По курсу «Документирование управленческой деятельности» Великий Новгород 2007 г. Содержание 1. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ 2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ 4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТЕМА 1. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ При изучении данной темы следует обратить внимание на следу¬ющие вопросы: • роль документной информации в современной экономической жизни России; • взаимосвязь информации и документа; • основные требования к документной информации; • влияние нормативной регламентации на организацию документационного обеспечения управления.
Вопросы для самостоятельной подготовки 1. Роль документной информации в управлении. Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по: • содержанию информации (отражают основные функции управления) • происхождению (служебные и личные) • месту составления (внешние и внутренние) • способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские) • форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные) • количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов) Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. 2. Значение организационно-распорядительной документации (ОРД). Ее состав.
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.
Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы: • Организационные документы; • Распорядительные документы; • Справочно-информационные документы.
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее. Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными.
Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения.
Это вторая группа – распорядительные документы. Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др. Задания 1. Перечислите вопросы документирования и организации рабо¬ты с документами, которые регулируются современными правовыми ак¬тами и методическими документами. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ. Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливается стандартом ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов." Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. ГОСТ Р 6.30 – 2003 описывает систему реквизитов – элементов оформления официального документа, устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов.
Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.
ТЕМА 2.
Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке... Обязательному утверждению подлежат: • уставы; • положения о представит... Исключением являются копии таких документов, как, например, устав орга... Соколова Р.Т.
Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее: • положения, сод... 3. 5.2. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает но... Начертите форму сводной номенклатуры дел организации и оформите ее в с...