Виды и состав номенклатуры дел

Виды и состав номенклатуры дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

М. Издательство стандартов, 1998, с. З, п.75 Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации.

Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам - номинальному по виду - приказы, акты и т.д предметно-вопросному по вопросу - Судебное дело - авторскому по автору, комиссии, учреждению и т.п корреспондентскому по корреспонденту - географическому по географическому признаку - хронологическому по временным параметрам - экспертному с учетом сроков хранения. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел свободное место, которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии.

Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты - наименование предприятия - наименование вида документа - дату - индекс - место составления - гриф утверждения - заголовок к тексту - текст - подпись - гриф согласования.

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД . Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций.

Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли. Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия - самостоятельно, исходя из практической деятельности. В последнем случае необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00. Форма номенклатуры дел организации УТВЕРЖДАЮ наименование должности, ФИО руководителя организации Подпись Дата наименование организации Номенклатура дел на 200 г. наименование раздела Индекс дела Заголовок дела тома, части Кол-во дел томов, частей Срок хранения дела тома, части и статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство подпись ФИО Дата СОГЛАСОВАНО Руководитель архива организации лица, ответственного за архив Подпись подпись ФИО Дата Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.

Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы.

Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2. Например 01. Дирекция 02. Бухгалтерия и т.д. В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела.

Например 01-05. В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее - распорядительных и справочно-информационных планы, отчеты, акты, справки и т.д. в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее - заголовок должен быть кратким, четко сформулированным - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле - заголовки типа Общая переписка , Материалы разные и т.п. не допускаются.

Заголовок дела должен состоять из следующих элементов - наименование вида или разновидности документов - наименование предприятия или структурного подразделения - корреспондент - краткое содержание документов дела - название региона, с которым связано содержание документов дела - даты период, к которым относятся документы дела - указание на копийность документа.

Заголовок может начинаться с указания вида документов Приказы , Протоколы и разновидности документов по основной деятельности, заседаний совета директоров. Если в качестве вида документов названы Планы или Отчеты, необходимо указать периодичность и характер документов.

Например Годовой финансовый план или Квартальные отчеты о сбыте продукции. Заголовок может начинаться со слов Документы или Материалы. В этом случае необходимо в скобках перечислить основные виды документов дела. Например Материалы научно-производственной конференции список участников, повестка дня, тезисы докладов, решение. Заголовок может начинаться со слова Переписка. В этом случае необходимо указать, с кем и по какому вопросу она ведется.

Если в дело помещена переписка с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Например Переписка с фирмой Закат о поставках оборудования. Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее видовое название. Например Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья. Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают вопрос, по которому она ведется.

Например Переписка о подготовке научно-практической конференции. В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации. Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001 году. В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел. Сроки хранения некоторых документов даны в приложении.

В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, Дело не заведено и т.д. Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования с экспертной комиссией ЭК . До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел. В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел. После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел. Форма итоговой записи о количестве заведенных дел Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой ЭПК 1 2 3 4 Постоянного Долговременного свыше 10 лет Временного до 10 лет включительно ИТОГО Наименование должности ответственного за делопроизводство организации подпись ФИО Дата Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности передавшего сведения подпись ФИО Дата 2.2