Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления

Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления. Современные информационные технологии ИТ определяются как непрерывные процессы обработки, хранения, передачи и отображения информации, направленные на эффективное использование информационных ресурсов, средств ВТ и передачи данных при управлении системами различного класса и назначения.

ИТ существенно увеличивают степень автоматизации всех информационных процессов, всех стадий формирования результирующих данных информационных продуктов, что является предпосылкой ускорения темпов научно-технического прогресса, повышения производительности и эффективности управленческого труда. Основу современных информационных технологий составляют четыре технических достижения 1. Появление новых машиночитаемых носителей магнитные ленты, магнитные диски, сдвиговые регистры, оптические диски . 2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку информации практически в любую точку земного шара без существенных ограничений во времени, широкий охват населения средствами связи радиовещание, телевидение, сети передачи данных, спутниковая связь, телефонная сеть . 3. Возможность автоматизированной обработки информации в местах ее возникновения с помощью персональной ЭВМ. 4. Возможности удаленного доступа и обработки информации, хранящейся в распределенных базах и банках данных.

ИТ развивались в процессе целенаправленной интеграции средств хранения, обработки, передачи и представления информации в комплексные системы, обеспечивающие циркуляцию требуемых потоков данных в рамках определенных организационных систем.

Основной целью применения современных ИТ являются создание и использование активных информационных ресурсов, которые представляют собой ту часть потенциальных информационных ресурсов, которую составляет информация, доступная для автоматизированного поиска, хранения и обработки, т. е. формализованные и записанные на машинном носителе знания и навыки, документы и т. д. Основными составными элементами ИТ являются - ввод и преобразование информации в реальном масштабе времени - ввод и обработка изображений - обработка сигнальной информации в местах ее зарождения - обработка речевой информации - активный диалог ЭВМ с пользователем в процессе автоформализации знаний - имитационное моделирование функционирования организационных систем - хранение больших и сверхбольших массивов данных - сетевой обмен информацией ведение диалога, осуществление видео- и телекоммуникаций, электронная почта, видеотекст, телетекст, электронная конференция, электронная книга, электронная торговля и т. д мультипроцессорная обработка данных в распределенных системах - оперативное распространение информации по локальным и региональным вычислительным сетям - обеспечение безбумажного документооборота в организациях и учреждениях.

Основными средствами реализации ИТ являются - быстродействующие мини- и микроЭВМ ПЭВМ , мощные многопроцессорные вычислительные системы, файл-серверы и др высокоэффективные средства ввода и отображения информации в удобном для восприятия человеком виде новью виды дисплеев, устройств ввода и вывода информации - помехоустойчивые надежные средства коммуникаций системы передачи данных, обеспечивающие сетевые режимы обработки и передачи информации со скоростями 10 - 100 Мбт с и более - системы автоматизации разработки программного и информационного обеспечения информационно-управляющих систем - системы управления распределенными банками данных и знаний - высокоскоростные печатающие устройства с памятью, факсимильная техника, средства оргтехники, средства сопряжения технических устройств различных типов, средства преобразования кодов и др. Мини- и микроЭВМ позволяют все большему числу пользователей вести децентрализованную обработку непосредственно у источника данных, без передачи их большой ЭВМ. Вместе с тем объединение ЭВМ в сети локальные и региональные позволяет пользователям сочетать преимущества автономной распределенной обработки информации с возможностями индивидуального доступа к общим информационным ресурсам отдела, фирмы, района и т. д. Технические средства электронной почты и вычислительных систем создали предпосылки внедрения в организационных системах так называемой безбумажной технологии, при которой части информационных потоков и массивов файлов переносятся на бумажный носитель лишь в строго регламентированных случаях, связанных в основном с подготовкой и представлением подразделениями и организацией в целом официальных итоговых отчетов.

Современный этап автоматизированной обработки данных в организационных системах характеризуется переходом от централизованной обработки информации к распределенной децентрализованной на основе широкого применения персональных ЭВМ ПЭВМ и использования интеллектуальных средств взаимодействия с информационными ресурсами системы.

Ввод и обработка информации на рабочем месте сотрудника руководителя и специалиста с использованием ПЭВМ позволяет повысить качество, точность, своевременность и актуальность подготавливаемых документов и увеличить скорость их подготовки.

Основными элементами современного электронного учреждения являются автоматизированные рабочие места АРМы пользователей, системы редактирования текстов, базы данных и средства управления ими СУБД , информационно-вычислительные сети, электронная почта, система проведения телесовещаний, а также средства печати и копирования документов.

Центральным звеном являются АРМы различных классов, на базе которых формируются локальные вычислительные сети ЛВС подразделений и распределенная вычислительная сеть учреждения. Укрупненная конфигурация технических средств АРМа приведена на рис. 5, а схема взаимодействия АРМов -на рис. 6. Производительность труда при использовании АРМов на рутинных операциях, применяемых при подготовке и передаче документов написание, редактирование, формирование, пересылка, увеличивается в несколько раз за счет применения специального программного обеспечения редакторов текстов, пакетов программ ведения документов и картотек, рабочего стола, электронных таблиц и т. д Общими функциями пользователей - сотрудников - реализуемыми на АРМе соответствующего типа являются - подготовка документов, содержащих текстовые, табличные и графические фрагменты на основе анализа доступной информации - хранение и поиск информации - прием передача документов иди их фрагментов внутри учреждения и за его пределы - обеспечение режима использования и надежного хранения документов.

Каждый пользователь системы - это служащий с набором своих должностных функций в проекции на определенную предметную область экономика, металлургия, маркетинг, сбыт и т. д Всякий раз, реализуя должностную обязанность, пользователь играет определенную роль - начальника сектора, эксперта по ценам мирового рынка, председателя профбюро подразделения, специалиста по вопросам реконструкции промышленных предприятий и т. д. к локальной сети рис. 5 Рис. 6 Объединение автоматизированных рабочих мест сотрудников в локальные вычислительные сети ЛВС позволяет снизить затраты на информационный обмен, решить задачу оптимального использования вычислительных мощностей и ресурсов.

Включение в качестве элемента ЛВС высокопроизводительной ЭВМ с внешними запоминающими устройствами большого объема позволяет централизовать информацию, необходимую для совместной обработки всеми абонентами пользователями сети и исключить дублирование такой информации.

В современном учреждении выполняется более 30 видов работ, включающих осуществление информационных коммуникаций внутри организации и между организациями изучение, поиск, накопление и генерирование информации чтение документов, подготовка отчетов, писем, ответов на письма, поиск необходимых данных, ведение архивов и т. п. анализ данных и принятие решений управление функционированием организации информационное обслуживание руководителей и т. д. Функции АРМов руководителей организации и ее подразделений существенно отличаются от функций АРМов сотрудника служащего, специалиста, так как рутинные операции по делопроизводству занимают в процессах административно-организационного управления не главное место.

К основным функциям руководителя относятся долгосрочное и оперативное планирование работ, общение со смежными подразделениями, проведение рабочих совещаний, выдача поручений и контроль за их выполнением, регистрация и исполнение поручений руководства, оценка деятельности сотрудников и подразделения организации в целом и другие функции.

Большинство этих функций может быть успешно реализовано при наличии соответствующего прикладного программного обеспечения АРМа руководителя.

Таким образом, внедрение информационных технологий в процесс управления организациями не ограничивается только автоматизацией сбора, хранения и представления данных, а распространяется также на анализ информации и поддержку вариантов решений на основе использования разнообразных сведений о самой организации, состоянии коньюктуры, экономики, трудовых ресурсов.

В большинстве случаев решения принимаются на основе математического моделирования технико-экономической ситуации в конкретной предметной области.

Рассматриваемое в таком аспекте АРМ руководителя становится усилителем его интеллекта, помогает находить достаточно эффективные неубыточные управленческие решения в сложных, динамически изменяющихся хозяйственных ситуациях.

Как и обычная сеть передачи данных, ЛВС, как правило, создается на одном из трех типов соединения базовых элементов ПЭВМ в сеть звезда, кольцо и шина рис.7 . а б в Технология сетей - абонент сети коммутатор а - звезда б - кольцо в - шина Рис. 7 Эта идея была реализована в новом виде информационного обслуживания - телеконференции.

Участники таких конференций, удаленные друг от друга на сотни и тысячи километров, благодаря современной электронике могут видеть друг друга, обмениваться данными и графической информацией, дискутировать в условиях, максимально приближенных к реальной конференции. Организация телеконференций требует привлечения весьма разнообразной аппаратуры терминалов, факсимильной связи, телевизионных камер, видеомагнитофонов, компьютеров, модемов, графических дисплеев, акустической аппаратуры.

На рис. 8 в агрегированном виде показана аппаратура помещения зала, оборудованного для телеконференции.

К основным преимуществам телеконференций относятся 1. Возможность оперативно организовать обсуждение актуальных вопросов и своевременно информировать заинтересованных лиц, разобщенных территориально.

При этом отпадает необходимость в переездах, транспортных расходах.

Специалисты и руководители организаций не отсутствуют длительное время на своих рабочих местах. Телекамера Микрофон Громкоговорители Терминал Графический дисплей Факсимильный аппарат Рис. 8 2. Для обсуждения могут быть использованы любые материалы, имеющиеся в одной из участвующих в телеконференции организаций графики, диаграммы, тексты. Могут возникнуть случаи, когда необходимо выполнить некоторые расчеты или повторить некоторые модельные ситуации -все это можно выполнить с помощью техники, используемой для телеконференций. 3. Если аппаратурой для телеконференций оснащено большинство учреждений, то имеется возможность существенно расширить круг специалистов, участие которых необходимо для принятия решений по обсуждаемой проблеме.

При традиционных способах коммуникаций - это довольно трудная задача. 4. Во время телеконференции при наличии связи с базами данных можно воспользоваться практически любой справочной информацией и познакомить с ней всех участников телеконференции. 5 Информационное обеспечение управления в условиях чрезвычайных ситуаций К сожалению, многочисленные примеры у нас в стране и за рубежом показывают, что даже убедительной информации нередко оказывается недостаточно для того, чтобы со стороны руководства последовала быстрая реакция на возникающую ЧС, быстрые ответные действия.

Основными причинами, вызывающими такое запаздывание, являются 1. Инерционность информационной системы.

Этот тип задержки объясняется необходимостью затрат времени на наблюдение, обработку результатов наблюдения, интерпретацию результатов, передачу полученной информации соответствующим руководителям. Инерционность является также следствием затрат времени со стороны руководства на обмен информацией друг с другом и выработку общей позиции. 2. Проверка достоверности информации о возникновении ЧС. Естественно, проблема достоверности подобной информации чрезвычайно важна.

Однако даже при наличии абсолютно достоверной информации некоторая часть руководства будет утверждать, что нет абсолютной уверенности в реальности возникновения ЧС и устойчивом характере ее развития. Они будут выступать за то, чтобы еще немного подождать и посмотреть, не отпадет ли угроза сама собой.

Ярким примером является ситуация, сложившаяся на Чернобыльской АЭС после взрыва реактора на четвертом блоке, когда разлетевшиеся по территории станции куски радиоактивного графита не стали достаточным доказательством происшедшей трагедии даже для специалистов-ядерщиков. 3. Психологические особенности человека, которые заключаются, во-первых, в том, что некоторые руководители, деятельность которых имеет прямое отношение к возникшей ЧС, могут полагать, что признание ее существования отразится на из репутации либо приведет к потере занимаемой должности.

Другие руководители, даже если они убеждены в реальности ЧС, будут всячески добиваться задержки ее официального признания, с тем чтобы получить некоторый резерв времени, в течение которого они могли бы укрепить собственные позиции и выбрать тактику отступления, не угрожающего потере их статуса Во-вторых, подобное запаздывание вызывается неприятием непривычного, поскольку руководителям и человеку вообще свойственно доверять прошлому, привычному опыту и отвергать необычное, новое, считая его невероятным и несостоятельным.

Основными целями использования информационной системы в условиях ЧС являются - обеспечение оперативности и эффективности деятельности органов управления, развитие их координационных и контролирующих возможностей - возрастание эффективности информационного взаимодействия - повышение качества вырабатываемых управленческих решений - совершенствование анализа принимаемых решений, аналитической работы в целом рационализация информационного обеспечения, структуры и состава документооборота - обеспечение эффективного обмена информацией, ее оперативного многоаспектного поиска по заданным критериям, сохранности полноты и достоверности, защиты от несанкционированного доступа - обеспечение требуемого уровня информированности населения о ситуации в районе ЧС. Система должна обеспечить полную автоматизацию документооборота, автоматический учет и контроль писем, телеграмм и телетайпограмм, контроль выполнения принятых решений. 7.