рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Характеристики ефективного контролю

Работа сделанна в 2007 году

Характеристики ефективного контролю - Курсовой Проект, раздел Экономика, - 2007 год - Ефективність контролю в організації: поняття, основні параметри, система показників, проблеми Характеристики Ефективного Контролю. Поведінка Людей - Не Єдиний Фактор, Який...

Характеристики ефективного контролю. Поведінка людей - не єдиний фактор, який визначає ефективність контролю.

Для того, щоб контроль міг виконати свою задачу, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен володіти кількома важливими властивостями.

Розглянемо ці властивості детальніше. 1. Стратегічна спрямованість контролю. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати спільні пріоритети організації і підтримувати їх. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісному вигляді або вимірювання її результативності за принципом витрати - ефект ніколи не повинна служити критерієм для рішення - чи потрібно вводити механізм контролю.

Діяльність в галузях, які не мають стратегічного призначення, не слід вимірювати дуже часто і про отримані результати можна нікому не повідомляти до того часу, коли відхилення від стандарту не стануть надто великими.

Але якщо вище керівництво вважає, що якісь види діяльності мають стратегічне призначення, то в кожній такій ділянці обовязково має бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність не підлягає вимірюванню.

Звичайно, що конкретні дільниці в різних організаціях будуть різними, але всі організації потребують ефективних систем контролю. 2. Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю складається не з того, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а з того, щоб розвязати задачі, які стоять перед організацією. Проведення вимірювань і повідомлення про їхні результати важливі лише як засіб досягнення цієї мети. Для того щоб контроль був ефективним, необхідно старанно слідкувати за тим, щоб ці засоби контролю не зайняли більш важливого місця, ніж дійсні цілі організації. Більше того, безглуздо повідомляти, що ваша система спрямована на отримання конкретних результатів, якщо фактично вона не може їх досягти.

Безглуздо володіти точною інформацією про різноманітні відхилення від намічених цілей, якщо ця інформація не використовується для здійснення необхідних коректувальних дій. Це означає, що інформація про результати контролю необхідна лише тоді, коли йдеться про тих осіб, які мають право впливати на головні відповідні зміни справи.

Коли контрольний механізм не спрацьовує, то скоріше за все причина полягає в необхідності вдосконалення структур прав і обовязків, а не процедури вимірювання. Таким чином, щоб бути ефективним, контроль має бути інтегрований з іншими функціями управління. Так, контроль буде ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягла намічених цілей і може сформувати нові цілі, які забезпечать її існування в майбутньому. 3. Відповідність справі. Для того, щоб бути ефективним, контроль має відповідати виду діяльності, яка контролюється. Він повинен обєктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливе. Непридатний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збирати критично важливу інформацію. Так, наприклад, суспільно прийнято оцінювати ефективність торгівлі способом встановлення деякої квоти і порівняння з нею реального обєму продажу в доларах.

Але це може призвести до великих втрат, оскільки насправді успіх визначається не обсягом продажу, а рівнем прибутку.

Багато факторів можуть призвести до виконання квоти при фактично низькому рівні результативності торгівлі. Так, наприклад, фірма може запропонувати надто високі знижки або надто високий рівень обслуговування після продажу, щоб тим самим отримати нові замовлення, або ж ціни можуть зрости внаслідок інфляції. В подібних ситуаціях фірма буде втрачати гроші від кожного продажу, а не заробляти їх. Фірма Хьюлетт-Паккард до 1983 р. для контролю витрат при виготовленні друкарських плат та інтегральних схем використовувалась система поштучних замовлень. В 1983 р. фірма перейшла до виробництва з циклом, що повторюється, в рамках якого проходили виготовлення, обробка і збір великої кількості стандартних виробів. Один із ключових моментів цих процесів масового виробництва базується на тому, що для постійної підтримки робітники і матеріали безперервно перерозподіляються між окремими замовленнями.

На жаль, ця вимога звела нанівець спроби визначити і проконтролювати витрати виробництва кожного замовлення як при системі поштучних замовлень.

Визначені таким чином витрати були неточними, і робітники, менеджери, і бухгалтери були приведені в замішання через неможливість визначити справжні витрати виробництва конкретного замовлення. Необхідно було здійснити деякі вдосконалення системи контролю затрат включаючи і відмову від врахування вартості живої праці як окремої категорії витрат, перш ніж система стала придатною для використання. 4. Своєчасність контролю.

Для того, щоб бути ефективним, контроль має бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірювань або оцінки, які адекватно відповідають контрольованому явищу. значення найбільш відповідного часового інтервалу такого виду визначають з урахуванням часових рамок основного плану, швидкості вимірювання і витрат на проведення вимірювання і розповсюдження отриманих результатів. Магазину роздрібної торгівлі, наприклад, може знадобитися досить точна щотижнева інформація про складські запаси.

Це потрібно для впевненості у тому, що магазину є чим торгувати. Однак реальну фізичну інвентаризацію товарів для визначення втрат від крадіжок слід проводити не частіше одного разу в квартал. Аналогічно роздрібний торгівець повинен щоденно визначати і реєструвати обєм свого продажу для того, щоб внести гроші в банк і проконтролювати потік готівки. Крім цього, найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш ніж вони набудуть серйозних розмірів. Таким чином, система ефективного контролю - це система, яка дає потрібну інформацію потрібним особам до розвинення кризи. 5. Гнучкість контролю.

Якщо щось можна спрогнозувати, то контроль стає не потрібним. Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким і пристосовуватися до будь-яких змін в системі контролю. Так, наприклад, фірма, яка випускає 100 різних видів товарів, повинна використовувати методи контролю запасів з метою контролювання будь-якого відносно великого збільшення чи зменшення кількості товарів, а також кількість кожного з них наявного на даний момент.

Без достатнього ступеня гнучкості система контролю не буде дійсною у тих ситуаціях, для яких вона призначена. Так, наприклад, якщо раптово виникає новий фактор витрат, спричинений необхідністю адаптації до недавно прийнятого законодавства, до тих пір, доки він не буде введений у систему контролю фірми, вона не зможе простежувати виробничі витрати. 6. Простота контролю.

Як правило, найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. прості методи контролю потребують менших витрат, вони економічні. Але найголовніше те, що, якщо система контролю дуже складна, то люди, які взаємодіють з нею, не розуміють і не підтримують її. Така система контролю не може бути ефективною. Надмірна складність веде до втрати контролю над ситуацією. Для того, щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, які взаємодіють із системою контролю і реалізують її. Існує багато прикладів організацій, що витрачали багато засобів на розроблення витончених методів контролю, які ніколи не використовувались, тому що були надто складними для людей, які повинні були їх використовувати.

В 60-ті роки, наприклад, майже всі найважливіші нью-йоркські банки намагалися розширити можливості своїх систем контролю.

В результаті зявилось море товстих томів, що містили складну інформацію про все на світі. Всі банки, крім одного, змушені були відмовитися від нових підходів до контролю просто тому, що їх персонал заплутався в цій інформації. Підхід менеджера, того єдиного банку, якісно відрізнявся чудовим розумінням тих факторів, що роблять контроль і розповсюдження інформації ефективними. Секрет цього менеджера полягав в тому, що він спочатку перевіряв всі розроблені інструкції на своїх дочках-підлітках. Якщо дівчата, які нічого не розуміли в банківській справі, розуміли описану ним процедуру, то менеджер міг бути впевненим, що й банківські робітники її зрозуміють. 7. Економічність контролю.

Дуже рідко намагаються досягти за допомогою контролю досконалості в роботі організації, оскільки прогресуюче вдосконалення організації потребує великих зусиль і засобів. Ніколи не слід забувати, що всі витрати організації мають приводити до збільшення її переваг і прибутків. Витрати засобів мають наближати організацію до намічених цілей. Таким чином, якщо сумарні витрати на систему контролю перевищують створені нею переваги, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі, або ж ввести менш старанний контроль.

Взагалі, оскільки в контролі приховано багато побічних витрат, які б могли бути задіяні для вирішення інших задач, то для того, щоб контроль був економічно виправданий, відношення витрат до можливих прибутків має бути досить низьким. Для того щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку для системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові аспекти, так і короткострокові. Так, наприклад, для більшості ресторанів безглуздо контролювати вартість кожної справи в меню з точністю до центу.

Для мережі ресторанів МакДональдс подібний контроль може обернутися багатьма мільйонами доларів прибутку, тому що один цент - це значна частина вартості страви в ресторанах, до того ж перемножена на мільярди проданих порцій. 2.3. Проблеми ефективності контролю Серед працівників усередині організації часто виникає опір контролю. Менеджерам важливо зрозуміти, чому підлеглі опираються контролю, і знати, як перебороти опір. Іноді намагатися контролювати занадто багато видів діяльності або їх частин.

Прагнучи забезпечити хороше виконання роботи чи уникнення помилок, контролю приписують задачу керування фактично всіма видами діяльності, які здійснюються від імені організації. Деякі організації навіть визнали за необхідне контролювати персональні рішення окремих працівників, наприклад, вибір стилю одягу, зачіски і т. ін. На такому контролі зазвичай наполягають військові організації. Щоб не захопитися надмірним контролем, ефективно діючі менеджери зосереджують контроль на результатах, а не на діях чи зовнішньому вигляді. контроль варто пояснювати таким чином, щоб його розуміли як коригувальний процес чи метод спостереження за процесом, а не як тактику тиску і шлях до обмеження волі. Контроль варто періодично переоцінювати, щоб визначити, чи існує ще потреба в кожному специфічному виді контролю.

Коли стандарти контролю точні, визначені в часі й обєктивні, деякі люди опираються йому, оскільки вони розуміють, що контроль спростить визначення того, чи виконують вони роботу добре.

Серед слабких виконавців загроза чіткої відповідальності за свою погану роботу створює опір контролю. Навіть хороші виконавці іноді опираються контролю, оскільки вони бояться втратити гнучкість чи волю, що, на їхню думку, є необхідним елементом роботи високого рівня. Більшість працівників займаються ефективною діяльністю і приймають контроль, що забезпечує зворотний зв язок, який вони можуть використовувати, щоб добре виконувати свою роботу.

Вони опираються контролю, який є, на їхню думку, неточним, деспотичним чи погано організованим. Наприклад, телемаркетингова команда може розглядати контроль, заснований на підрахунку кількості зроблених за день закликів, деспотичним. Можна довести, що число закликів у день є простою, зручною кількісною мірою, тоді як час, проведений для встановлення хороших відносин зі споживачем, є більш важливим фактором для можливого продажу і для довгострокових продажів. Ефективно діючі менеджери роблять контроль гнучким, щоб уникнути неточності чи деспотичності слабкого положення.

Вони памятають, що якщо результати значно відрізняються від стандартів, то проблема може полягати як у стандарті, так і в способі здійснення роботи. Ефективно діючі менеджери завжди перевіряють і знову досліджують стандарти, коли виявляється значне відхилення.

Також можливо, що вибір стилю контролю, найкращого за даних обставин, може допомогти в подоланні опору людей контролю. У сучасній літературі пропонуються такі поради менеджерам для використання ефективного контролю - завжди памятайте, що контроль належить розглядати і встановлювати як позитивну діяльність, необхідну для зосередження людей, часу і грошей на виконанні організаційних цілей - підтримуйте включення ваших підлеглих у контроль їхньої власної діяльності, самоконтроль часто виявляється найкращим контролем - зосереджуйте контроль на результатах, а не на діяльності та зовнішньому вигляді - регулярно переоцінюйте контроль, щоб переконатися, що він усе ще необхідний і відповідає ситуації - підключайте підлеглих до розробки методів і здійснення контролю - памятайте, що деякі відхилення від стандартів є нормальним явищем - спостерігайте як за позитивними, так і за негативними відхиленнями, будьте впевненими у своєму визнанні і оцінці позитивним відхилень - стережіться підлеглих, які виступають проти контролю, тому що боятися бути занадто обмеженими або втратити свободу , їхній опір може виникати через бажання уникнути чіткої відповідальності за результати діяльності. Найбільш розповсюджені помилки при оцінці результатів діяльності 1. Ефект Німба. Це трапляється тоді, коли працівник настільки добре справляється з однією частиною своїх обовязків, що ви ігноруєте проблеми, які виникають при виконанні ним іншої частини.

Наприклад, ви можете дати вашому найкращому агенту з продажу найвищу оцінку ефект Німба, не дивлячись на те, що він відмовився виконати роботу вчасно і закінчити звіт. 2. Ефект Камертона.

Він виникає тоді, коли окремі випадки поганої роботи несприятливо відображаються на загальній оцінці результатів роботи працівника.

Наприклад, ваш асистент-адміністратор дуже добре попрацював протягом декількох місяців до винесення оцінки результативності, але на останньому тижні він пропустив термін, призначений постачальником для подачі заяви на продовження дії угоди на поставку.

Компанія втратила вигідну угоду і ви дали асистенту занижену оцінку його роботи. 3. Стереотип. Це трапляється тоді, коли ви дозволяєте своїм переконанням відносно працівника диктувати оцінку, яку слід йому поставити. Наприклад, ви можете бути впевненими в тому, що чоловіки краще, ніж жінки виявляють себе на монтажі електронних плат. В результаті ваш стереотип автоматично надає працівникам- чоловікам привілеї і дозволяє дати більш високу оцінку, в той час, коли жінки мають досягти значних успіхів, перш ніж ви почнете сприймати їх серйозно. 4. Порівняння.

Часто, коли ви виносите оцінку двом працівникам одночасно, у вас може виникнути бажання порівняти результати їхньої праці, не враховуючи досягнутого ними особистого результату. Якщо один з працівників безперечно краще іншого, то другий може сильно програвати в порівнянні з ним, незалежно від досягнутого ним результату. І навпаки, якщо один з працівників виконує завдання погано, то другий може виконувати дуже добре.

Ви повинні оцінювати якість праці окремого працівника, спираючись безпосередньо на його результати, не звертаючи уваги на те, наскільки він поганий чи гарний порівняно з іншими. 5. Віддзеркалення. Це трапляється тоді, коли одна людина симпатизує іншій, значною мірою схожій на неї у поведінці . Тому можна легко потрапити у пастку, високо оцінюючи тих працівників, чия поведінка схожа на вашу, і занижуючи оцінки тим, хто не схожий на вас. Хоч це зовсім не погано для тих працівників, до яких ви відноситесь позитивно, але не так добре для інших. 6. Відмінність. Виконуючи оцінку результатів діяльності своїх працівників, керівники змушені виявити недоліки в роботі підлеглих, а потім розповідати про це всьому колективу.

Це одна з основних причин, чому багато керівників бояться проводити подібні оцінки. І лише небагато з них отримують задоволення, повідомляючи працівникам погані новини.

Але отримувати погані новини нарівні з хорошими дуже важливо для самих працівників. Інакше вони не можуть дізнатися, що їм слід поліпшити в процесі роботи. А якщо вони цього не будуть знати, то й нічого покращувати не стануть. Рекомендації щодо вдосконалення контролю 1. Контролюючи і вимірюючи результати роботи персоналу, керівнику необхідно поставити перед собою основну ціль надавати своїм працівникам будь-яку допомогу у виконанні встановленого графіка і виясняти, чи не потребують вони для цього додаткових ресурсів або підтримки, а не карати їх за допущені помилки чи запізнення виконання до встановлених строків. 2. Не залишати напризволяще вирішення задач, розробити систему контролю за досягнутими результатами і переконатися в тому, що задачі розвязуються правильно. 3. Щоб визначити, як далеко просунулися ваші працівники в напрямку вирішення поставлених задач, перш за все необхідно встановити основні показники їхнього успішного вирішення. 4. Таємницею сили впливу контролю і вимірювання результатів роботи є наявність позитивного зворотного звязку.

Коли ви використовуєте позитивний зворотний зв язок повідомляєте про збільшення продуктивності праці і т. ін ви заохочуєте ті результати, яких досяг ваш персонал у процесі виконання завдання. І, навпаки, коли ви використовуєте негативний зворотний зв язок повідомляєте про зроблені помилки і т. ін ви лише засуджуєте небажану для вас поведінку працівників.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Ефективність контролю в організації: поняття, основні параметри, система показників, проблеми

Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі та задачі. Контроль дуже важливий для того, щоб… Важливо і те, що самі по собі цілі, плани і структура організації визначають… Багато різноманітних обставин може перешкодити тому, щоб задумане реалізувалось.Зміни законів, соціальних цінностей,…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Характеристики ефективного контролю

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Поняття контролю
Поняття контролю. Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробн

Етапи контролю
Етапи контролю. Процес контролю - це діяльність обєднаних у певну структуру субєктів контролю, спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних зада

ВИСНОВОК
ВИСНОВОК. Контроль є однією з функцій менеджменту. Його роль полягає у тому, що він забезпечує інформацію про досягнення мети організації і при відхиленні від встановленої мети дає можливіст

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги