Содержание 1. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления 2. Организационные документы. Требования к составлению и оформлению 3. Практическое задание 12 Список использованной литературы 1. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством. В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления. Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.
Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации. Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.
Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы: - организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику; - распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция; - информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д. Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.
Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.
Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов. Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или издания”. Стандарты на формуляры – образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.
Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации.
Требования к составлению и оформлению документов. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Формуляр – образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром – образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа. В перечень реквизитов ОРД входят следующие: [2, c. 34] 1 Государственный герб. 2 Эмблема организации, учреждения, предприятия. 3 Изображение наград. 4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД). 6 Наименование министерства или ведомства. 7 Наименование учреждения, организации, предприятия. 8 Наименование структурного подразделения. 9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке. 10 Название вида документа. 11 Дата. 12 Индекс. 13 Ссылка на индекс и дату входящего документа. 14 Место составления или издания. 15 Гриф ограничения доступа к документу. 16 Адресат. 17 Гриф утверждения. 18 Резолюция. 19 Заголовок к тексту. 20 Отметка о контроле. 21 Текст. 22 Отметка о наличии приложения. 23 Подпись. 24 Гриф согласования. 25 Визы. 26 Печать. 27 Отметка о заверении копий. 28 Фамилия исполнителя и номер телефона. 29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 30 Отметка о переносе данных на машинный носитель. 31 Отметка о поступлении. 32 Предупредительный знак. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления. Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.
Пример: Иванова 222 21 23 Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые располагаются ниже данной отметки.
При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов. [1, c. 11] 2. Организационные документы.
Требования к составлению и оформлению Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.
Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых.
В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.
Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94] • наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; • местонахождение (почтовый адрес); • предмет и цель деятельности; • порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); • порядок распределения прибыли; • порядок образования учреждения (организации, предприятия); • порядок управления и прекращения деятельности; • органы управления (внутренняя организационная структура). В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения: • для банков – перечень проводимых банком операций и его функции; • для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др. Текст устава может содержать следующие разделы: • Общие положения. • Акционерный капитал (уставной фонд). • Порядок деятельности. • Управление. • Учет и отчетность, распределение прибыли. • Прочие накопления. • Прекращение деятельности.
Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: • наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации); • наименование вида документа – УСТАВ; • дата; • регистрационный номер, место издания (город); • гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); • текст; • подпись. Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных.
Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.
Текст положения включает следующие разделы: • Общие положения; • Цели и задачи; • Функции; • Права и обязанности; • Руководство; • Взаимоотношения с другими подразделениями.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения. Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.). Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования.
Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками.
Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом. Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: • Общие положения; • Должностные обязанности; • Права; • Ответственность; • Взаимоотношения.
Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать.
Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать.
Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью. Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: • статус коллегиального или совещательного органа; • порядок планирования работы; • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; • внесение материалов на рассмотрение; • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; • ведение протокола заседания; • оформление решений коллегиального или совещательного органа; • порядок доведения решений до исполнителей; • материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: • наименование учреждения (организации); • вид документа; • заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); • вид документа; • дата; • место составления; • гриф утверждения; • текст, подпись. Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально. 3.
Минск Выставочного Центра ул. факс 110020, г. ПРИНЯТЬ: 1.1. Егорова Александра Михайловича на должность экономиста с 25.09.2008г. УВОЛИТЬ: Соколову Нину Павловну, делопроизводителя канцелярии 20.09.20...
Список использованной литературы 1. СТБ 6.38.2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 2. Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн 1999. – 143 с. 3. Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с. 4. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с. 5. Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству Мн 1993. – 330 с. 6. Москалев В.А. Современное делопроизводство М.: Инфра–М, 2000. – 214 с. 7. Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись Мн.: Выш. шк 1999. – 142 с. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая.