Административный функциональный блок

Административный функциональный блок. В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции организационно-управленческую и координационную.

В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи а организация работы офиса б управление работой офиса в повседневном режиме в управление работой офиса в условиях кризиса кризисного реагирования г организация рабочего дня руководителя д организация личной повседневной работы самоменджемент е разработка административных процедур технологии работы офиса. В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи а координация работы сотрудников офиса между собой б координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса в координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия г координация работы аппарата управления и филиалов представительств предприятия д координация работы с арендодателями, коммунальными службами е координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ. Следующая функция в составе административного блока регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции - плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи а планирование личной работы б планирование работы офиса на день, неделю, месяц в текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя г участие в планировании деятельности предприятия подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д. д составление графиков работы персонала офиса в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи а ведение отчётности по установленным формам по вопросам деятельности основных подразделений офиса б анализ отчётности по установленным формам по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса в составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия по форме планов г подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия по указанию руководителя д ведение служебной документации, в которой накапливаются исходные данные для подготовки отчётных документов книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др Особое место в административном блоке занимает контрольная функция.

Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности - об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента.

Контрольная функция также включает в себя две подфункции оценочную и учётную. В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи а оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб б оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя в оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников г оценку состояния офисной оргтехники д оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д. е оценку состояния документации офиса.

Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии.

В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч. а учёт количественный и качественный работы персонала офиса и вспомогательных служб б учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя в учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства г учёт состояния офисной оргтехники и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации д учёт состояния работы по договорам е учёт состояния офисной документации. 2.3 Обеспечивающий функциональный блок Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции. Информационная функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении распадается на подфункции коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой.

В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач а обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия б обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия по различным техническим средствам и каналам коммуникации в обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия в т.ч. его филиалами и представительствами г обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия д организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п. е организация приёма посетителей ресепшнс. В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач а организация эффективного документооборота офиса б организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя в организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса г организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами д организация исполнения управленческих прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии е организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.

В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования.

В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи а участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS б управление корпоративным Интернет-ресурсом в организация внутрикорпоративных мероприятий г консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.

Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием. Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции.

В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности. 1. Финансовое обеспечение. 2. Материальное обеспечение.

В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи а управление финансовыми ресурсами офиса в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг б организация договорной работы в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности в контрольно-инвентаризационная деятельность.

В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы. 1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса. 2. Организация мероприятий по предупреждению устранению, нейтрализации событий явлений, нарушающих нормальное функционирование офиса.

В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят а организация и поддержание надлежащих в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических условий работы в офисе в течение дня б организация и осуществление эксплуатации помещения здания и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами в обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены восстановления необходимого офисного оборудования, имущества и материалов канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п. г организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому в частности, медстрахование, бытовому питание, техническому обеспечение связью, в том числе мобильной, транспортному грузовые и пассажирские перевозки, досуговому подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие и т.д. д оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д К задачам второго направления, прежде всего, относят а обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый пропускной порядок доступа на рабочие места б обеспечение текущего и капитального ремонта помещения здания, в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения здания и находящихся в нём материальных ценностей в обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой. 2.4 Управление персоналом офиса В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса.

В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители документоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и др. поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующей на фирме, и эффективно выполнять функции по управлению персоналом.

Представленная схема послужит методической основой практической деятельности офис-менеджера Приложение 2 . 5 В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер, как правило, решает следующие основные задачи а анализ потребности аппарата управления в персонале б участие в поиске, отборе и найме офисного персонала в определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу г обучение и консультирование офисного персонала д информирование офисного персонала по кадровым вопросам е мотивация офисного персонала ж контроль оценка и учёт результатов деятельности офисного персонала з планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования и представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством к ведение отчётности по офисному персоналу л участие в документировании деятельности офисного персонала трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п. м повседневное руководство персоналом офиса.

Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера, представляется почти неограниченным.

Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников.

В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справится с обязанностями и захлебнуться в потоке дел. 2.5 Организация повседневной работы офис-менеджера В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей.

В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в хронологическом преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра и до 8 вечера.

Однако, как правило, это происходит отнюдь не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации. Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделён на две части утреннюю и вечернюю.

Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия. 6 Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный.

В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам.

Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер должен выполнить следующее. 1. Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня. 2. Освежить в памяти а при необходимости - оперативно скорректировать план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день. 3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса. 4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр оборудование и принадлежности. 5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок. 6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль. 7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению организации, обеспечению и пр. мероприятий, намеченных на первую половину дня совещания, переговоры, приём посетителей и т.п При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению. 8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых лично или через своего секретаря. Заслушать краткие возможно, телефонные доклады подчинённых в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов о состоянии дел на порученных им участках работы. С 10.00 до 11.00, как правило, проходят совещания с участием или под руководством офис-менеджера.

В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором - о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники специалисты и технические исполнители аппарата управления.

Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее например накануне вечером. С 11.00 до 12.00 офис-менеджер обычно работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов например подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия. Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются утверждаются офис-менеджером и передаются секретарю либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются офис-менеджером на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.

С 12.00 до 12.30 офис-менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.

С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия.

К примеру, офис-менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки.

В отдельных случаях офис-менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 - 2 должностными лицами предприятия для решения текущих вопросов работы офиса. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.

На время обеда при необходимости офис-менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами предприятия, в ходе которых может быть проведено в ряде случаев - продолжено обсуждение текущих вопросов работы офиса так называемый бизнес-ланч. С 14.00 до 14.30 офис-менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях на самостоятельных участках работы аппарата управления.

При необходимости он в рабочем порядке отдаёт начальникам соответствующих подразделений участков дополнительные указания и распоряжения.

С 14.30 до 15.00 офис-менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю предприятия, после чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальные справки, выписки и т.п предварительно завизировав подписав, передаёт руководителю предприятия через секретаря.

С 15.00 до 16.00 офис-менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы аппарата управления предприятия.

С 16.00 до 17.00 офис-менеджер работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени отчёты, доклады и т.п С 17.00 до 17.30 - резерв времени.

Как правило, в этот период офис-менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов.

Кроме того, при необходимости офис-менеджер может вести в это время приём сотрудников аппарата управления по личным и служебным вопросам.

С 17.30 до 18.00 офис-менеджер принимает лично или по телефону доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в т.ч. о наличии материалов ограниченного доступа.

Кроме того, офис-менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на следующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной и иной безопасности в помещениях отдела, а также уход сотрудников аппарата управления предприятия с работы.

Перед уходом с работы офис-менеджер, как правило, осведомляется у руководителя предприятия о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня. Такова организационная картина рабочего дня офис-менеджера.

Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не забывая регулярно отчитываться об этом перед самим собой.