Проектирование оргструктур. Методи¬ческие подходы к проектированию оргструктуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы. 1) аналогий - предполагает использование опыта проекти¬рования структур управления в аналогичных организациях; 2) экспертный - базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от постав¬ленных задач) либо сами спроектировать варианты организа¬ционной структуры, либо оценить (провести экспертизу) разработанные проектировщиками структуры; 3) структуризации целей - предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой.
В этом случае оргструктура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний этой структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования; 4) организационного моделирования - позволяет чет¬ко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений.
Его суть состоит в разработке фор¬мализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в орга¬низации.
В процессе проектирования оргструктур управления орга¬низацией, как правило, решаются следующие задачи: • опреде¬ление типа структуры управления; • уточнение состава и коли¬чества подразделений по уровням управления; • численность административно-управленческого персонала; • характер сопод¬чиненности между звеньями организации; • расчет затрат на содержание аппарата управления.
В конечном итоге устанавливаются управленческие функ¬ции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответствен¬ность и права подразделений и работников. Вместе с тем, проектируя новую оргструктуру управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к оргструкту¬рам, и принципах их построения.
Требования к организационной структуре: 1. Оптимальность.
Структура управления признается оп¬тимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наимень¬шем числе ступеней управления. 2. Оперативность.
Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отри¬цательные изменения, делающие ненужной реализацию приня¬тых решений. 3. Надежность.
Структура аппарата управления долж¬на гарантировать достоверность передачи информации, не до¬пускать искажений управляющих команд и других передава¬емых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления. 4. Экономичность.
Задача состоит в том, чтобы нуж¬ный эффект от управления достигался при минимальных зат¬ратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полез¬ным результатом. 5. Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды. 6. Устойчивость структуры управления.
Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее эле¬ментов. Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее проектировании со¬блюдались принципы проектирования: 1) целесообразное число звеньев управления и максималь¬ное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя; 2) четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.); 3) обеспечение способности к быстрой реакции на измене¬ния в управляемой системе; 4) предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу; 5) приспособление отдельных подразделений аппарата уп¬равления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.
Следует иметь в виду, что в различных организациях (с учетом специфики их работы) используются и другие принци¬пы построения оргструктур, наиболее полно отражающие осо¬бенности их функционирования.
Таким образом, в процессе проектирования оргструктур различают три стадии: 1) аналитическую (изучение существую¬щей практики и требований к построению оргструктур); 2) проек¬тную (проектирование (моделирование) структуры управления); 3) организационную (организация внедрения спроектированной оргструктуры). 3.3. Оценка эффективности оргструктур Степень со¬вершенства оргструктур проявляется в четкости системы управления организацией и высоких конечных результатах ее деятельности. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.
В конечном счете вся работа по проектированию структуры управле¬ния сводится к выработке направлений по совершенствованию действу¬ющей организационной структуры, повышению эффективности работы аппарата управления.
Отдельные параметры эффективности оргструктуры можно определить, использовав ряд коэффициентов: 1) коэффициент звенности: Кзв=Пзв.ф/Пзв.о, где Пзв.ф - количество звеньев существующей оргструктуры; Пзв.о - оптимальное количество звеньев оргструктуры; 2) коэффициент территориальной концентрации: Кт.к=Ппр.ф/П, где Ппр.ф - количество организаций данного типа, функционирующих в регионе деятельности нашей организации; П - площадь региона, на ко¬торой функционируют все организации данного типа; 3) коэффициент эффективности организационной струк¬туры управления: Кэ=Рп/Зу, где Рп - конечный результат (эффект), полученный от функциониро¬вания оргструктуры управления; Зу - затраты на управление (фонд заработной платы АУП, расходы на содержание помещений, на при¬обретение и ремонт средств, прием и передачу управленческой ин¬формации и др.). Следует иметь в виду, что поиск взаимосвязей организаци¬онной структуры управления с результатами управленческой деятельности весьма затруднен.
В преобладающем большин¬стве случаев состояние и эффективность оргструктуры оцени¬вают через показатели, характеризующие деятельность управ¬ляемого объекта.
Эффективность управления Эу выражают, как правило, по¬казателем, представляющим собой отношение экономичности управления Эс к эффективности производства Эп. Эс исчисля¬ется делением затрат на управление Ау на совокупную сто¬имость основных и оборотных фондов Д и выражается в зат¬ратах на управление на единицу стоимости фондов.
Эп определяется делением объема условно чистой продукции (Вч.п) на числен¬ность промышленно-производственного персонала Ст и выра¬жается в количестве произведенной продукции на человека: Эу= Эс/Эп = (Ау/Д)/(Вч.п/ Ст) Рассчитанные таким образом предложенные и другие па¬раметры эффективности оргструктур могут быть сведены в табл. 6. Таблица 6 Наименование работ по проектированию оргструктур Количество мероприятий Результаты (показатели) Затраты на выполнение мероприятий, млн. руб. Прирост прибыли от внедрения мероприятий, млн. руб. Относительное сокращение численности персонала Рост производительности 1. Совершенствование оргструктуры и форм управления сокращение звенности укрупнение организа¬ции изменение состава структурных подразде¬лений разделение и коопера¬ция труда прочие направления 2. Совершенствование технического и информа¬ционного обеспечения 3. Совершенствование ме¬тодов управления 4. Изменение функций управления и т.д. В конечном итоге вся работа по проектированию оргструк¬тур управления сводится к выработке направлений по ее со¬вершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности организации.