рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Базы данных секретаря-референта

Работа сделанна в 2008 году

Базы данных секретаря-референта - раздел Экономика, - 2008 год - Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта Базы Данных Секретаря-Референта. Основной Вид Работы, Обеспечивающий С...

Базы данных секретаря-референта.

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводстве – составление номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Дирекция». Другие структурные подразделения располагаются после дирекции по степени значимости.

В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности: - название вида документа (приказы, контракты); - краткое содержание; - дата (период), к которому относятся документы дела; - слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел. По окончании календарного года секретарем-референтом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов). 5. Методы, технические средства, применяемые для обработки информации.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат.

Секретарь-референт максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. 1) Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе.

Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач: - составление и редактирование документов; - регистрация и контроль исполнения документов; - хранение и поиск документов, другой полезной информации; - прием и передача документов по каналам связи; - архивное хранение документов; - организация своего рабочего времени и времени руководителя.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности. Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

Главный элемент системного блока – процессор.

Рынок завоевали следующие виды процессоров: Pentium III, Pentium IV, AMD Athlon, Duron. Номер процессора определяет марку компьютера.

Чем выше номер, тем выше возможности компьютера.

Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы. 2) Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель.

Наилучшее качество печати обеспечивает лазерный принтер, где для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски.

Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. 3) Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В практике секретаря используется планшетный сканер для сканирования книг и других сброшюрированных или переплетенных документов. 4) Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью.

Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитнооптические диски. 5) Телефон.

В настоящее время внедрена система связи, передающая с сотового телефона не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную. 6) Факс – это копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя телефонные каналы.

Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа. 7) В своей работе секретарь-референт использует портативный копировальный аппарат «CANON». Он не требует предварительного нагрева и имеет автоматическое отключение.

Максимальный формат копируемого документа – А4. Скорость работы – 4 копии в минуту. 8) Шредер – уничтожитель документов, имеющий малошумный двигатель и режущий механизм 6.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

Предлагаю Вашему вниманию рассмотреть организационную структуру общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал», находящегося в г.… Его заместителем является коммерческий директор.Юридическая служба в лице… Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга – маркетологом.Организационная структура ООО…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Базы данных секретаря-референта

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Распределение информационных потоков в организации
Распределение информационных потоков в организации. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя.

Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта
Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта. Значительная часть информации, с которой работает секретарь-референт, является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов

Организационная деятельность секретаря-референта
Организационная деятельность секретаря-референта. Секретарь-референт является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, коррек

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги