Инромационные технологии управления проектами

СОДЕРЖАНИЕ 1. Структура базы данных системы управления проектами (БД СУП). 2. Пользовательский интерфейс (виды представлений информации о проекте, панели инструментов). 1. Виды представлений информации о проекте. 2. Создание новых представлений. 3. Создание нового представления на основе существующего. 3. Настройка интерфейса (таблиц, форм, полей БД). 1. Настройка таблиц. 2. Настройка диаграмм. 3. Настройка форм. 4. Просмотр и настройка существующих представлений. 5. Сохранение настроек представлений и их составляющих. 6. Удаление и перемещение представлений и их составляющих (Организатор). 4. Состав компонентов, назначение шаблонов проектов Micrisoft Progect. 20 ЛИТЕРАТУРА. 23 ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Структура базы данных системы управления проектами (БД СУП). База данных, в общем случае, осуществляет интеграцию данных, создавая динамически (в реальном масштабе времени) обновляемую модель предметной области (проекта) в виде единого для всех задач блока данных.

Упрощенно говоря, структура БД – это содержавшиеся в БД таблицы и их связи.

Структура БД позволяет поддерживать логику каждой конкретной задачи, выполняемой над хранимыми данными и поддерживает возможность организации данных с точки зрения представления пользователя.

Структура БД СУП является ключевым рабочим продуктом, необходимым при работе с проектом. Она представляет собой иерархический перечень рабочих действий, необходимых для создания проекта и работы с ним. Структура образует своего рода каркас, на основе которого проектируется все компоненты проекта. Таким образом, БД СУП предназначена для создания иерархических связей между элементами проекта и рабочими действиями (элементами процесса) и содержит следующие элементы (типовая структура): 1. Исходные данные, базовые процессы и граничные условия проекта: ресурсы (объекты, которые необходимы в процессной деятельности (персонал, оборудование и др.); назначения (связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения.

Она позволяет рассчитать объем времени, затраченный назначенным на проект, его стоимость для проекта, производить динамическое перераспределение ресурсов); время, стоимость, объем работ; задачи (работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата, которая должна быть завершена в течение некоторого периода времени); фазы (собрание связанных задач, в процессе выполнения которых реализуется производство определенного продукта.

Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. Фазы также служат для удобства контроля работ); 2. Установление связей между данными, ограничений, фильтров и позволяющие структурировать и совместно использовать данные для описания процессов - формирования (планирования) проектов различного масштаба (проектов, мультипроектов, подпроектов). Создание плана проекта заключается в описании его ключевых характеристик (длительность, рабочее время, методика планирования); задач проекта и связей между ними (в MS Project поддерживается 4 типа связей: окончание-начало, начало-начало, окончание-окончание, начало-окончание); доступных ресурсов и определение взаимосвязи между ними с помощью назначений: ограничений (привязывание задач к определенным датам); крайних сроков (предельная дата исполнения задачи); стоимости; суммарной задачи проекта объединяющей все проектные активности). К типовым наборам свойств задачи проекта относятся: длительность задачи; трудозатраты; назначенные ресурсы; ограничения; крайние сроки; приоритет (важность ее исполнения для проекта). К типовым наборам свойств ресурсов проекта относятся: стоимость; загрузка; доступность; назначения; приоритет.

Для работы с БД СУП в MS Project используются интерфейс и шаблоны. 2. Пользовательский интерфейс (виды представлений информации о проекте, панели инструментов). 1. Виды представлений информации о проекте. Представление – это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования.

Micrisoft Progect содержит следующие виды представлений информации о проектах (составляющих представления): таблицы (листы), диаграммы и формы.

Файл проекта содержит огромное количество данных, и просматривать их одновременно невозможно.

В представлении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование. Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации. Представление может быть оОшибка! Недопустимый объект гиперссылки. Менеджмент процесса (понимаемого как последовательность шагов, т.е. ряда действий и операций, направленного на достижение определенной цели) начинается с проектного (организационного) подхода.

Внешний интерфейс процесса охватывает всю информацию, которая может использоваться для его определения. Для сложившейся организации при этом обеспечивается представление основ знаний предыдущего проекта, методов измерения продукта и др. параметров. Для новой организации или организации, которая является "новой" в рамках процесса, интерфейс представляет области, которые надо "посетить" с целью сбора информации и данных, необходимых для запуска проекта.

Таблицы – это одно из основных средств представления проектных данных в MS PROJECT. Типы таблиц MS Project В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых! держит информацию о задачах, а вторая — о ресурсах проекта, то есть задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две "внутренние" таблицы составляют основу файла проекта и состоят из множества полей, большинство из которых создано "про запас" и обычно не используются.

Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т.д но не нужны при стандартном использовании MS PROJECT. Во время работы над проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам и т.п. То есть в каждый конкретный момент времени требуется иметь перед глазами то необходимую информацию.

Это позволяет сконцентрироваться на ней и эффективно работать. Файл проекта состоит из двух больших "внутренних" таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, включенных в представления. Работа в MS Project, происходит в основном только с маленькими "внешними" таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначен для работы с небольшим объемом проектной информации (табл. 1 и 2 Приложения) из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из "внутренних" таблиц проектного файла.

Соответственно, "внешние" таблицы (как и "внутренние) содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах. Таким образом, "внутри" MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а "снаружи", в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором полей либо из одной, либо из другой "внутренней" таблицы. Диаграммы. Диаграмма является графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграммы можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности, о длительности проекта в целом.

В MS PROJECT диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации, но с их помощью можно вводить новые данные и редактировать существующие. Диаграмма Ганта представляет собой средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Так, все элементы диаграммы Ганта – основного средства визуализации плана проекта (время – задачи) в программе являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из 3 элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой из элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, состоят из всех трех элементов.

Отрезки, обозначающие задачи, состоят только из промежуточной части, а завершающие задачи – только из начальной точки. На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация (например, на рисунке рядом с задачами, отображаются названия задействованных в них ресурсов и их загрузка при выполнении задачи). Состав этой информации определяется настройками диаграммы, в MS PROJECT входит несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, на которых рядом с отрезками отображается различная информация (Табл. 3 Приложения). MS PROJECT, кроме диаграммы Ганта, содержит 3 сетевых графика (или блок-схемы): собственно Network Digram (сетевой график), Discriptiv Network Digram (сетевой график с описанием), и Relationship Digram (схема данных или диаграмма зависимостей). Отличие сетевого графика с описанием от стандартного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков В них обоих можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных – только об одной задаче этого плана; она предназначается для анализа взаимосвязей между задачами.

Одна из основных диаграмм при работе с MS PROJECT – Calendar (Календарь), с помощью которого представляется план работ в виде традиционного календаря.

Диаграмма Календарь отображает информацию о плане проекта в виде таблицы с семью или пятью колонками, соответствующими дням недели, и множеством рядов, соответствующих неделям. Задачи на календаре обозначаются отрезками, которые начинаются в день начала работ над задачей и заканчиваются в день их окончания.

Диаграмма Resourse Graph (График ресурсов) содержит информацию о различных аспектах участия ресурсов в проекте: выполняемой работе, процентной загрузке, возможности выполнять другие задачи помимо тех, на которые они уже выделены, и стоимости.

С помощью этой диаграммы можно сравнивать участие в проекте нескольких ресурсов или ресурса и группы ресурсов, что делает ее мощным аналитическим инструментом. Группа ресурсов отбирается путем фильтрации, по умолчанию в качестве группы выступают все ресурсы проекта. Изменив условие фильтрации, можно изменить и состав группы.

Данные можно просматривать как для группы в целом, так и для любого отдельного ресурса внутри группы. Диаграммы использования задач и ресурсов в большей степени, чем остальные, применяются для ввода повременных данных в файл проекта. Диаграмма Task Usage (Использование задач) предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. Сама диаграмма представляет собой таблицу, в строках которой размещена информация о фазах, задачах и ресурсах. Внутри строки данные размещены в ячейках в соответствии с датами, к которым они относятся.

Таким образом диаграмма позволяет получить разнообразные данные о работе (объем работы, стоимость, загрузка ресурсов и пр.) за произвольный временной период для проекта в целом, любой из его фаз, задач или задействованного в выполнении задач ресурса. Диаграмма Resource Usage (Использование ресурсов) предназначена для анализа за любой период времени как общей загрузки ресурса в проектных работах, так и из каких задач она складывается.

Формы. Форма — это средство отображения и редактирования проектных данных в Project, которое может быть включено в состав представления. С помощью форм можно просматривать информацию только об одном объекте (ресурсе или задаче), но при этом можно редактировать почти все его свойства. В MS PROJECT входят пять форм. С помощью первых двух можно просматривать и редактировать информацию о ресурсах, а трех последующих - о задачах: Resoure Form (Форма ресурсов); Resoure Name Form (Форма названий ресурсов); Task Form (Форма задач); Task Name Form (Форма названий задач); Task Details Form (Форма сведений о задачах). 2.2.

Создание новых представлений

В открывшемся окне определяется тип создаваемого представления: Single... Раскрывающийся список Screen (Экран) позволяет выбрать диаграмму или ф... От пункта, выбранного в списке Screen (Экран), зависит, какие параметр... Условия фильтрации данных можно определить для любой диаграммы с помощ... Если этот флажок установлен, любые фильтры, которые в дальнейшем будут...

Создание нового представления на основе существующего

Для этого щелчком по кнопке Сору (Копировать) в диалоговом окне со спи... После щелчка по кнопке Сору (Копировать) открывается диалоговое окно, ... После щелчка по кнопке ОК представление с новым названием сохраняется. 3. 3.1.

Настройка таблиц

. Однако можно отобразить таблицу Entry (Ввод данных) в представлении Ta... 3.2. Например, в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) при открытии о... Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды View >...

Настройка диаграмм

Оно позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая им... Для одного и того же типа задач на диаграмме может отображаться нескол... Каждый уровень содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, ра... Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметр... Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS PROJECT...

Настройка форм

Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки меняют названия н... . Состав команд для форм с информацией о ресурсах и для форм с информаци... Кроме того, при разбиении окна командой Window " Split (Окно > Разд... Формы вызываются с помощью окна со списком представлений, в котором пр...

Просмотр и настройка существующих представлений

Представление (View) - это основное средство отображения проектных дан... Но часто бывает удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах... Кроме того, в каждом из окон может быть отображено комбинированное пре... Например, если до открытия нового окна оно имело заголовок (Проект1), ... 2.3.), за исключением того, что у одиночного представления в процессе ...

Сохранение настроек представлений и их составляющих

Рассмотрим работу с представлениями и их составляющими на примере вкла... Глобальный корпоративный шаблон обеспечивает соответствие всех проекто... Флажок Values of all baseline (Значения всех базовых планов) удалит из... Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных затратах ... На вкладке General (Общие) содержится список шаблонов, созданного поль...

ЛИТЕРАТУРА

ЛИТЕРАТУРА . 1. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Propject 2003: Учебн. курс (+ CD). – СПб.: Питер, 2006. – 604 с. 2. Шафер Д.Ф Фатрелл Р.Т Шафер Л.И. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. – М.: Издательский дом "Вильямс", 2003. – 1136 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ Таблица 1. Предопределенные таблицы с информацией о задачах Таблица Содержание Baseline (Исходный план) Данные из базового плана проекта Constraint Dates (Даты ограничений) Ограничения задач (даты ограничений и типы) Cost(Затраты) Стоимость задач и проекта Delay (Задержка) Информация для уравнивания загрузки ресурсов Earned Value (Освоенный объем) Общая таблица для сравнения запланированного и фактического объемов работ, запланированной и фактической стоимости Earned Value Schedule Indicators (Индикаторы календарного плана освоенной работы) Сравнение запланированного и фактического графиков выполнения проекта Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат для освоенного объема) Сравнение запланированного и фактического расходывания проектного бюджета Entry (Ввод) Таблица для ввода общей информации о задаче) Export (Экспорт) Информация для экспорта данных во внешний файл, более 80 столбцов Hyperlink (Гиперссылка) Связанные с задачей ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете PA-Expected Case (ожидаемый сценарий) Три таблицы для анализа плана проекта по методике PERT. Идентичны по структуре и содержат данные об ожидаемом (Exepted), оптимистичном (Optimistic) и пессимистичном (Pessimistic) планах проекта PA-Optimistic Case (Оптимистичный сценарий) PA- Pessimistic Case (Пессимистичный сценарий) PA_PERT Entry Sheet (Ввод данных для анализа PERT) Таблица для ввода данных, используемых при проведении анализа по методике PERT Rullup Table (Сводные задачи) Служит для оптимизации отображения сводных задач Schedulle (Календарный план) Описание начала и окончания выполнения задач, интервалы между задачами Summary (Суммарные) Общая информация о задачах проекта Tracking (Отслеживание) Актуальная проектная информация Usage (Использование) Задачи проекта, объем работ, длительность, дата начала и окончания Variance (Расхождение) Данные об отклонении от плана при исполнении работ Work (Трудозатраты) Информация об объеме работ по проекту Таблица 2. Предопределенные таблицы с информацией о ресурсах Таблица Содержание Cost (Стоимость) Стоимость ресурсов проекта Earned Value (Приобретенная стоимость) Сравнение запланированной и фактической стоимостей ресурса в проекте Entry (Ввод) Таблица для ввода общей информации о ресурсе Entry — Material Resources (Ввод материального ресурса) Таблица для ввода общей информации о материальном ресурсе Entry — Work Resources (Ввод нематериального ресурса) Таблица для ввода общей информации о нематериальном ресурсе Еxport (Экспорт) Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл Hyperlink (Гиперссылка) Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете Summary (Сводная) Общая информация о ресурсах проекта Usage (Использование) Информация о работе, на которую выделены ресурсы Work (Работа) Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы Таблица 3. Диаграммы MS Project, производные от диаграммы Ганта Название диаграммы Описание Detail Gantt (Подробная диаграмма Ганта) Диаграмма используется при оптимизации плана проекта, когда требуется равномерно распределить ресурсы между проектами.

На ней отображаются возможные периоды времени, на которые исполнение задачи можно отложить, не сдвигая срока окончания проекта Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниваем) Диаграмма используется для выравнивания нагрузки ресурсов (resourse leveling). На ней отображаются все изменения, осуществляемые в процессе выравнивания Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) Диаграмма используется для сравнения запланированных сроков исполнения проекта и реальных.

Для каждой задачи и фазы на диаграмме отображаются запланированный и реальный сроки исполнения Multiple Baselines Gantt (Диаграмма Ганта с несколькими планами) Диагарамма используется для сравнения первых трех базовых планов проекта PA_Expected Gantt Диаграмма Ганта с ожидаемым планом проекта) Диаграмма предназначается для анализа плана работ по методу PERT PA_Optimistic Gantt Диаграмма Ганта с оптимистичным планом проекта) Поскольку метод заключается в построении 3 планов (реалистичного, оптимистичного, пессимистичного) и их дальнейшем анализе, то для работы с ним используются 3 диаграммы PA_Pessiomistic Gantt Диаграмма Ганта с пессимистичным планом проекта).