 8. Стаж работы по состоянию на 20 г. Общий дней месяцев лет Непрерывный дней месяцев лет Дающий право на надбавку за выслугу лет дней месяцев лет дней месяцев лет 9. Состояние в браке Код по ОКИН 10. Состав семьи Степень родства ближайшие родственники Фамилия, имя, отчество Год рождения 1 2 3 11. Паспорт N Дата выдачи г. Выдан наименование органа, выдавшего паспорт Дата регистрации по месту жительства г. Номер телефона II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ 1. Категория запаса 6. Наименование военного комиссариата по месту жительства 2. Воинское звание 3. Состав профиль 7. Состоит на воинском учете 4. Полное кодовое обозначение ВУС а общем номер команды, партии 5. Категория годности к военной службе б специальном 8. отметка о снятии с воинского учета Работник кадровой службы должность личная подпись расшифровка подписи Работник личная подпись 20 г. Продолжение приложения 3 III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ Дата Структурное подразделение Должность специальность, профессия, разряд, класс категория квалификации Тарифная ставка оклад, надбавка, руб. Основание Личная подпись владельца трудовой книжки 1 2 3 4 5 6 IV. АТТЕСТАЦИЯ Дата аттестации Решение комиссии Документ протокол Основание номер дата 1 2 3 4 5 V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ Дата Вид повышения квалификации Наименование образовательного учреждения, место его нахождения Документ удостоверение, свидетельство Основание начала обучения окончания обучения наименование серия, номер дата 1 2 3 4 5 6 7 8 VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА Дата Специальность направление, профессия Документ диплом, свидетельство Основание начала переподготовки окончания переподготовки наименование номер дата 1 2 3 4 5 6 7 Продолжение приложения 3 VII. НАГРАДЫ ПООЩРЕНИЯ , ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ Наименование награды поощрения Документ наименование номер дата 1 2 3 4 VIII. ОТПУСК Вид отпуска ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др. Период работы Количество календарных дней отпуска Дата Основание с по начала окончания 1 2 3 4 5 6 7 IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством Наименование льготы Документ Основание номер дата выдачи 1 2 3 4 X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ XI. Основание прекращения трудового договора увольнения Дата увольнения 20 г. Приказ распоряжение N от 20 г. Работник кадровой службы должность личная подпись расшифровка подписи Работник личная подпись.