Влияние информационных технологий на организацию рабочих мест. Рассмотрим, как информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях.
Общение и обмен информацией меду персоналом организации больше не ограничены временем или пространством. Уничтожение физических и пространственных ограничений означает, что структура современной организации должна не только поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высокой скоростью. Благодаря этому появились новейшие организационные схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации без границ и пр. Благодаря развитию информационных технологий в организации появляются новые профессии – так, например, «читатель электронной почты». Профессия: читатель электронной почты.
Американская компания «Forrester Consulting» обнаружила, что в США до 44% крупных корпораций принимают на работу людей, чья обязанность – читать электронную почту. Как выяснилось, читатели электронной почты необходимы для проверки исходящих писем на предмет наличия в них информации представляющей коммерческую тайну или интеллектуальную собственность.
Такого рода контроль – со штатными или без них – осуществляется в 48% крупных компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71% до 76% корпораций, работающих в сфере информационных технологий. Причём руководителей 64% компаний, помимо тайн, волнует распространение порно и непристойных шуток. Электронная почта вообще вызывает много нареканий. Как выяснили по результатам опроса представители IT-компаний исследователи из «Message Labs», 60% фирм готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением вирусов и спама не изменится в лучшую сторону.
Остальные 40% признали, что испытывают «волнение» в связи с угрозами их бизнесу, так или иначе исходящими от электронной почты. Только 29% опрошенных выразили какой-то оптимизм по этому поводу. Надежда только на то, что e-mail через какое-то время безнадежно устареет и сольется с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной передачи данных.
Новые информационные технологии позволяют создать виртуальные рабочие места. При такой организации используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами. Другой вариант организации рабочих мест – принцип телеработы, когда служащие связаны со своим рабочим местом через компьютер. Совершенствование информационных технологий может как повысить эффективность коммуникаций, так и снизить ее. Поэтому для эффективного использования технических достижений необходимо придерживаться правил эффективной коммуникации: 1. Определите, какая информация является срочной. 2. Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому. 3. Кому и какая информация должна поступать. 4. Установите периодичность уничтожения электронных и других документов. 5. Определите сроки ответа на каждый вид коммуникации. 6. Не превышайте установленный максимальный объем сообщений. 7. Выработайте правила проведения совещания.